Как добавить сотрудника

Для этого нужен отчёт 6-НДФЛ за год или 2-НДФЛ в формате XML. Его можно подготовить в любой программе, которая создаёт отчеты для налоговой. Из справки загружаются ФИО, дата рождения, ИНН, паспортные данные, адрес регистрации, гражданство и статус НДФЛ. Остальные поля нужно заполнить самостоятельно (подробнее о заполнении полей см. ниже). Начисления и удержания из отчетов не загружаются.

Подробную информацию см. в статье Импорт данных из 1С.

Чтобы добавить сотрудника вручную:

1. Выберите раздел «Сотрудники» → «Список». 
2. Убедитесь, что выбран месяц, начиная с которого будут оформляться начисления сотруднику. Это необходимо, чтобы корректно формировалась отчетность по сотруднику. 
   
3. Нажмите «+ Добавить сотрудника». 
   
4. Заполните личные данные сотрудника — данные необходимые для кадровых отчётов и документов, расчёта НДФЛ и страховых взносов.
   При заполнении данных обратите внимание на следующие поля:
   • «Тип договора» — влияет на начисление страховых взносов и заполнение отчетов в СФР. Сведения подаются только на работников, с которыми заключен договор подряда или трудовой. Для получателей дивидендов можно выбрать тип «Нет договора». 
     
   • «Подразделение» — влияет на то, в какой отчёт 6-НДФЛ и 2-НДФЛ попадёт сотрудник, т. к. подразделение может вести отчетность в другую ИФНС. А платить налог с зарплаты и сдавать отчеты по НДФЛ нужно в налоговую по месту его работы, но не регистрации организации. Подразделения добавляются здесь же (выберите в раскрывающемся списке пункт «+ Добавить») или в разделе «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации» → вкладка «Подразделения».
   • «Гражданство» — при выборе нероссийского гражданства меняется список документов, удостоверяющих личность, ниже. А также открывает дополнительные поля для расчета взносов и НДФЛ за иностранных работников.
     Открыть пример заполнения личных данных...

      

     

   • «Уникальный номер сотрудника» — используется для отчётов 2-НДФЛ и расчета по страховым взносам.
   • «Есть налоговый вычет» — дают работнику право уменьшить НДФЛ, удерживаемый из его зарплаты в пользу государства. Подробнее, как добавить вычет, см. в статье Налоговые вычеты.
   • «Страховая категория» — заполняется автоматически из раздела «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации» и влияет на расчет страховых взносов (подробнее см. Страховые взносы). Если предложенный расчет взносов не подходит, можно использовать пункт «Особенный расчет страховых взносов» и вручную указать, начисления.
   • «Страховой стаж» — влияет на расчет больничных.
   • «Есть справка об инвалидности» — уменьшает ставку по взносам на травматизм в СФР.
   • «Способ выплат» — влияет на заполнение ведомостей на выплату зарплаты и создание платежных документов. В платёжную ведомость будут попадать только сотрудники со способом выплаты «По списку ведомости», так как во всех остальных случаях подтверждением получения денег работником являются другие документы.
   • «Счет для проводок по зарплате» — влияет на то, к каким затратам будет отнесена зарплата конкретного работника. Настроить набор счетов можно в разделе «Реквизиты и настройки» → «Настройки» → «Проводки по зарплате» (подробнее см. Настройки проводок по зарплате).
   • Если вы совмещаете УСН и Патент, можно выбрать систему налогообложения для учета расходов по зарплате.
     Открыть пример заполнения данных для расчета зарплаты, налога и взносов

     

5. Нажмите «Сохранить».