Счет
В сервисе можно создавать как входящие, так и исходящие счета.
Если у вас подключен Диадок, то можно через него отправлять счета на оплату (подробнее см. Особенности интеграции с Диадоком).
Создать счет на оплату можно несколькими способами:
- На вкладке «Документы» нажмите на кнопку «+Добавить» и выберите «Входящий счет на оплату» или «Исходящий счет на оплату».
- На вкладке «Документы» → «Покупки» или «Продажи» → кнопка «Счет».
- В акте или накладной установите курсор в поле «На основании счета» и нажмите «+ Создать новый счет». В этом случае счет будет заполнен данными из накладной/акта.
- В платежном поручении в строке «Оплачено по договору и счету» установите курсор в поле «Счет» и нажмите «+Создать новый счет».
Счет можно загрузить из отсканированного документа (кнопка «Прикрепить и распознать сканы»). Подробнее см. в статье Загрузка данных из сканов.
Фактурную часть счета можно загрузить из файла Excel, *.csv, *.txt. Подробнее см. в статье Загрузка данных из Excel.
При заполнении вручную:
- Дата — автоматически указывается текущее число.
- Номером нового счета — автоматически указывается следующий номер после всех счетов, имеющихся в сервисе.
- Расчётный счёт — автоматически заполняется из реквизитов организации.
- Клиент/контрагент — выбирается из справочника. Для этого начните вводить в поле его название и выберите нужного контрагента в появившемся списке. Если контрагента в списке ещё нет, добавьте его, нажав на кнопку «+ Добавить» и заполнив карточку контрагента.
- Договор — начните вводить в поле его номер договора и выберите нужный в появившемся списке. Если договора в списке ещё нет, добавьте его, нажав на кнопку «+ Создать новый договор» и заполнив карточку договора. Заполнение поля «Договор» позволяет отслеживать документы в рамках отдельного договора (подробнее см. в статье Учет в разрезе отдельного договора).
- Фактурная часть — заполняется из справочников. Нажмите в поле «Название», напишите часть названия номенклатуры и выберите её из появившегося списка. Если в справочнике её ещё нет, то напишите название номенклатуры и нажмите «+ Добавить».
- Чтобы создать:
- платежный документ по счету (платежку, банковский ордер, РКО, ПКО), то внизу документа нажмите «+ Создать оплату».
- отгрузочный документ по счету (накладную, акт), то внизу документа нажмите «+ Создать отгрузку».
Важно:
Если по входящему счету на оплату создаются платежные документы, то обязательно следует создать и отгрузочные документы. Это необходимо, т. к. сервис выполняет расчеты следующим образом:
- на УСН доходы-расходы: В сервисе оприходованные услуги, материалы, товары признаются оплаченными, если документы по оплате и отгрузке находятся в одной сделке. Под сделкой понимается счет на оплату и прикрепленный к нему платежный и отгрузочный документы. Если, например, платежка привязана к одному счету на оплату, а входящий акт (накладная) — к другому, или вообще не привязан ни к одному счету, то платежка и акт не будут считаться одной сделкой. А значит услуги по акту не будут считаться оплаченными и не будут учтены в расходах УСН.
- на общем режиме: При получении или выдаче авансового счета-фактуры обязательно сверяйте счет на оплату, указанный в платежке на аванс, и счет, указанный в отгрузочном документе, закрывающем этот аванс. Если в них указаны разные счета на оплату или в одном из документов ни указан счет, то НДС в отгрузке по накладной (УПД, акту) не будет “схлапываться” с авансовым НДС. Это приведет либо к двойному начислению НДС с полученного аванса и закрывающей аванс реализации, либо к двойному вычету по авансу поставщику и закрывающей аванс покупке.
Если вы работаете в Диадоке, то исходящий документ можно отправить через него. Подробнее см. в статье Особенности интеграции с Диадоком.
Скачать печатную форму можно:
- Из счёта:
- В нижней правой части счета нажмите на кнопку «Печать и отправка».
- На открывшейся вкладке выберите, в каком формате скачать файл и нажмите на соответствующую кнопку, напечатайте документ или отправьте на почту.
В исходящем счете можно дополнительно:
- добавить подпись и печать на документ, если они загружены в настройках организации (как загрузить печать и подпись, см. в статье Печать, логотип, подпись);
- добавить QR-код.
- На вкладке «Документы»:
- Перейдите на вкладку «Документы».
- Отметьте галочками документы, которые нужно скачать.
Одновременно можно скачать не более 10 документов.
-
Нажмите на кнопку PDF или Word . Можно дополнительно добавить подпись и печать на документ, если они загружены в настройках организации (как добавить печать и подпись, см. в статье Печать, логотип, подпись)
-
Подождите, пока сервис сформируется архив с документами. Если у каких-то документов нет печатной формы, появится уведомление.
Сводная информация по всем счетам собрана на вкладке «Управленческие отчеты» → «Оплаты и отгрузки». Если вместе со счетом создаются отгрузочные и платежные документы, то в отчете можно отследить проведенные оплаты и отгрузки, остатки по счету и долги по оплатам.