Приглашение контрагента

Обмен документами в Диадоке начинается с отправки приглашения. Приглашение позволяет сообщить контрагенту, что вы готовы обмениваться, и договориться об условиях перехода на электронные документы. Вы можете пригласить сразу всех контрагентов, а можете по одному.

После отправки приглашения важно лично рассказать контрагентам, что вы перешли на обмен документами в Диадоке. Особенно тем, кто еще не работает в нем. Это позволит запустить обмен документами быстрее.

Как найти и пригласить всех контрагентов

Для этого подготовьте список ИНН контрагентов в excel-файле. Перейдите в раздел «Поиск и приглашение», нажмите «Загрузить файл со списком ИНН» и выберите подготовленный файл.

В результате поиска Диадок покажет список контрагентов, разделив их на три группы:

• «Работают в Диадоке». Организации уже получали или отправляли документы в Диадоке.
• «Еще не обменивались документами в Диадоке». Они пользуются другими сервисами Контура или им уже отправляли приглашения.
• «Не подключены к Диадоку». Эти организации пока не пользуются Диадоком или другими сервисами Контура.

Отправьте приглашения, воспользуйтесь кнопкой «Пригласить все» или «Отправить всей группе».

Если вы планируете получать документы от этих контрагентов, выберите «Мы готовы получать от вас документы».

Если вы хотите работать только с исходящими документами, выберите «Мы готовы отправлять вам документы».

Рекомендуем сообщить, кто из сотрудников работает с документами, и указать их контакты. Контрагенты увидят эту информацию, когда получат ваше приглашение. Так они смогут быстрее связаться с вами в случае возникновения вопросов.

Вы можете добавить к приглашению электронный документ. Например, дополнительное соглашение к договору или официальное письмо. Для этого нажмите «Прикрепить документ» и выберите файл. Если необходима подпись получателя, поставьте флажок «Запросить подпись получателя».

Нажмите «Отправить приглашение» или «Подписать и отправить». Контрагенты появятся в списке на странице «Ожидается ответ».

Когда контрагент примет приглашение, он появится в списке раздела «Ваши контрагенты».

После этого можно начинать обмениваться с ним документами. Как отправлять документы →

Как найти и пригласить контрагентов по одному

Аналогично можно приглашать контрагентов по одному. 

Введите его ИНН или наименование в поисковую строку. Когда организация будет найдена, нажмите кнопку «Отправить приглашение» (кнопка появится при наведении курсора).

Если контрагент находится в группе «Еще не обменивались документами» или «Не подключены», укажите в приглашении почту того, с кем вы обмениваетесь документами в этой организации.

Получатель увидит письмо с информацией о приглашении и инструкцией по подключению к Диадоку. Как только он подключится, то сможет сразу же принять ваше приглашение в сервисе.

Если вы отправили приглашение ранее, и не указали электронную почту, можете сделать это в любой момент в разделе «Ожидается ответ».

Как быстрее запустить обмен документами

Чтобы быстрее запустить обмен документами свяжитесь с контрагентами дополнительно:

• Позвоните или напишите на электронную почту тому, с кем вы обмениваетесь документами в этой организации и расскажите, что перешли на электронные документы.
• Распечатайте официальное письмо и приложите к следующему бумажному документу, который отправите в эту организацию.
  

Для любого способа у нас есть готовые шаблоны.

Когда ваш контрагент зайдет в Диадок, у него уже будет приглашение в сервисе и ему останется только нажать на кнопку «Принять приглашение».