Отправка приглашения контрагенту

Обмен документами возможен только после того, как один участник отправил приглашение на обмен документами, а второй участник принял приглашение. 

Отправить приглашение можно как одному юрлицу (см. инструкцию ниже), так и сразу нескольким юрлицам — подробнее см. статью Проверка и приглашение контрагентов по списку.

Как пригласить

  1. Выберите раздел «Контрагенты» →  «+ Поиск и приглашение».
  2. В строке поиска начните вводить ИНН или название организации — появится список организаций, подходящих под запрос. Нажмите на нужного контрагента.
    Или нажмите Enter — отобразится список юрлиц, в названии или ИНН которых есть введенные символы.
  3. Наведите курсор на организацию и нажмите на появившуюся кнопку «Отправить приглашение».  


    Что делать, если в строке появляется другая кнопка или надпись:

    «Оставить заявку на настройку» — контрагент работает через другого операторах ЭДО. Можно отправить заявку на роуминг. Подробнее см. в статье Контрагенты в роуминге.

    «Принять приглашение» — контрагент уже сам отправил вам приглашение. Чтобы принять его, просто нажмите на кнопку. Контрагент будет перенесен в раздел «Ваши контрагенты» и вы сможете обмениваться документами.

    «Ожидается ответ» — вы уже отправляли приглашение, но контрагент на него еще не ответил.

    Пустое поле — отправка приглашения невозможна, например, в случае ликвидации организации.

  4. В открывшемся окне укажите, будете получать и/или отправлять документы. Здесь же можно указать ФИО, должность и контактные данные того, кто будет работать с документами. 
  5. При необходимости можно прикрепить документы, например, дополнительное соглашение с контрагентом. А также запросить ответную подпись контрагента под документом.

    Возможность доступна, только если контрагент — абонент Диадока. В роуминге такие документы не будут доставлены.


  6. Если контрагент находится в группе «Еще не обменивались документами» или «Не подключены», укажите почту контактного лица приглашаемого контрагента. На эту почту будет отправлено письмо с информацией о приглашении и инструкцией по подключению к Диадоку. 
  7. Нажмите на кнопку «Отправить приглашение».
    Если к приглашению приложены документы, появится кнопка «Подписать и отправить».
  8. Приглашение отправлено. Контрагент будет перенесен в папку «Ожидается ответ».
  9. Контрагент увидит приглашение у себя в Диадоке или в сервисе своего оператора ЭДО.
    Если контрагент не подключен к Диадоку, приглашение он получит при первом входе в сервис.
  10. После того как контрагент примет приглашение, он будет перенесен в папку «Ваши контрагенты» и с ним можно начинать обмениваться документами в Диадоке.
     

Что отображается в списке найденных контрагентов

Все контрагенты разделены на группы: 

«Работают в Диадоке» —  юрлица, которые уже обмениваются электронными документами. 

«Еще не обменивались документами в Диадоке» — юрлица имеют доступ в Диадок, но еще не обменивались электронными документами.

«Не подключены к Диадоку» —  юрлица, не найденные в списках ЕГРЮЛ/ЕГРИП либо не подключенные к Диадоку.

Если напротив названия организации отображается надпись «Искали вас», значит вас искали в Диадоке с помощью массовой проверки контрагентов.

Дополнительная информация (вид деятельности организации и контактные данные ответственных за ЭДО) отображается только у организаций, которые указали ее у себя на странице Реквизиты организации. Контактные данные ответственных будут видны после добавления организации в список контрагентов.

Организация может обмениваться документами через различных операторов ЭДО. Поэтому в результате поиска может быть более одной записи по контрагенту. Организации, работающие через других операторов ЭДО, помечаются в Диадоке с указанием наименования оператора. Подробнее о других операторов см. в статье Контрагенты в роуминге.

Почему не получается найти контрагента

Ищите не по ИНН, ИНН-КПП или названию организации, а например, по идентификатору участника ЭДО

В Диадоке поиск контрагента можно осуществить только по названию, ИНН или ИНН-КПП.

По другим параметрам, например, по идентификатору участника ЭДО искать нельзя, но вы можете найти контрагента по названию, ИНН или ИНН-КПП, открыть карточку контрагента и, нажав на ссылку «ID», сверить идентификатор участника ЭДО.

Контрагент работает через другого оператора ЭДО

Если контрагент работает через другого оператора ЭДО и вы не можете найти его, отправьте заявку на настройку роуминга.

Нашлось много организаций, среди которой нет нужной

Если при поиске контрагента нашлось много организаций, среди которых вы не можете найти нужную, в строке поиска укажите ИНН и КПП контрагента в формате ИНН-КПП.

Среди найденных организаций нет организации с нужным КПП

Возможны несколько причин:

  • Филиал с нужным КПП находится далеко в результатах поиска и он просто не отображается на экране. Чтобы найти, в строке поиска укажите его ИНН и КПП в формате ИНН-КПП.
  • У организации есть филиалы с разными КПП, а в Диадоке эта организация зарегистрирована с КПП головной организации. В этом случае:
    1. Обратитесь к контрагенту и уточните КПП ящика головной организации и идентификатор участника ЭДО.
    2. Найдите организацию по ИНН-КПП или названию.
    3. Откройте карточку контрагента, нажмите «ID» и сверьте идентификатор участника ЭДО.

Если нет кнопки «Подписать и отправить»

Если к приглашению приложены файлы документов, то его нужно будет подписать при отправке. Для этого появляется кнопка «Подписать и отправить». Если кнопка недоступна, значит у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать».

Выбрать сертификат, который будет использоваться по умолчанию, можно в персональных настройках (подробнее см. Персональные настройки).


diadoc

Сколько можно сэкономить с ЭДО?

Проверьте в калькуляторе выгодности Диадока

База знаний