Проверка и приглашение контрагентов по списку

Диадок позволяет:

  • проверить подключение списка организаций к сервису;
  • отправить им приглашения в Диадок;
  • уведомить о переходе на ЭДО по электронной почте. 

Для такой проверки нужно подготовить файл с расширениями *.xls или *. xlsx со списками ИНН организаций и адресами электронной почты (адрес указывать только для организаций, которым нужно отправить уведомление на электронную почту). Например, список может выглядеть так:

О том, как выгрузить список контрагентов из 1С в файл Microsoft Excel, см. статью Выгрузка списка контрагентов из 1С. Если у вас есть модуль 1С, то проверку контрагентов можно сделать прямо в модуле, см. статью Групповая обработка контрагентов для 1С 8.2 и 8.3. и Работа со списком контрагентов для 1С 8.3 (управляемое приложение).

Если в приглашение требуется вложить документ, то войдите в Диадок «По сертификату». Если приглашение отправляется без вложения, то войти в Диадок можно «По логину и паролю» или «По сертификату».

Чтобы проверить список контрагентов на подключение и пригласить контрагентов, выполните следующее: 

  1. На странице «Контрагенты» в разделе «Поиск и приглашение» нажмите на ссылку «Загрузить файл со списком ИНН».
  2. Выберите заранее подготовленный файл с ИНН и адресами электронной почты контрагентов и нажмите «Открыть».
  3. На странице с результатами проверки организации могут отображаться в трех группах:
    • «Работают в Диадоке». Организации, которые уже обмениваются электронными документами либо приглашениями в Диадоке.  
    • «Еще не обменивались документами в Диадоке». Организации имеют доступ в Диадок, но еще не обменивались электронными документами либо приглашениями. 
    • «Не подключенные». Организации, не найденные в списках ЕГРЮЛ/ЕГРИП либо не подключенные к Диадоку. 
  4. Для отправки приглашений:
    • всем организациям в одной группе — нажмите на ссылку «Отправить всей группе»;
    • всем организациям всех групп — нажмите «Пригласить все».
    Организациям из списка, которым не были отправлены приглашения, придут уведомления о том, что их искали.
  5. Если вы планируете получать документы от этих контрагентов, выберите «Мы готовы получать от вас документы».Если вы хотите работать только с исходящими документами, выберите «Мы готовы отправлять вам документы». Рекомендуем сообщить, кто из сотрудников работает с документами, и указать их контакты. Контрагенты увидят эту информацию, когда получат ваше приглашение. Так они смогут быстрее связаться с вами в случае возникновения вопросов.
  6. При необходимости добавьте комментарий и прикрепите документ (информационное письмо о переходе на обмен электронными документами, дополнительное соглашение о переходе на ЭДО и т.п.).

    Прикрепленные документы позволяют не только обменяться приглашениями, но и сразу подписать дополнительное соглашение о переходе на ЭДО с контрагентом. При необходимости можно запросить ответную подпись контрагента под документом. Возможность доступна только для обмена приглашения с абонентами Диадока, в роуминге такие документы не будут доставлены.

  7. Нажмите «Отправить приглашение» или «Подписать и отправить». Контрагенты появятся в списке на странице «Ожидается ответ». При отправке приглашения контрагентам они увидят его прямо в Диадоке или в сервисе своего оператора ЭДО, а также получат приглашения на электронную почту, если в файле указан адрес электронной почты.После того, как организация примет приглашение, она появится в списке контрагентов на странице «Ваши контрагенты».
    Добавленным контрагентам можно отправлять документы непосредственно со страницы «Контрагенты». Для этого наведите курсор на строку с нужной организацией, нажмите на появившуюся кнопку  и выберите нужное действие. Подробнее о том, как создать и отправить пакеты документов см. в статье Как создать и отправить.

Особенности работы приглашений и уведомлений

Приглашения и уведомления на электронную почту отправятся в личный кабинет в Диадоке и/или на электронную почту в зависимости от того, что было отправлено ранее. Если:

  • приглашение не было отправлено ранее или отозвано — приглашение будет отправлено в личный кабинет в Диадоке и на электронную почту (если в файле указан адрес электронной почты).
  • приглашение уже было отправлено в личный кабинет в Диадоке, то оно будет отправлено только на электронную почту (если в файле указан адрес электронной почты), в Диадок повторно отправлено не будет;
  • приглашение уже было отправлено в личный кабинет в Диадоке и было отправлено уведомление на электронную почту — ни приглашение в Диадок, ни уведомление на электронную почту не будут отправлены.
Уведомление на электронную почту контрагента поступает с адреса diadoc-invites@kontur.ru и содержит краткую информацию о поступившем приглашении контрагента и ссылку на вход в Диадок.

diadoc

Сколько можно сэкономить с ЭДО?

Проверьте в калькуляторе выгодности Диадока

База знаний