Формирование и отправка УПД
Чтобы сформировать и отправить УПД, выполните следующее:
- В разделе «Документы» нажмите на кнопку «Новый документ».
- Выберите способ подготовки счета-фактуры:
- Создать вручную. В списке «Редактор» выберите «УПД». Откроется страница создания УПД. Заполните поля. Подробнее см. статью Заполнение УПД.
- Загрузить файл с УПД. Нажмите на ссылку «Загрузите с компьютера». Выберите файл и нажмите на кнопку «Открыть».При загрузке файла сервис определяет нужные данные (номер, дату, сумму всего по документу и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.
Файлы с УПД возможно загрузить только в установленном формате XML (при этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя). Для этого сформируйте документ с помощью других программ.
Если файл с УПД не соответствует установленному формату, сервис сообщит об этом и отправит УПД как неформализованный документ (см. статью Как создать и отправить). Такая отправка не соответствует регламенту обмена УПД (регламент обмена УПД аналогичен регламенту обмены счетов-фактур (Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н).При необходимости изменить данные документа, нажмите на ссылку с его названием, затем на ссылку «Редактировать».
- Создать вручную. В списке «Редактор» выберите «УПД». Откроется страница создания УПД. Заполните поля. Подробнее см. статью Заполнение УПД.
- После загрузки в окне отобразится контрагент, название файла, его размер, сумма всего по документу и сумма НДС.
При необходимости напишите комментарий к УПД.
- Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Отправить» (см. рисунок). Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
- Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.
- При необходимости добавить еще документы, нажмите на ссылку «Загрузить еще» или «Создать документ».
При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию объединить в пакет (устанавливается флажок «Объединить все документы в один пакет»). Объединенные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью ссылки «Пакет из (количество) документов» непосредственно на странице документа.
Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).На любом этапе создания и отправки документа (документов) его можно сохранить как черновик с помощью ссылки «Сохранить в черновиках». Документ (документы) сохранится в папке «Черновики» (см. статью Черновики).
- После добавления всех необходимых документов нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
Кнопка «Подписать и отправить» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать».
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
- Если ранее не было отправлено заявление участника электронного документооборота, то в открывшемся окне нажмите на кнопку «Заполнить заявление», заполните его и отправьте.
В случае если реквизиты были отредактированы, измененные данные сохраняются в реквизитах организации.
Пакет подписан ЭП отправителя, отправлен и перемещен в папку «Исходящие».
УПД подписывается единственной подписью руководителя или иного уполномоченного лица (согласно ст. 169 НК РФ), и не требует подписи главного бухгалтера, в отличие от бумажного счета-фактуры.
Согласно приказу Министерства финансов № 14Н от 05.02.2021 при получении счета-фактуры нужно подписать извещение о получении. При входе в сервис с сертификатом Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. При подписании извещений Диадок обращается к закрытому ключу сертификата, поэтому при подписании нужно ввести пин-код. Если извещений накопилось много, то пин-код потребуется вводить несколько раз.
Извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным и составляется по согласованию сторон.
В Диадоке есть возможность отключить автоматическое подписание извещений о получении документов через веб-интерфейс. В этом случае извещение о получении можно подписать только через интеграционное решение. Для отключения автоподписания извещений обратитесь в техподдержку сервиса по телефону 8-800-500-1018 или по электронной почте diadoc@kontur.ru.
Если у пользователя несколько сертификатов, подписание происходит сертификатом, который выбран для подписания документов в персональных настройках. Если сертификат не выбран, выберите его на странице просмотра счета-фактуры или в персональных настройках. Также если пользователь зашел под логином, автоподписание запустится только в том случае, если логин и сертификат связаны, и сертификат выбран в персональных настройках.
УПД должен пройти все этапы документооборота, как и счет-фактура. Cостояние документа в документообороте отображается на странице просмотра документа.
После завершения документооборота УПД, содержащего информацию о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации (например, табачной продукции), такой УПД передается в ГИС Мониторинга.
В соответствии с п. 5 постановление Правительства РФ от 28.01.2021 N 64, которое вносит изменения в ППР 224 по маркировке табачной продукции, участники оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, обязаны представлять оператору информационной системы мониторинга информацию об обороте товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, в соответствии с правилами, установленными Правительством Российской Федерации, для включения такой информации в информационную систему мониторинга.
Лицензионный договор на Диадок рассматривается Сторонами как поручение Участника оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации Оператору ЭДО осуществлять от имени Участника передачу и получение электронных документов, содержащих информацию о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, оператору информационных систем мониторинга. В связи с этим в Диадоке, при подключении возможности отправки данных в ГИС МТ, осуществляется автоматическая отправка документов, содержащих информацию о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации в ГИС Мониторинга.
