Формирование и отправка счетов-фактур

Чтобы сформировать и отправить счет-фактуру, выполните следующее:

  1. В разделе «Документы» нажмите на кнопку «Новый документ».
  2. Выберите способ подготовки счета-фактуры:
    • Создать вручную. В списке «Создать в редакторе» выберите «Счет-фактура». Откроется страница создания счета-фактуры. Заполните поля. Подробнее см. статью Заполнение счета-фактуры.
    • Загрузить файл со счетом-фактурой. Нажмите на ссылку «Загрузите с компьютера». Выберите файл и нажмите на кнопку «Открыть».

      Файлы со счетами-фактурами возможно загрузить только в установленном формате XML (при этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя). Для этого сформируйте документ с помощью других программ.

      При загрузке файла сервис определяет нужные данные (номер, дату счета-фактуры, сумму всего по счету-фактуре и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.

      При необходимости изменить данные документа, нажмите на ссылку с его названием, затем на ссылку «Редактировать».

      Если файл со счетом-фактурой не соответствует установленному формату, сервис сообщит об этом и отправит счет-фактуру как обычный документ (см. статью Как создать и отправить). Такая отправка не соответствует регламенту обмена счетами-фактурами.
  3. После загрузки в окне отобразится контрагент, название файла, его размер, сумма всего по счету-фактуре и сумма НДС.
    При необходимости напишите комментарий к счету-фактуре.
  4. Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Отправить» (см. рисунок). Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
  5. Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.
  6. При необходимости добавить еще документы, нажмите на ссылку «Загрузить еще» или «Создать в редакторе».

    При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию объединить в пакет (устанавливается флажок «Объединить все документы в один пакет»). Объединенные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью ссылки «Пакет из (количество) документов» непосредственно на странице документа.

    На любом этапе создания и отправки документа (документов) его можно сохранить как черновик с помощью ссылки «Сохранить в черновиках». Документ (документы) сохранится в папке «Черновики» (см. статью Черновики).

    Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).
  7. После добавления всех необходимых документов нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

    Кнопка «Подписать и отправить» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать». 

    Сменить  сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.

  8. Если ранее не было отправлено заявление участника электронного документооборота, то в открывшемся окне нажмите на кнопку «Заполнить заявление», заполните его и отправьте.

    В случае если реквизиты были отредактированы, измененные данные сохраняются в реквизитах организации.

Пакет подписан ЭП отправителя, отправлен и перемещен в папку «Исходящие».

Электронный счет-фактура подписывается единственной подписью руководителя или иного уполномоченного лица (согласно ст. 169 НК РФ), и не требует подписи главного бухгалтера, в отличие от бумажного счета-фактуры.

После отправки счета-фактуры придет подтверждение Оператора, на которое нужно сформировать и отправить извещение о получении. Для удобства Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. Если у пользователя несколько сертификатов, подписание происходит сертификатом, который выбран для подписания документов в персональных настройках. Если сертификат не выбран, выберите его на странице просмотра счета-фактуры или в персональных настройках. Также если пользователь зашел под логином, автоподписание запустится только в том случае, если логин и сертификат связаны, и сертификат выбран в персональных настройках.

Счет-фактура должен пройти все этапы документооборота. Cостояние счета-фактуры в документообороте отображается на странице просмотра документа.



diadoc

Сколько можно сэкономить с ЭДО?

Проверьте в калькуляторе выгодности Диадока

База знаний