Загрузка и отправка накладной (акта)
Рекомендуется обмениваться актами и накладными в установленном формате XML, т.к. их в дальнейшем можно будет предоставить в ФНС в электронном виде.
Процесс отправки первичных документами в любом другом формате описан в статье Отправка первичных документов.
Чтобы загрузить накладную (акт) из файла или сформировать в Диадоке и отправить ее, выполните следующее:
- На основной странице сервиса нажмите на кнопку «Новый документ».
- Подготовьте акт (накладную) для отправки одним из способов:
- Создать вручную. В разделе «Создать в редакторе» выберите «Накладная (Акт)». Откроется страница создания накладной, акта. Заполните поля. Подробнее см. статьи Заполнение акта или Заполнение накладной.
- Загрузить файл с накладной или актом. Нажмите на ссылку «Загрузите с компьютера». Выберите файл и нажмите на кнопку «Открыть».При загрузке файла сервис определяет нужные данные (контрагента, номер, дату, сумму всего по документу и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.
Если файл с накладной (актом) не соответствует установленному формату, сервис сообщит об этом и отправит накладную (акт) как обычный документ (см. статью Как создать и отправить). Такая отправка не соответствует регламенту обмена накладными (актами).При необходимости изменить данные документа, нажмите на ссылку с его названием, затем на ссылку «Редактировать».
- После загрузки в окне отобразится контрагент, название файла, сумма всего по накладной и сумма НДС.При необходимости напишите комментарий к документу.
- Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Отправить» (см. рисунок). Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
- Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.
- При необходимости добавить еще документы, нажмите на ссылку «Загрузить еще» или «Создать документ».
При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию объединить в пакет (устанавливается флажок «Объединить все документы в один пакет»). Объединенные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью ссылки «Пакет из (количество) документов» непосредственно на странице документа.На любом этапе создания и отправки документа (документов) его можно сохранить как черновик с помощью ссылки «Сохранить в черновиках». Документ (документы) сохранится в папке «Черновики» (см. статью Черновики).
- После добавления всех необходимых документов нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
- Кнопка «Подписать и отправить» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать». Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
В окне выбора сертификата выберите сертификат и нажмите «По умолчанию». Это означает, что документы будут подписываться выбранным сертификатом по умолчанию. При необходимости флажок возможно снять.
- Если ранее не было отправлено заявление участника электронного документооборота, то в открывшемся окне нажмите на кнопку «Заполнить заявление», заполните его и отправьте.Пакет подписан КЭП отправителя, отправлен и перемещен в папку «Исходящие».Накладная (акт) должна пройти все этапы документооборота (см. статьи Обмен накладными, Обмен актами). Cостояние накладной (акта) в документообороте отображается на странице просмотра документа.
В случае если реквизиты были отредактированы, измененные данные сохраняются в реквизитах организации.
