Загрузка и отправка накладной (акта)

Рекомендуется обмениваться актами и накладными в установленном формате XML, т.к. их в дальнейшем можно будет предоставить в ФНС в электронном виде.

Процесс отправки первичных документами в любом другом формате описан в статье Отправка первичных документов.

Чтобы загрузить накладную (акт) из файла или сформировать в Диадоке и отправить ее, выполните следующее:

На основной странице сервиса нажмите на кнопку «Новый документ».
Подготовьте акт (накладную) для отправки одним из способов:
- Создать вручную. В разделе «Создать в редакторе» выберите «Накладная (Акт)». Откроется страница создания накладной, акта. Заполните поля. Подробнее см. статьи Заполнение акта или Заполнение накладной.
- Загрузить файл с накладной или актом. Нажмите на ссылку «Загрузите с компьютера». Выберите файл и нажмите на кнопку «Открыть».При загрузке файла сервис определяет нужные данные (контрагента, номер, дату, сумму всего по документу и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.
При необходимости изменить данные документа, нажмите на ссылку с его названием, затем на ссылку «Редактировать».
Если файл с накладной (актом) не соответствует установленному формату, сервис сообщит об этом и отправит накладную (акт) как обычный документ (см. статью Как создать и отправить). Такая отправка не соответствует регламенту обмена накладными (актами).
После загрузки в окне отобразится контрагент, название файла, сумма всего по накладной и сумма НДС.При необходимости напишите комментарий к документу.
Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Отправить» (см. рисунок). Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.
При необходимости добавить еще документы, нажмите на ссылку «Загрузить еще» или «Создать документ».
При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию объединить в пакет (устанавливается флажок «Объединить все документы в один пакет»). Объединенные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью ссылки «Пакет из (количество) документов» непосредственно на странице документа.

На любом этапе создания и отправки документа (документов) его можно сохранить как черновик с помощью ссылки «Сохранить в черновиках». Документ (документы) сохранится в папке «Черновики» (см. статью Черновики).
После добавления всех необходимых документов нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
Кнопка «Подписать и отправить» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать».

В окне выбора сертификата выберите сертификат и нажмите «По умолчанию». Это означает, что документы будут подписываться выбранным сертификатом по умолчанию. При необходимости флажок возможно снять.

Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
Если ранее не было отправлено заявление участника электронного документооборота, то в открывшемся окне нажмите на кнопку «Заполнить заявление», заполните его и отправьте.

В случае если реквизиты были отредактированы, измененные данные сохраняются в реквизитах организации.
Пакет подписан КЭП отправителя, отправлен и перемещен в папку «Исходящие».Накладная (акт) должна пройти все этапы документооборота (см. статьи Обмен накладными, Обмен актами). Cостояние накладной (акта) в документообороте отображается на странице просмотра документа.