Подписание документов

Подписание документов доступно только тем сотрудникам, у которых на это есть право, и получен сертификат электронной подписи. Если подписание документов не доступно, для наделения правом на подписание документов обратитесь к сотруднику с правами администратора. Как подписать документы физическому лицу, смотри подробнее в статье Как физлицу подписать документы в Диадоке.

Внести изменения в уже подписанный документ нельзя. Это связано с тем, что электронная подпись, проставленная под документом, гарантирует неизменность информации в подписанном документе.

Подписать можно как один документ, так сразу и несколько документов. Для этого:

  1. В разделе «Документы» откройте папку «Требующие обработки», «Входящие», «Исходящие» или «Внутренние»
  2. Откройте нужный документ со статусом «Требуется подпись» и нажмите на кнопку «Подписать».

    Чтобы подписать сразу нескольких документов — отметьте их галочками и нажмите на кнопку «Подписать».

    Если откроется окно «Электронный документооборот», нажмите на кнопку «Заполнить заявление», заполните его и отправьте (подробнее см. Формирование и отправка заявления).

  3. В открывшемся окне проверьте данные и заполните недостающие:
    • Для формализованных документов должны быть указаны «Полномочия» лица, подписывающего акт, накладную или УПД. Чтобы изменить их, нажмите на ссылку «Редактировать».
    • Для формализованных документов укажите дату приемки. При подписании неформализованного документа возможности выбрать дату приемки нет. 

      Дата приемки не равна дате подписания, это дата фактической приемки товара/оказания услуги. См. подробнее в статье про разницу дат.

      Независимо от того, какая дата приемки будет указана, дата подписания всегда будет ставиться фактическая.
    • Для входящих документов в формате @820 приказа укажите результаты приемки, выбрав из раскрывающегося списка. Если принято с разногласиями или не принято, заполните данные о документе о разногласиях. 
    • Для маркируемой продукции в документах УПД формата @820, УКД формата @736 и их исправлений укажите дополнительные сведения о причинах выбытия, связанных с передачей товара с целью использования для собственных нужд.
  4. Нажмите: «Подписать» или «Подписать и завершить документооборот».
  5. В открывшемся окне подтвердите подписание. 

    Если у пользователя несколько сертификатов электронной подписи и ни один не выбран для подписания документов, выберите нужный с помощью ссылки «выбрать». Заполните «Полномочия подписанта» и данные по документу.  

    Чтобы этот сертификат всегда выбирался по умолчанию при подписании документов, установите флажок «Запомнить мой выбор в текущей организации». 

После подписания статус документа изменится на «Подписан».  

Если документ принят и подписан с расхождениями, статус изменится на «Подписан с разногласиями» (для входящего документа) или «Подписан с разногласиями контрагентом» (для исходящего документа).

Подробнее о статусах документа см. статью Статусы документов.


diadoc

Сколько можно сэкономить с ЭДО?

Проверьте в калькуляторе выгодности Диадока

База знаний