Пример создания простого маршрута согласования
Выберем бизнес-процесс
Перед созданием маршрута определитесь, кто участвует в документообороте и какие действия с документами они совершают. Это поможет сразу правильно настроить маршрут и учесть все ситуации при обработке документов.
Для примера мы выбрали процесс по согласованию входящих актов от поставщика услуг ООО «Ромашка». Процесс состоит из 4 шагов.
Первый и второй шаг — ответственные подразделения проверяют правильность заполнения документа. Например, отдел закупок проверяет документ на соответствие договору, а финансовый отдел – наличие средств в бюджете. Если документ прошел проверку, то его согласуют, если нет – по документу отказывают в согласовании и маршрут документа завершается.
Третий шаг — директор подписывает документ. Если директор не согласен с документом, то он может отказать контрагенту в подписи. На этом шаге документооборот с контрагентом завершается и контрагент увидит подпись под документом.
Четвертый шаг — документ попадают в бухгалтерию для проведения в учетной системе. Диадок автоматически переместит документ.
Подготовим ящик
Перед созданием маршрута убедитесь, что ящик компании готов к выбранному бизнес-процессу:
- Создайте подразделения. Как добавить подразделение
- Добавьте сотрудников и настройте им права работы с документами. Как добавить cотрудника
Настроим маршрут
Маршрут начинается с названия. Рекомендуем делать названия короткими, но емкими. Например, «Входящие акты за услуги связи». Это позволит сотрудникам, запускающим маршруты вручную, быстрее понять, для каких документов они предназначены.
1. Зададим условия и тип запуска
У каждого маршрута есть условия запуска. С их помощью можно ограничить набор документов, которые будут двигаться по маршруту. Это удобно, когда в компании существуют разные процессы для разных потоков документов.
По умолчанию в условиях установлена опция «Все документы» — это значит, что любой документ сможет двигаться по маршруту.
В нашем примере маршрут предназначен для документов типа «Акт», полученных от конкретного контрагента ООО «Ромашка». Для этого настроим условие «По типу документа» и условие «По конкретному контрагенту»:
Чтобы документы автоматически запускались по маршруту — установим настройку «Как запускается маршрут» в режим «Автоматически». Таким образом все акты от ООО «Ромашка» будут сами запускаться по маршруту при появлении в ящике.
Подробнее о порядке запуска автоматических маршрутов
2. Добавим шаги и основные действия
Маршрут состоит из шагов. Каждый шаг надо добавить и настроить по отдельности.
Настройка шага — это набор из 3 пунктов: исполнитель, доступные ему действия и переходы после совершения действий.
Сначала выберем, кто обработает документ. Это может быть конкретный сотрудник или подразделение. Рекомендуем указывать подразделение на тот случай, если исполнитель уйдет в отпуск или на больничный.
После выбора исполнителя появляется список действий, который соответствует его правам. Отметим в списке то действие, который исполнитель должен совершить с документом. В нашем примере документ нужно «Согласовать».
В заключение укажем, на какой шаг перейдет документ после согласования. Документ перейдет на следующий шаг.
Больше о возможностях настройки шагов
Так выглядит шаг после добавления:
Шаг можно отредактировать до того, как вы полностью сохраните маршрут.
Аналогично добавим остальные шаги. После этого маршрут будет выглядеть так:
3. Настроим отрицательные действия на шагах
Пока для каждого шага мы задали только основные действия исполнителей.
Но бывает, что документ содержит ошибки или исполнитель не согласен с предметом сделки. Чтобы «плохой» документ не завис на маршруте, на каждом шаге у исполнителя должна быть возможность отказать в согласовании или подписании документа.
После выбора отрицательного действия также нужно указать переход на следующий шаг обработки документа.
Маршрут готов
Мы создали маршрут согласования. Теперь все входящие акты от ООО «Ромашка» будут автоматически запускаться по маршруту «Входящие акты за услуги связи». В итоге настроенный маршрут выглядит так:
Особенности работы маршрутов
Маршруты в Диадоке обладают рядом особенностей, которые надо учитывать при создании маршрутов:
- запускать можно только входящие и исходящие документы. Запуск внутренних документов недоступен;
- документ можно запустить только по одному маршруту и только один раз;
- по маршруту с действиями «Подписать и завершить документооборот» и «Отказать контрагенту в подписи документа» можно запускать:
- только входящие документы, которые требуют ответной подписи. Например, можно запустить накладную, но нельзя счет-фактуру или счет. Для входящих документов, не требующих ответной подписи, необходимо создавать отдельные маршруты;
- только исходящие документы, которые ещё не отправлены контрагенту;
- документ с завершенным документооборотом недоступны для запуска по маршруту.
Что дальше
Настройте маршруты для ваших бизнес-процессов.
Если вы создали несколько маршрутов с автозапуском, то не забудьте проверить и задать правильный порядок их запуска.
Подробнее о порядке запуска автомаршрутов
Если ваши маршруты настроены на ручной запуск, то узнайте как вручную запустить документ по маршруту
Остались вопросы или хотите получить консультацию по настройке маршрутов? Позвоните 8 800 500-10-18, напишите нам или задайте вопрос через наш канал в Телеграме.
