Перед созданием маршрута определите, кто участвует в документообороте и какие действия с документами нужно совершить. Это поможет настроить корректный маршрут и учесть все ситуации при обработке документов.
Рассмотрим на примере: согласование входящих актов от поставщика услуг ООО «Ромашка». Для такого процесса маршрут будет состоять из 4 шагов.
1 шаг. Отдел закупок проверяет документ на соответствие договору.
2 шаг. Финансовый отдел проверяет на наличие средств в бюджете.
На 1 и 2 шагах — если документ прошел проверку, то его согласуют и документ переходит к следующему шагу. Если нет — отказывают в согласовании и маршрут документа завершается.
3 шаг. Директор подписывает документ. Если директор не согласен с документом, то он может отказать контрагенту в подписи. На этом шаге завершается документооборот с контрагентом: контрагент увидит подпись под документом.
4 шаг. Документ автоматически попадает в бухгалтерию для проведения в учетной системе.
Этап 2
Подготовка данных участников маршрута
Перед созданием маршрута проверьте наличие подразделений и сотрудников, участвующих в маршруте. При необходимости добавьте их. Подробнее см. в инструкциях:
Выберите пункт «Настройки» → «Маршруты согласования».
Нажмите «+ Добавить маршрут». Также можно продублировать уже существующий маршрут с похожими настройками. Для этого найдите подходящий маршрут (вручную или через строку поиска) и нажмите «Дублировать». После этого внесите нужные изменения в новый маршрут, пользуясь подсказками ниже.
Укажите название маршрута. Рекомендуем придумать короткое, но емкое название. Это позволит сотрудникам, запускающим маршруты вручную, быстрее находить нужный маршрут и понимать, для каких документов он предназначен. В нашем примере это — «Входящие акты за услуги связи».
Укажите как будет запускаться маршрут:
автоматически, сразу после получения подходящего под условия документа,
Если нужно запускать все документы от всех контрагентов по одному маршруту, отметьте пункт «Все документы».
Если нужно указать условия, то отметьте пункт «Только отвечающие условиям» и добавьте условия отбора документов: по итоговой сумме, по типу документа, по контрагенту или по названию файла (подробнее см. Настройка условий для запуска маршрута).
В нашем примере документы отбираются по типу документа и по контрагенту: по маршруту будут запускаться документы типа «Акт», полученные от контрагента ООО «Ромашка». Для этого выбрали условия «По типу документа» и «По конкретному контрагенту».
Добавьте шаги — куда документ будет двигаться в зависимости от предыдущих шагов. Для этого нажмите «Добавить шаг».
В каждом шаге укажите исполнителя, действия, которые он должен выполнить и срок выполнения действий.
В нашем примере: Исполнитель — любой сотрудник подразделения «Отдел закупок». Выбирать целое подразделение удобно для тех случаев, когда, например, исполнитель уйдет в отпуск или на больничный. Действия — в нашем примере выбрали «Согласовать». Выбранное действие должно соответствовать правам исполнителя, указанным в настройках этого сотрудника.
Здесь же указывается, что нужно сделать после выполнения действия: закончить маршрут или перейти к следующему шагу. В нашем примере после согласования в отделе закупок документ автоматически перейдет на следующий шаг. Срок обработки — 3 рабочих дня, в течение этого срока исполнитель должен выполнить действие. Также можно включить уведомление и указать, кому оно должно быть выслано. В нашем примере уведомление будет отправлено руководителю отдела закупок за день до окончания срока.
Сохраните шаг. Так он будет выглядеть после сохранения:
Аналогичным образом добавьте остальные шаги с помощью значка c плюсом .
Каждый шаг можно отредактировать до того, как вы сохраните полный маршрут. Подробнее о настройке шагов см. в инструкции.
После добавления всех шагов маршрут по нашему примеру будет выглядеть следующим образом:
Добавьте альтернативные действия на шагах. Для этого нажмите на нужный шаг в маршруте, выберите вкладку с действиями и отметьте галочкой еще одно или несколько действий. Для альтернативного действия также нужно указать переход на следующий шаг обработки документа.
В нашем примере для шага 1 добавим альтернативное действие для случаев, если документ содержит ошибки или исполнитель не согласен с предметом сделки. Отметим действие «Отказать в подписании» и укажем следующий шаг — «Закончить маршрут».
После добавления действий маршрут будет выглядеть следующим образом:
Если маршрут нужно сразу активировать, убедитесь, что установлена галочка «Включить маршрут». Если включить маршрут нужно позже, галочка должна быть снята.
Сохраните маршрут. После этого все входящие акты от ООО «Ромашка» будут автоматически запускаться по этому маршруту.
Этап 4
Настройка порядка запуска маршрутов
Если в Диадоке создано несколько маршрутов с автоматическим запуском, проверьте корректность порядка их запуска. Подробнее см. Порядок запуска автоматических маршрутов.
