Настройка шагов маршрута

В данной инструкции описаны настройки шагов маршрута согласования документов.  Полный сценарий создания маршрута  описан в инструкции Создание маршрута согласования (с примером).

Исполнитель

Исполнителем может быть:

Конкретный сотрудник. Никто, кроме указанного сотрудника, не сможет совершить действие с документом на этом шаге. Убедитесь, что сотрудника наделен правами, нужными для выполнения действий, предусмотренных в маршруте. Права сотрудника указаны в его карточке (подробнее см. в Настройка прав сотрудника).

Сотрудник подразделения. Любой сотрудник указанного ниже подразделения может выполнить предусмотренный маршрутом шаг. Уведомления получат все сотрудники.

В Диадоке можно создать специальное подразделение, в котором будут сотрудники, имеющие право на выполнение шага в маршруте. Например, подразделение «Подписант». Доступ к подразделению может иметь даже один человек. А если он уйдёт на больничный или в отпуск, то дать доступ к документам подразделения можно другому сотруднику, при этом не меняя маршрут.

Сервис автоматически переместит документы в подразделение. В этом случае действие выполнится без чьего-либо участия. Документ будет перемещен в подразделение, указанное ниже.

Документ может быть перемещён просто для хранения или для привлечения внимания бухгалтера, чтобы занести его в учётную систему. При этом документ будет виден только сотрудникам с доступом в подразделение.

Также можно создать подразделение, как папку для хранения документов и назвать его, например, «Архив», «Бухгалтерия», «Обработанные», «Отказанные». Эти подразделения могу быть конечными пунктами документа, после прохождения маршрута. 

Действия

После выбора исполнителя нужно определить, что он может сделать с документом. Убедитесь, что сотрудника наделен правами, нужными для выполнения действий, предусмотренных в маршруте. Права сотрудника указаны в его карточке (подробнее см. в Настройка прав сотрудника).

Действия, результаты которых увидят только сотрудники вашей компании:

• Согласовать
• Отказать в согласовании
• Отказать в запросе подписи

Действия, результаты которых получит контрагент:

• Подписать без завершения документооборота (доступно, если подключена возможность множественной подписи документов)
• Подписать и завершить документооборот
• Отказать контрагенту в подписи документа

Переходы после выполненного действия

Для каждого выбранного действия должно быть указано, на какой шаг перейдет документ после его совершения. Доступные типы переходов:

• Переход на следующий шаг маршрута.
• Переход на какой-то конкретный шаг.
• Закончить маршрут.
• Закончить маршрут и вернуть документ в подразделение запуска. Доступно только для действий «Отказать в согласовании» и «Отказать в запросе подписи». Сервис автоматически переместит документ в то подразделение, в котором он находился в момент запуска маршрута. 
• Перейти на доп. шаги после подписания и завершения ДО. Доступно только для действия «Подписать и завершить документооборот».
• Перейти на доп. шаги после отказа контрагенту в подписи. Доступно только для действия «Отказать контрагенту в подписи».

Срок обработки и настройка уведомлений

Срок обработки — это время, за которое исполнитель шага должен обработать документ. Установка сроков позволит соблюдать правила обработки документов, принятые в организации. А также автоматически напоминать о сроках всем заинтересованным.

Срок обработки можно настроить для каждого шага в маршруте, кроме тех, где сервис автоматически перемещает документ в подразделение.

Длина срока. Устанавливается в часах (от 1 по 23 часов) и рабочих днях (от 1 до 99 дней). Отсчет срока начинается с момента, когда документ попадает на шаг.

Настройка срока включает также настройку уведомлений. 

Типы уведомлений. Должен быть выбран хотя бы 1 тип уведомления. Диадок может автоматически напоминал о том, что:

• Осталось... дней на обработку документа (если срок обработки установлен в днях);
• Осталось... часов на обработку документа (если срок обработки установлен в часах);
• Срок обработки документа только что истек (если срок обработки установлен в днях);
• Срок обработки истек 1 день назад (если срок обработки установлен в часах).

Уведомления отправляются на электронную почту, указанную в карточке сотрудника (подробнее см. Настройка уведомлений о новых документах). Если пользователь — исполнитель на шаге маршрута, то в настройках должно быть включено: «О документах, переданных мне на подпись или согласование».

Суммарный срок обработки всех шагов отображается на странице маршрута.

Дополнительные шаги

Дополнительный шаг позволяет настроить только автоматически переместить документ в нужное подразделение. Возможность передавать документы сотруднику или подразделению на дополнительных шагах — в планах.

Это шаги, по которым сможет идти документ после выполнения действия «Подписать и завершить документооборот» и «Отказать контрагенту в подписи». Для добавления дополнительного шага выберите его в качестве следующего шага.

Следующие дополнительные шаги можно добавлять в колонке справа от основных шагов.

Редактирование шагов

После сохранения маршрута шаги можно отредактировать. Для этого откройте маршрут, внесите изменения и нажмите «Сохранить».

Обратите внимание, что документы, которые были уже запущены на маршрут до внесения в него изменений, продолжат движение по старой версии маршрута. 

Примеры настройки шагов

1. Настроим шаг, на котором директор может подписать документ несмотря на то, что юристы не согласовали его на предыдущих шагах. Это пример того, когда сотрудник может выполнить любое возможное действие с документом. Действия сотрудника на данном шаге никак не зависят от результатов обработки документа на предыдущих шагах.

   

2. Настроим шаги для ситуации, когда действие сотрудника полностью зависит от обработки документа на предыдущих шагах. Например, в компании строго ограничено количество сотрудников, имеющих право подписи. КЭП есть только у директора. Когда к нему попадает документ, то ему видны комментарии от сотрудника и доступно какое-то одно из двух действий в зависимости от результатов на предыдущих шагах:
   • «Подписать и завершить документооборот», если все предыдущие проверки прошли успешно;
   • «Отказать контрагенту в подписи документа», когда проверки прошли не успешно. 
     В этом случае особенно удобно обрабатывать документы с мобильного приложения (подробнее про мобильное приложение).