Вопросы-ответы по 63‑ФЗ

В 2022 году вступили в силу поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, которые вводят новые правила работы с электронными документами.

Сотрудники будут подписывать документы с помощью сертификата электронной подписи (ЭП) физического лица. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании важно при подписании указать машиночитаемую доверенность (МЧД).

Ниже собраны вопросы-ответы:

Подписание документов

Чья подпись должна быть и будет в самом УПД?

Ответ. В УПД должна быть подпись ответственного лица. Например, это может быть бухгалтер, который подписывает УПД своей подписью физического лица и прикладывает МЧД, которая подтверждает его полномочия. Ответственные лица прописываются в учетной политике организации.

Получается, что сертификат подписи для подписанта все равно нужен? Но теперь еще и доверенность? Или если у сотрудника настроена МЧД, то сертификат не требуется?

Ответ. МЧД не заменяет сертификат сотрудника, а говорит только о том, что владелец сертификата ФЛ может представлять интересы ЮЛ в рамках своей МЧД. Таким образом при использовании сертификата физлица, если совершаются операции в интересах ЮЛ (работодателя), то понадобится и сертификат, и МЧД.

Как решен вопрос использования Диадока для ФЛ, у которого есть МЧД от ЮЛ и ИП?

Ответ. При подписании документа ФЛ от имени ЮЛ или ИП прикладывает МЧД от этих ЮЛ и ИП.

Передача доверенности при подписании

Как указывать и передавать МЧД при подписании во всех видах документов: исходящие формализованные, входящие формализованные, исходящие неформализованные и входящие неформализованные?

Ответ. Работа с МЧД одинакова для формализованных и неформализованных документов. Если для подписания неформализованного документа используется сертификат физического лица, тогда необходимо дополнительно указать доверенность. Доверенность будет приложена к самому документу, будет проверена, результат проверки будет доступен обеим сторонам — участникам документооборота.

Доверенность будет передаваться в метаданных, которые станут обязательными в 2023 году?

Ответ. Нам неизвестно об обязательности метаданных с 2023 года.

Подписание неформализованных документов

Сведения о доверенности добавляются непосредственно в формализованный документ? И как они передаются при отправке неформализованных документов?

Ответ. Сведения о доверенности не добавляются в документ — в текущих форматах документах нет соответствующих полей для указания МЧД.

В компании используются неформализованные документы, которые подписываются 3-4 ЭП, возможно будет настроить МЧД к таким документам?

Ответ. Да, доверенность можно использовать и при согласующей подписи, когда один документ подписывается 3-4 ЭП. Для каждого сотрудника, для каждой подписи можно будет указать свою доверенность.

В неформализованном документе МЧД будет видна? Её можно будет просмотреть/скачать? Контрагент будет её видеть?

Ответ. В неформализованном документе также будет видна доверенность — на странице документа можно будет увидеть информацию о доверенности (доверитель, доверенное лицо, срок действия) и статус проверки. Информация будет доступна и отправителю, и получателю документа. Скачать доверенность пока будет нельзя.

Подписание извещений о получении

Как подписывать извещения о получении в Диадоке с 2022?

Ответ. В Диадоке извещения о получении будут подписываться автоматически, если вас интересуют другие варианты — напишите в нашу техподдержку.

Каким образом будет работать автоматическое подписание ИОП со стороны Получателя, нужна ли будет доверенность? 

Ответ. С 1 марта автоматическое подписание ИоП не изменится. В дальнейшем для автоподписания ИоПа у сотрудника должна быть указана доверенность по умолчанию.

Полномочия

Будет ли проверка полномочий подписанта по доверенности с категорией подписываемого документа или лимитам?

Ответ. Проверка полномочий пока не будет выполняться, так как нет нормативно правовых актов, регламентирующих набор полномочий и порядок работы с ними.

Получил в Диадок входящий документ, подписанный с использованием доверенности. Как посмотреть полномочия подписанта в доверенности?

Ответ. Посмотреть полномочия пока не получится. На данные момент нет НПА, регламентирующих порядок представления и проверки полномочий. Как будет понятен порядок работы с полномочиями, в Диадоке будут выполнены доработки.

Будет ли при вводе МЧД реализованы ограничения на подписания документов по типам или каким-то иным параметрам, например, по контрагентам?

Ответ. Пока не будет. Ситуация может измениться после утверждения НПА по работе с полномочиями в МЧД.

Проверка доверенности

Как сейчас реализована проверка доверенности на отозванность?

Ответ. Проверка на отозванность проверяется через Сервис доверенностей ФНС.

Диадок будет проверять легитимность ЭП, наложенную на МЧД?

Ответ. Да, будет проверяться, что подпись выполнена сертификатом руководителя организации, который может действовать без доверенности. 

Диадок должен проверять наличие МЧД при подписании. Если используется ЭП физлица, то к ней должна быть МЧД, даже в переходный период. Большие риски для участников ЭДО принять документы, подписанные нелегитимной подписью.

Ответ. У операторов ЭДО нет обязанностей проверять полномочия подписанта. В связи с тем, что реальная практика применения МЧД не известна, мы приняли решение на переходный период результат проверки сообщить информационным сообщением, не влияя на отправку/доставку документа. Возможно, после завершения переходного периода мы изменим эту логику.

В веб-версии, если после отправки документа доверенность не прошла проверку, что будет с отправленным документом? В приведенном примере получатель получил и может подписать ЭД, до проверки доверенности.

Ответ. Результат проверки технически не влияет на документооборот. При отрицательном результате проверки доверенности по документу будут доступны все возможные действия — подписание ответной подписью, формирование ответного титула, отказ в подписи, запрос уточнения и т.д. Получатель сам принимает решение, как ему поступить с документом, который был подписан с некорректной доверенностью.

Сколько по времени может занимать проверка МЧД системой? 

Ответ. На период отладки системы мы ожидаем, что это время составит несколько секунд. 

Будет ли какое-то оповещение от системы в конце полного цикла проверки?

Ответ. По итогам проверки МЧД в Диадоке появится результат проверки: в API — отдельное событие, в веб-интерфейсе статус по доверенности в списке и на странице документа. 

Будет ли документооборот в ЭДО считаться завершенным в случае, если исходящий документ был подписан контрагентом (титул заказчика) с отозванной доверенностью?

Ответ. Да, документооборот будет считаться завершенным. В рамках переходного периода статус проверки доверенность на завершенность документооборота влиять не будет.

Будет ли проверять Диадок при подписании Договора доверенность поставщика? А если они работают через роуминг?

Ответ. Если поставщик при подписании указал доверенность, то доверенность будет проверена, результаты проверки будут доступны как отправителю, так и получателю документа. 

С 1 марта отправить доверенность в роуминг будет нельзя. В дальнейшем планируется, что будет можно. Проверки также будут выполняться.

Планируется ли развитие сервиса Диадок в плане уведомлений отправителей электронных документов о подписании документов с недействующей МЧД? При большом объеме исходящих документов невозможно визуально проверять список документов на наличие предупреждений.

Ответ. Пока нет планов по добавлению уведомлений о негативной проверке доверенности. Но мы не исключаем такую возможность. Понимаем, что оперативно узнавать о результатах проверки может быть полезно.

Если вы не выдали результат проверки МЧД, то что делать с документом?

Ответ. Пользователь сам решает, что делать с документом — подписывать его и по своим каналам (за пределами Диадока) запрашивать МЧД, отказывать по документу, запрашивать уточнение, аннулировать. Риски со стороны законодательства (ст.183 ГК РФ):

  • при подписании без МЧД права и обязанности возникнут у сотрудника, а не у компании;
  • если компания одобрит действия совершенные работником без соответствующих полномочий, документ будет считаться подписанным от имени компании;
  • об одобрении могут говорит любые действия по исполнению обязательств;
  • контрагент может отказаться от сделки, если не знал или не должен был знать об отсутствии полномочий или их превышении.

Визуализация доверенности

Как будет визуализироваться доверенность при печати?

Ответ. Пока доверенности не будут визуализироваться. В дальнейшем планируется включить информацию о доверенности в синий штамп и протокол передачи.

В самой УПД какие-то записи о доверенности появляются рядом с подписью?

Ответ. В самом УПД (xml-файл) никакие записи о доверенности не появляются. Чтобы в УПД указывать информацию о доверенности, необходимо изменение текущего формата или рекомендации о том, как в текущем формате можно указать данные о доверенности. Пока нет ни нового формата, ни рекомендаций.

Настройка доверенностей

На вебинаре был тестовый Диадок? В моем случае вкладка сертификаты не содержит меню доверенностей в настройке пользователя.

Ответ. На вебинаре демонстрировали прототип. Возможность работать с доверенностями в интерфейсе Диадока появится 1 марта.

Администратор, который добавляет доверенность сотруднику — это кто?

Ответ. Это пользователь в Диадоке, который имеет права администратора в ящике, может добавлять/удалять сотрудников и управлять правами доступа сотрудников.

Если в компании много «подписантов» одного вида документов, например УПД, как настроить разные МЧД в этом случае?

Ответ. Для каждого сотрудника (=подписанта) нужно отдельно настраивать МЧД по схеме, как показывала Дарья на вебинаре.

Можно выбрать только 1 доверенность по умолчанию? Можно ли устанавливать более 1й? Так как полномочия на договоры и полномочия на первичные документы могут быть разные и отдельно (т.е. 2 файла).

Ответ. По умолчанию можно назначить только одну доверенность, но при подписании можно выбрать любую доверенность из доступных.

Можно ли загружать в Диадок доверенность, выпущенную не на сервисе?

Ответ. Да. В Диадок можно будет загрузить МЧД, выпущенную в любом сервисе доверенностей.

Другие вопросы

Если сотрудник ушел, то он забрал КЭП. Как директор сможет просмотреть содержимое его посланий, ведь без КЭП подписанта документ не открыть? 

Ответ. Наличие/отсутствие КЭП не влияет на возможность открытия документа. В организацию можно войти под своим пользователем по своему сертификату или логину/паролю и посмотреть документы.

Сейчас бухгалтер может загрузить документ на подпись сотруднику. С 2023 года загрузка будет произведена сразу с подписью сотрудника по доверенности и сотрудник не сможет подписывать документы сам? 

Ответ. Загрузка документа в систему и подписание документа в системе — это разные, не связанные технически процессы. Поэтому сценарии загрузки документов бухгалтером останутся.


База знаний