Частые вопросы по 63‑ФЗ

В 2022 году вступили в силу поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, которые вводят новые правила работы с электронными документами.

Сотрудники будут подписывать документы с помощью сертификата электронной подписи (ЭП) физического лица. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании нужно при подписании указать машиночитаемую доверенность (МЧД).

Ниже собраны частые вопросы по 63‑ФЗ. Они разделены на темы:

Подписание документов

Если в организации используются сертификаты юридического лица, с указанием организации и должности, нужно ли заполнять блок доверенностей?

С сертификатом юридического лица добавлять доверенность в Диадок и заполнять соответствующий блок не нужно.

Чья подпись должна быть и будет в самом УПД?

В УПД должна быть подпись ответственного лица. Например, это может быть бухгалтер, который подписывает УПД своей подписью физического лица и прикладывает МЧД, которая подтверждает его полномочия. Ответственные лица прописываются в учетной политике организации.

Получается, что сертификат подписи для подписанта все равно нужен? Но теперь еще и доверенность? Или если у сотрудника настроена МЧД, то сертификат не требуется?

МЧД не заменяет сертификат сотрудника, а говорит только о том, что владелец сертификата может представлять интересы юрлица в рамках своей МЧД. Таким образом, если совершаются операции в интересах юрлица (работодателя), то понадобится и сертификат, и МЧД.

Как решен вопрос использования Диадока для физлица, у которого есть МЧД от юрлица и ИП?

Подписывая документ от имени юрлица или ИП, сотрудник должен приложить МЧД от этого юрлица и ИП.

Передача доверенности при подписании

Как указывать и передавать МЧД при подписании во всех видах документов: исходящие формализованные, входящие формализованные, исходящие неформализованные и входящие неформализованные?

Работа с МЧД одинакова для формализованных и неформализованных документов. Если для подписания документа используется сертификат физлица, тогда нужно дополнительно указать доверенность. Доверенность будет приложена к самому документу, проверена, а результат проверки будет доступен обеим сторонам-участникам документооборота. Подробнее см. в статье Подписание документов.

У нас сейчас отправляется скан доверенности вместе с документами на подписание в одном исходящем пакете документов. Вместо скана можем ли мы также отправлять МЧД? Диадок сможет распознать, что данный файл — это доверенность и его нужно проверить?

Если файл МЧД будет приложен в пакет, то Диадок не сможет его распознать как доверенность и не передаст на проверку. Чтобы получать статусы проверки и не добавлять МЧД к каждому файлу вручную, добавьте ее в сервис по инструкции Загрузка МЧД в Диадок.

Подписание неформализованных документов

Сведения о доверенности добавляются непосредственно в формализованный документ? И как они передаются при отправке неформализованных документов?

Сведения о доверенности не добавляются в документ — в текущих форматах не предусмотрены поля для указания МЧД. Доверенность будет приложена к самому документу.

В компании используются неформализованные документы, которые подписываются 3-4 электронными подписями. Возможно будет настроить МЧД к таким документам?

Да, доверенность можно использовать и при согласующей подписи, когда один документ подписывается 3-4 электронными подписями. Для каждого сотрудника, для каждой подписи можно указать свою доверенность.

В неформализованном документе МЧД будет видна? Её можно будет просмотреть/скачать? Контрагент будет её видеть?

В неформализованном документе также будет видна доверенность — на странице документа можно будет увидеть информацию о доверенности (доверитель, доверенное лицо, срок действия) и статус проверки. Информация будет доступна и отправителю, и получателю документа. Скачать доверенность пока невозможно.

Подписание извещений о получении

Как подписывать извещения о получении в Диадоке с 2022?

В Диадоке извещения о получении будут подписываться автоматически. Если вас интересуют другие варианты — напишите в нашу техподдержку.

Каким образом будет работать автоматическое подписание ИОП со стороны получателя, нужна ли будет доверенность? 

С 1 марта автоматическое подписание извещения о получении не изменится. В дальнейшем для автоподписания извещения у сотрудника должна быть указана доверенность по умолчанию. Подробнее см. в статье Загрузка МЧД в Диадок.

Полномочия

Будет ли проверка полномочий подписанта по доверенности с категорией подписываемого документа или лимитам?

Проверка полномочий пока не будет выполняться, так как нет нормативно-правовых актов, регламентирующих набор полномочий и порядок работы с ними.

Получил в Диадок входящий документ, подписанный с использованием доверенности. Как посмотреть полномочия подписанта в доверенности?

Посмотреть полномочия пока не получится. На данные момент нет нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок представления и проверки полномочий. Когда станет понятен порядок работы с полномочиями, в Диадоке будут выполнены доработки.

Будет ли при вводе МЧД реализованы ограничения на подписания документов по типам или каким-то иным параметрам, например, по контрагентам?

Пока не будет. Ситуация может измениться после утверждения новых нормативно-правовых актов по работе с полномочиями в МЧД.

Проверка доверенности

Как сейчас реализована проверка доверенности на отозванность?

Проверка на отозванность проводится в сервисе доверенностей ФНС.

Диадок будет проверять легитимность электронной подписи, наложенную на МЧД?

Да, будет проверяться, что подпись выполнена сертификатом руководителя организации, который может действовать без доверенности. 

Диадок должен проверять наличие МЧД при подписании. Если используется электронная подпись физлица, то к ней должна быть МЧД, даже в переходный период. Большие риски для участников ЭДО принять документы, подписанные нелегитимной подписью.

У операторов ЭДО нет обязанностей проверять полномочия подписанта. В связи с тем, что реальная практика применения МЧД не известна, мы приняли решение, что в переходный период результат проверки будет в информационном сообщении и не будет влиять на отправку/доставку документа. Возможно, после завершения переходного периода мы изменим эту логику.

Если после отправки документа в веб-версии доверенность не прошла проверку, что будет с отправленным документом?

Результат проверки технически не влияет на документооборот. При отрицательном результате проверки доверенности по документу будут доступны все возможные действия — подписание ответной подписью, формирование ответного титула, отказ в подписи, запрос уточнения и т. д. Получатель сам принимает решение, как ему поступить с документом, который был подписан с некорректной доверенностью.

Сколько по времени может занимать проверка МЧД системой? 

На период отладки системы мы ожидаем, что это время составит несколько секунд. 

Будет ли какое-то оповещение от системы в конце полного цикла проверки?

По итогам проверки доверенности в Диадоке появится результат проверки: в API — отдельное событие, в веб-интерфейсе статус по доверенности в списке и на странице документа. 

Будет ли документооборот в ЭДО считаться завершенным, если исходящий документ был подписан контрагентом (титул заказчика) с отозванной доверенностью?

Да, документооборот будет считаться завершенным. В рамках переходного периода статус проверки доверенности на завершенность документооборота влиять не будет.

Будет ли Диадок при подписании Договора проверять доверенность поставщика? А если они работают через роуминг?

Если поставщик при подписании указал доверенность, то доверенность будет проверена. Результаты проверки будут доступны как отправителю, так и получателю документа. 

С 1 марта отправить доверенность в роуминг будет нельзя. В дальнейшем планируется, что будет можно. Проверки также будут выполняться.

Планируется ли развитие Диадока в плане уведомления отправителей электронных документов о подписании документов с недействующей МЧД? При большом объеме исходящих документов невозможно визуально проверять список документов на наличие предупреждений.

Пока нет планов по добавлению уведомлений о негативных результатах проверки доверенности. Но мы не исключаем такую возможность. Понимаем, что оперативно узнавать о результатах проверки может быть полезно.

Если вы не выдали результат проверки МЧД, то что делать с документом?

Пользователь сам решает, что делать с документом — подписывать его и по своим каналам (за пределами Диадока) запрашивать МЧД, отказывать по документу, запрашивать уточнение, аннулировать. Риски со стороны законодательства (ст. 183 ГК РФ):

  • при подписании без МЧД права и обязанности возникнут у сотрудника, а не у компании;
  • если компания одобрит действия совершенные работником без соответствующих полномочий, документ будет считаться подписанным от имени компании;
  • об одобрении могут говорить любые действия по исполнению обязательств;
  • контрагент может отказаться от сделки, если не знал или не должен был знать об отсутствии полномочий или их превышении.

Визуализация доверенности

Как будет визуализироваться доверенность при печати?

Пока доверенность не будет визуализироваться. В дальнейшем планируется включить информацию о доверенности в синий штамп и протокол передачи.

В самом УПД какие-то записи о доверенности появляются рядом с подписью?

В самом УПД (xml-файл) никакие записи о доверенности не появляются. Чтобы в УПД указывать информацию о доверенности, необходимо изменение текущего формата или рекомендации о том, как в текущем формате можно указать данные о доверенности. Пока нет ни нового формата, ни рекомендаций.

Настройка доверенностей

Администратор, который добавляет доверенность сотруднику — это кто?

Это пользователь в Диадоке, который имеет права администратора в почтовом ящике, может добавлять/удалять сотрудников и управлять их правами доступа.

Можно ли загружать в Диадок доверенность, выпущенную не на сервисе?

Да. В Диадок можно будет загрузить МЧД, выпущенную в любом сервисе доверенностей.

Другие вопросы

Если сотрудник ушел, то он забрал КЭП. Как директор сможет просмотреть содержимое его посланий, ведь без КЭП подписанта документ не открыть? 

Наличие/отсутствие КЭП не влияет на возможность открытия документа. В организацию можно войти под своим пользователем по своему сертификату или логину/паролю и посмотреть документы.

Сейчас бухгалтер может загрузить документ на подпись сотруднику. С 2023 года загрузка будет произведена сразу с подписью сотрудника по доверенности и сотрудник не сможет подписывать документы сам? 

Загрузка документа в систему и подписание документа в системе — это разные, не связанные технически процессы. Поэтому сценарии загрузки документов бухгалтером останутся.


diadoc

Сколько можно сэкономить с ЭДО?

Проверьте в калькуляторе выгодности Диадока

База знаний