УПД. Полномочия подписанта

УПД — это универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке. Электронный УПД формируется на основе EDI-сообщения INVOIC. 

Электронный формат УПД заменяет:

• Счет-фактуру
• Первичный документ: накладную ТОРГ-12 (для поставщиков)
• Комплект документов: счет-фактура + накладная

Согласно Приказу ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ информация о подписанте обязательно должна содержаться в счетах-фактурах, первичных документах (ТОРГ-12, Акт) и УПД. 

Чтобы отправить и подписать корректный документ, необходимо заполнить четыре атрибута блока «Подписант»: область полномочий, статус, основание полномочий (доверия), основания полномочий (доверия) организации.

Где и когда заполнять полномочия подписанта

1. При первом подписании документа в новом формате (счёт-фактура, первичка или УПД) нужно будет заполнить полномочия подписанта. Эти полномочия сохранятся, их не нужно будет заполнять каждый раз.
2. Вновь заполнить полномочия нужно будет после смены сертификата КЭП. Отредактировать полномочия может пользователь с правами администратора в настройках сотрудника в разделе «Сотрудники».

Какие полномочия выбрать

Выбор полномочий влияет на то, сколько подписей под документом должна будет поставить ваша организация. Согласно 155 приказу, документ может быть подписан несколькими подписантами. В веб-версии Диадока не реализована множественная подпись документов.

В текущей ситуации вы можете наделить подписанта необходимыми полномочиями с помощью доверенности, приказа или иных документов. В этом случае подписант будет один, не нужно будет передавать документ на подпись от одного сотрудника другому, производить контроль и т.д.

Если все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД) может подписывать одно ответственное лицо, являющееся сотрудником организации продавца или покупателя, рекомендуем заполнить полномочия следующим образом.

Вы — директор или бухгалтер

Являетесь сотрудником организации продавца или покупателя и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД).

Исходящий документ

Область:
5 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур;
или 
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
1 — работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Входящий документ

Область:
2 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление;
или
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события

Статус:
1 — работник организации покупателя

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Вы — работник иной уполномоченной организации

Являетесь сотрудником иной уполномоченной организации (не работник организации продавца или покупателя), например, бухгалтер на аутсорсинге или агент, и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД).

Исходящий документ

Область:
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности 

Должность:
Специалист

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Входящий документ

Область:
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности 

Должность:
Специалист

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Вы —ИП или физлицо

Что будет, если документ подписан с нарушением законодательства

В таком случае документ не будет иметь юридическую силу. Продавец заплатит штраф за невыставленный документ, покупатель не получит вычет НДС.

Нормативная база

Какой бы документ вы не создавали, важно помнить и выполнять условия законодательства при подписании документов. Для счета-фактуры — условия статьи 169 НК РФ, для первичных документов — условия 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, для УПД должны быть выполнены условия и статьи 169 НК РФ, и 402-ФЗ.

• Согласно статье 169 НК РФ, пункт 6 счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Обычно организации подписывают электронный счет-фактуру 1 подписью уполномоченного лица, тем более что формат по приказу №93 позволял подписывать счет-фактуру только 1 подписью.
• Согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 2, пп. 6 в первичном документе должна быть подпись лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо подпись лица, ответственного за оформление свершившегося события.