Вопросы по работе с сетью «Х5 Retail Group»
Торговая сеть не подписывает документ и нет уведомлений об уточнении
Обычно торговая сеть подписывает УПД в течение 1-го дня. Cрок подписания УКД может составлять 3-5 дней.
Если указанный срок прошел, а документ не подписан, уточните причины отсутствия подписи в сервисном центре (СЦ) торговой сети по адресу Service.Centre@x5.ru.
Сеть не видит документ в своей учетной системе и рекомендует обратиться к провайдеру
Напишите в чат техподдержки:
- Номер заказа и/или номер проблемного документа.
- Опишите возникшую ситуацию.
- Добавьте вложением полную переписку с торговой сетью по вашему вопросу.
Требования к документам
- Номер УПД должен быть уникален в пределах одного года. Например, если вы дважды отправите УПД №15 в рамках текущего года, сеть увидит только первый документ с таким номером, второй документ не будет загружен в учетную систему торговой сети.
- Имя файла документа и тег «ИдФайл» в документе должны быть уникальными, согласно формату 820 приказа ФНС:
- имя файла можно увидеть, скачав документ в Диадоке;
- «ИдФайл» можно посмотреть, открыв скачанный файл;
- проверить уникальность можно при вводе значения из тега «ИдФайл» в строку поиска документа в Диадоке. Если ранее отправленный документ с указанным значением найден, значит значение не уникально.
- имя файла можно увидеть, скачав документ в Диадоке;
- Дата УПД не может быть больше даты отправки УПД. Например, сеть не примет УПД №15 от 15.11, если вы отправите его 10.11.
- Если в УПД есть ошибки, в качестве их исправления сеть принимает корректировочные документы (УКД), или исправительные (ИУПД). Переотправка первичного УПД не используется.
- С аннулированием документов сеть не работает.
- Если необходимо исправить УКД, отправляется исправительный УКД (ИУКД).
- Если в документе обнаружены ошибки в цене или ставке, отправляется ИУПД. Если ошибки связаны с количеством товара, отправляется УКД. Если ошибки и в цене/ставке, и в количестве, сначала отправляется ИУПД, а затем УКД к этому ИУПД.
- В УКД должен быть указан только тот товар, который есть в первоначальном УПД.
Сеть прислала уведомление об уточнении и не подписывает документ
Ознакомьтесь с текстом уведомления и исправьте замечания, на которые указывает торговая сеть в этом уведомлении.
Какие могут быть уведомления, причины их возникновения и способы решения:
Причина:
В документе нет товарной позиции, которая есть в приемке.
Решение:
Создайте исправление к УПД (ИУПД), указав в нем все позиции, которые торговая сеть прислала в приемке.
Причина:
Не выполнены требования сети к полномочиям подписанта документа. Для корректной обработки документа сетью необходимы полномочия со значением 5 или 6.
Решение:
- Перейдите в Диадок.
- Заполните полномочия подписанта для исходящих документов. Для этого в полномочиях в поле «Область» выберите значение: «Лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур» (5) или «Лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур» (6).
Подробнее см. инструкцию Диадока Заполнение полномочий подписанта. - Подпишите и отправьте исправительный УПД в торговую сеть.
Причина:
Цена товара в приемке отличается от цены в отправленном документе.
Решение:
Создайте исправление к УПД (ИУПД), укажите в нем цену по позиции из приемки. Также проверьте итоговые суммы по позиции и документу.
Если в документе указана корректная цена, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Причина:
Количество товара в приемке отличается от количества товара в документе.
Решение:
Для исправления выберите решение, которое подходит под ваш случай:
- Если позиция была в изначальном УПД, но с неверным количеством, создайте корректировочный документ (УКД) и укажите верное количество принятого сетью товара. Также допустима отправка исправительного УПД (ИУПД).
- Если позиции не было в изначальном УПД и нужно ее добавить, создайте исправительный УПД.
- Если позиция была в изначальном УПД, но ее нужно полностью удалить, создайте УКД. Также допустима отправка ИУПД.
Если в документе указано корректное количество, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Причина:
Ставка товара в приемке отличается от ставки товара в документе.
Решение:
Создайте исправление к УПД (ИУПД), укажите в нем ставку по позиции из приемки. Также проверьте цену и итоговые суммы по позиции и документу.
Если в документе указана корректная ставка, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Причина:
В документе присутствует товар, который не был принят сетью.
Решение:
Допустима отправка как исправление (ИУПД), так и корректировку (УКД). При отправке ИУПД полностью удалите позицию из документа.
Если фактически позиция была принята, но сеть прислала данное уведомление об уточнении, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Причина:
Суммы в приемке и в документе отличаются.
Решение:
Проверьте итоговые суммы в документе. Если они некорректны, создайте исправление (ИУПД).
Если суммы в документе корректны, но сеть прислала данное уведомление об уточнении, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Причина:
По позиции не передана цена в документе.
Решение:
Создайте исправление (ИУПД) и заполните цену. Если отправляете возвратную палету в документе, не оставляйте поле «Цена» пустым, укажите значение «0».
Причина:
Сеть ожидает в УПД с функцией ДОП ставку «Без НДС».
Решение:
Создайте исправление (ИУПД), указав в нем ставку «Без НДС».
Причины:
- ИУПД отправлен без соблюдения последовательности порядкового номера. Например, когда сначала был отправлен ИУПД №4, а позднее ИУПД №1.
- Не соблюдены требования к дате документа.
Решение:
Для исправления воспользуйтесь одним из способов:
- Отправьте исправление (ИУПД) со следующим порядковым номером. Например, если ранее к исправляемому документу был отправлен ИУПД №4, отправьте ИУПД №5.
- Проверьте, что соблюдены требования:
- Дата ИУПД равна дате его отправки.
- Дата ИУПД больше или равна дате исправляемого документа.
Если ситуация нестандартная или все требования соблюдены, обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Причина:
Указана дата документа меньше, чем дата подключения юридического лица торговой сети к ЭДО.
Решение:
Проверьте корректность даты документа. Если дата некорректна, отправьте ИУПД от текущей даты. Если дата корректна, обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru. Возможно, поставку необходимо будет закрыть бумажными документами.
Причина:
Документ отправлен с неверной функцией. Часто встречается после смены функции УПД, по которой работает поставщик с ТС.
Решение:
Создайте исправление (ИУПД), укажите функцию УПД, по которой вы работаете с сетью.
Как создать ИУПД в мониторинге, см. Отправка исправления на основе отправленного счета-фактуры.
По общему регламенту сети, от поставщиков, работающих без НДС, сеть принимает УПД с функцией ДОП (Передаточный документ). От остальных поставщиков сеть принимает УПД СЧФДОП (Счет-фактура и передаточный документ).
В Диадоке сменить функцию можно на этапе создания исправления:
В веб-интерфейсе EDI сменить функцию можно при создании ИУПД (I-INVOIC) через мониторинг:
Как создать ИУПД в мониторинге, см. Отправка исправления на основе отправленного счета-фактуры.
Причина:
В документе указана дата, которая больше даты приемки на 5 дней и более.
Решение:
Повторно отправьте документ с корректной датой. Дата документа не должна превышать дату приемки более, чем на 5 дней.
Если в течение 1-го дня сеть не отреагирует на новый документ, отправьте к нему исправление (ИУПД) от текущей даты.
Если сеть не подпишет документ, обратитесь за за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Причина:
В ИУПД указана дата меньше, чем дата исправляемого документа. Например, когда ИУПД №1 от 15.11 отправлен к УПД №15 от 20.11.
Решение:
Исправительный документ (ИУПД) отправляется от текущей даты. Отправьте новый ИУПД со следующим порядковым номером от корректной даты.
Причина:
Документ отправлен раньше даты подключения юридического лица торговой сети по ЭДО.
Решение:
Проверьте корректность даты документа. Если дата некорректна, отправьте ИУПД от текущей даты. Если дата корректна, обратитесь за за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru. Возможно, поставку необходимо будет закрыть бумажными документами.
Решение:
Обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Причина:
В документе не заполнены поля «номер_ттн», «дата_ттн».
Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.
В дальнейшем эти поля будут обязательны для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать их рекомендуем уже сейчас.
Для передачи номера и даты товарно-транспортной накладной формируйте документы по соответствующей инструкции:
Причина:
Документ отправлен после приемки. Сеть ожидает его до отправки приемки.
Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.
В дальнейшем отправка УПД (сообщение INVOIC) до поставки для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV), будет обязательной. Поэтому отправлять INVOIC до приемки рекомендуем уже сейчас.
Для своевременной отправки документов, формируйте их по соответствующей инструкции:
Причина:
В документе не заполнено поле «окончание_срока_годности».
Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.
В дальнейшем это поле будет обязательным для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать его рекомендуем уже сейчас.
Для передачи окончания срока годности формируйте документы по соответствующей инструкции:
Причина:
В документе не заполнено поле «количество_в_партии».
Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.
В дальнейшем это поле будет обязательным для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать его рекомендуем уже сейчас.
Для передачи количества товара в партии формируйте документы по соответствующей инструкции:
Полезные инструкции:
- Как сформировать исправительные и корректировочные документы в веб-интерфейсе EDI.
- Как сформировать исправительные документы к УКД в веб-интерфейсе EDI.
- Как сформировать исправительные документы в веб-интерфейсе Диадока.
- Как сформировать корректировочные документы в веб-интерфейсе Диадока.
- Как сформировать исправительные и корректировочные документы в модуле для 1С 8.x.
- Как сформировать исправительные документы в модуле для 1С 7.7.
Ошибки при работе с ценовым листом
Подробнее о том, какие ошибки могут возникать при работе с ценовым листом и как их решить, см. раздел Возможные ошибки и их решения.
