Вопросы по работе с сетью «Х5 Retail Group»

Что делать, если торговая сеть долгое время не подписывает документ и при этом нет никаких уведомлений об уточнении?

Обычно торговая сеть подписывает УПД в течение 1-го дня. Cрок подписания УКД может составлять 3-5 дней.

Если указанный срок прошел, а документ не подписан, уточните причины отсутствия подписи в сервисном центре (СЦ) торговой сети по адресу Service.Centre@x5.ru.

Что делать, если сеть не видит документ в своей учетной системе и рекомендует обратиться к провайдеру?

Напишите в чат техподдержки:

Номер заказа и/или номер проблемного документа.
Опишите возникшую ситуацию.
Добавьте вложением полную переписку с торговой сетью по вашему вопросу.

Требования к документам

Номер УПД должен быть уникален в пределах одного года. Например, если вы дважды отправите УПД №15 в рамках текущего года, сеть увидит только первый документ с таким номером, второй документ не будет загружен в учетную систему торговой сети.
Имя файла документа и тег «ИдФайл» в документе должны быть уникальными, согласно формату 820 приказа ФНС:
- имя файла можно увидеть, скачав документ в Диадоке;
- «ИдФайл» можно посмотреть, открыв скачанный файл;
- проверить уникальность можно при вводе значения из тега «ИдФайл» в строку поиска документа в Диадоке. Если ранее отправленный документ с указанным значением найден, значит значение не уникально.
Дата УПД не может быть больше даты отправки УПД. Например, сеть не примет УПД №15 от 15.11, если вы отправите его 10.11.
Если в УПД есть ошибки, в качестве их исправления сеть принимает корректировочные документы (УКД), или исправительные (ИУПД). Переотправка первичного УПД не используется.
С аннулированием документов сеть не работает.
Если необходимо исправить УКД, отправляется исправительный УКД (ИУКД).
Если в документе обнаружены ошибки в цене или ставке, отправляется ИУПД. Если ошибки связаны с количеством товара, отправляется УКД. Если ошибки и в цене/ставке, и в количестве, сначала отправляется ИУПД, а затем УКД к этому ИУПД.
В УКД должен быть указан только тот товар, который есть в первоначальном УПД.

Что делать, если сеть прислала уведомление об уточнении и не подписывает документ?

Ознакомьтесь с текстом уведомления и исправьте замечания, на которые указывает торговая сеть в этом уведомлении. Какие могут быть уведомления, причины их возникновения и способы решения, см. в таблице ниже.

Полезные инструкции:

Распространенные уведомления об уточнении, их причины и способы исправления:

Текст уведомления об уточнении	Причина и способы исправления
Накладная (номер накладной) материал принят, но отсутствует в документе счет-фактура: (код товара в системе торговой сети)	Причина: В документе нет товарной позиции, которая есть в приемке. Решение: Создайте исправление к УПД (ИУПД), указав в нем все позиции, которые торговая сеть прислала в приемке.
Документ с одной УКЭП должен иметь «ОблПолн» со значением равным 5 или 6	Причина: Не выполнены требования сети к полномочиям подписанта документа. Для корректной обработки документа сетью необходимы полномочия со значением 5 или 6. Решение: Укажите в Диадоке полномочия подписанта для исходящих документов со значением «Лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур» (5) или «Лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур» (6), а затем отправьте исправительный УПД в торговую сеть. Инструкция по заполнению полномочий доступна по ссылке.
Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) расхождения в цене: Принят по цене: (цена, по которой сеть приняла товар) цена СФ: (цена в документе)	Причина: Цена товара в приемке отличается от цены в отправленном документе. Решение: Создайте исправление к УПД (ИУПД), укажите в нем цену по позиции из приемки. Также проверьте итоговые суммы по позиции и документу. Если в документе указана корректная цена, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) расхождения по количеству: Количество принято: (количество товара в приемке) количество СФ: (количество товара в документе)	Причина: Количество товара в приемке отличается от количества товара в документе. Для исправления выберите решение, которое подходит под ваш случай: Если позиция была в изначальном УПД, но с неверным количеством, создайте корректировочный документ (УКД) и укажите верное количество принятого сетью товара. Также допустима отправка исправительного УПД (ИУПД). Если позиции не было в изначальном УПД и нужно ее добавить, создайте исправительный УПД. Если позиция была в изначальном УПД, но ее нужно полностью удалить, создайте УКД. Также допустима отправка ИУПД. Если в документе указано корректное количество, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) расхождения в ставке НДС: Ставка НДС принято: (ставка товара в приемке) ставка НДС СФ: (ставка товара в документе)	Причина: Ставка товара в приемке отличается от ставки товара в документе. Решение: Создайте исправление к УПД (ИУПД), укажите в нем ставку по позиции из приемки. Также проверьте цену и итоговые суммы по позиции и документу. Если в документе указана корректная ставка, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) отсутствует в документе поступления материала	Причина: В документе присутствует товар, который не был принят сетью. Решение: Допустима отправка как исправление (ИУПД), так и корректировку (УКД). При отправке ИУПД полностью удалите позицию из документа. Если фактически позиция была принята, но сеть прислала данное уведомление об уточнении, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Не совпадает сумма СФ без НДС В СФ: (сумма в документе) В накладной: (сумма в приемке)	Причина: Суммы в приемке и в документе отличаются. Решение: Проверьте итоговые суммы в документе. Если они некорректны, создайте исправление (ИУПД). Если суммы в документе корректны, но сеть прислала данное уведомление об уточнении, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Элемент ЦенаТов не содержит значения для позиции (номер позиции).	Причина: По позиции не передана цена в документе. Решение: Создайте исправление (ИУПД) и заполните цену. Если отправляете возвратную палету в документе, не оставляйте поле «Цена» пустым, укажите значение «0».
Для функции ДОП недопустима ставка (ставка НДС)	Причина: Сеть ожидает в УПД с функцией ДОП ставку «Без НДС». Решение: Создайте исправление (ИУПД), указав в нем ставку «Без НДС».
Номер или дата корректировки некорректны	Причины: ИУПД отправлен без соблюдения последовательности порядкового номера. Например, когда сначала был отправлен ИУПД №4, а позднее ИУПД №1. Не соблюдены требования к дате документа. Для исправления воспользуйтесь одним из способов: Отправьте исправление (ИУПД) со следующим порядковым номером. Например, если ранее к исправляемому документу был отправлен ИУПД №4, отправьте ИУПД №5. Проверьте, что соблюдены требования: Дата ИУПД равна дате его отправки. Дата ИУПД больше или равна дате исправляемого документа. Если ситуация нестандартная или все требования соблюдены, обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Дата УПД меньше даты подключения к УПД	Причина: Указана дата документа меньше, чем дата подключения юридического лица торговой сети к ЭДО. Решение: Проверьте корректность даты документа. Если дата некорректна, отправьте ИУПД от текущей даты. Если дата корректна, обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru. Возможно, поставку необходимо будет закрыть бумажными документами.
Некорректная функция документа СЧФДОП / ДОП	Причина: Документ отправлен с неверной функцией. Часто встречается после смены функции УПД, по которой работает поставщик с ТС. Решение: Создайте исправление (ИУПД), укажите функцию УПД, по которой вы работаете с сетью. По общему регламенту сети, от поставщиков, работающих без НДС, сеть принимает УПД с функцией ДОП (Передаточный документ). От остальных поставщиков сеть принимает УПД СЧФДОП (Счет-фактура и передаточный документ). В Диадоке сменить функцию можно на этапе создания исправления: В веб-интерфейсе EDI сменить функцию можно при создании ИУПД (I-INVOIC) через мониторинг: Как создать ИУПД в мониторинге, см. Отправка исправления на основе отправленного счета-фактуры.
Дата УПД позднее Приемки (дата приемки) более, чем на 5 дней	Причина: В документе указана дата, которая больше даты приемки на 5 дней и более. Решение: Повторно отправьте документ с корректной датой. Дата документа не должна превышать дату приемки более, чем на 5 дней. Если в течение 1-го дня сеть не отреагирует на новый документ, отправьте к нему исправление (ИУПД) от текущей даты. Если сеть не подпишет документ, обратитесь за за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Дата исправления меньше даты СФ	Причина: В ИУПД указана дата меньше, чем дата исправляемого документа. Например, когда ИУПД №1 от 15.11 отправлен к УПД №15 от 20.11. Решение: Исправительный документ (ИУПД) отправляется от текущей даты. Отправьте новый ИУПД со следующим порядковым номером от корректной даты.
Поставщик (SAP-код поставщика) не подлежит обработке в БЕ (юридическое лицо сети)	Причина: Документ отправлен раньше даты подключения юридического лица торговой сети по ЭДО. Решение: Проверьте корректность даты документа. Если дата некорректна, отправьте ИУПД от текущей даты. Если дата корректна, обратитесь за за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru. Возможно, поставку необходимо будет закрыть бумажными документами.
Документ закупки (номер заказа) еще не деблокирован	Решение: Обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Не заполнено обязательное поле «Номер ТТН Поставщика» и/или “Дата составления документа ТТН Поставщика". (информирование — не требует корректировки)	Причина: В документе не заполнены поля «номер_ттн», «дата_ттн». Решение: Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно. В дальнейшем эти поля будут обязательны для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать их рекомендуем уже сейчас. Для передачи номера и даты товарно-транспортной накладной формируйте документы по соответствующей инструкции: Инструкция для веб-интерфейса. Инструкция для модуля 1С 8.x.
Приемка товара по данной поставке в магазине или РЦ Покупателя уже произведена. УПД необходимо формировать по Отгрузке (информирование — не требует корректировки)	Причина: Документ отправлен после приемки. Сеть ожидает его до отправки приемки. Решение: Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно. В дальнейшем отправка УПД (сообщение INVOIC) до поставки для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV), будет обязательной. Поэтому отправлять INVOIC до приемки рекомендуем уже сейчас. Для своевременной отправки документов, формируйте их по соответствующей инструкции: Инструкция для веб-интерфейса. Инструкция для модуля 1С 8.x.
Не указана Дата окончания срока годности в поз. 1 (информирование — не требует корректировки)	Причина: В документе не заполнено поле «окончание_срока_годности». Решение: Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно. В дальнейшем это поле будет обязательным для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать его рекомендуем уже сейчас. Для передачи окончания срока годности формируйте документы по соответствующей инструкции: Инструкция для веб-интерфейса. Инструкция для модуля 1С 8.x.
Количество в партии не заполнено в поз. 1 (информирование — не требует корректировки)	Причина: В документе не заполнено поле «количество_в_партии». Решение: Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно. В дальнейшем это поле будет обязательным для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать его рекомендуем уже сейчас. Для передачи количества товара в партии формируйте документы по соответствующей инструкции: Инструкция для веб-интерфейса. Инструкция для модуля 1С 8.x.