Вопросы по работе с сетью «Х5 Retail Group»

Что делать, если торговая сеть долгое время не подписывает документ и при этом нет никаких уведомлений об уточнении?

Обычно торговая сеть подписывает УПД в течение 1-го дня. Cрок подписания УКД может составлять 3-5 дней.

Если указанный срок прошел, а документ не подписан, уточните причины отсутствия подписи в сервисном центре (СЦ) торговой сети по адресу Service.Centre@x5.ru.

Что делать, если сеть не видит документ в своей учетной системе и рекомендует обратиться к провайдеру?

Напишите в чат техподдержки:

  1. Номер заказа и/или номер проблемного документа.
  2. Опишите возникшую ситуацию.
  3. Добавьте вложением полную переписку с торговой сетью по вашему вопросу.

Требования к документам
  • Номер УПД должен быть уникален в пределах одного года. Например, если вы дважды отправите УПД №15 в рамках текущего года, сеть увидит только первый документ с таким номером, второй документ не будет загружен в учетную систему торговой сети.
  • Имя файла документа и тег «ИдФайл» в документе должны быть уникальными, согласно формату 820 приказа ФНС:
    • имя файла можно увидеть, скачав документ в Диадоке;
    • «ИдФайл» можно посмотреть, открыв скачанный файл;
    • проверить уникальность можно при вводе значения из тега «ИдФайл» в строку поиска документа в Диадоке. Если ранее отправленный документ с указанным значением найден, значит значение не уникально.
  • Дата УПД не может быть больше даты отправки УПД. Например, сеть не примет УПД №15 от 15.11, если вы отправите его 10.11.
  • Если в УПД есть ошибки, в качестве их исправления сеть принимает корректировочные документы (УКД), или исправительные (ИУПД). Переотправка первичного УПД не используется.
  • С аннулированием документов сеть не работает.
  • Если необходимо исправить УКД, отправляется исправительный УКД (ИУКД).
  • Если в документе обнаружены ошибки в цене или ставке, отправляется ИУПД. Если ошибки связаны с количеством товара, отправляется УКД. Если ошибки и в цене/ставке, и в количестве, сначала отправляется ИУПД, а затем УКД к этому ИУПД.
  • В УКД должен быть указан только тот товар, который есть в первоначальном УПД.

Что делать, если сеть прислала уведомление об уточнении и не подписывает документ?

Ознакомьтесь с текстом уведомления и исправьте замечания, на которые указывает торговая сеть в этом уведомлении. Какие могут быть уведомления, причины их возникновения и способы решения, см. в таблице ниже.

Распространенные уведомления об уточнении, их причины и способы исправления:

Текст уведомления об уточнении Причина и способы исправления
Накладная (номер накладной) материал принят, но отсутствует в документе счет-фактура: (код товара в системе торговой сети)

Причина: 
В документе нет товарной позиции, которая есть в приемке.

Решение:
Создайте исправление к УПД (ИУПД), указав в нем все позиции, которые торговая сеть прислала в приемке.

Документ с одной УКЭП должен иметь «ОблПолн» со значением равным 5 или 6

Причина:
Не выполнены требования сети к полномочиям подписанта документа. Для корректной обработки документа сетью необходимы полномочия со значением 5 или 6.

Решение:
Укажите в Диадоке полномочия подписанта для исходящих документов со значением «Лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур» (5) или «Лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур» (6), а затем отправьте исправительный УПД в торговую сеть.

Инструкция по заполнению полномочий доступна по ссылке.

Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) расхождения в цене: Принят по цене: (цена, по которой сеть приняла товар) цена СФ: (цена в документе)

Причина:
Цена товара в приемке отличается от цены в отправленном документе.

Решение:
Создайте исправление к УПД (ИУПД), укажите в нем цену по позиции из приемки. Также проверьте итоговые суммы по позиции и документу.

Если в документе указана корректная цена, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) расхождения по количеству: Количество принято: (количество товара в приемке) количество СФ: (количество товара в документе)

Причина:
Количество товара в приемке отличается от количества товара в документе.

Для исправления выберите решение, которое подходит под ваш случай:

  1. Если позиция была в изначальном УПД, но с неверным количеством, создайте корректировочный документ (УКД) и укажите верное количество принятого сетью товара. Также допустима отправка исправительного УПД (ИУПД).
  2. Если позиции не было в изначальном УПД и нужно ее добавить, создайте исправительный УПД.
  3. Если позиция была в изначальном УПД, но ее нужно полностью удалить, создайте УКД. Также допустима отправка ИУПД.

Если в документе указано корректное количество, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) расхождения в ставке НДС: Ставка НДС принято: (ставка товара в приемке) ставка НДС СФ: (ставка товара в документе)

Причина:
Ставка товара в приемке отличается от ставки товара в документе.

Решение:
Создайте исправление к УПД (ИУПД), укажите в нем ставку по позиции из приемки. Также проверьте цену и итоговые суммы по позиции и документу.

Если в документе указана корректная ставка, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) отсутствует в документе поступления материала

Причина:
В документе присутствует товар, который не был принят сетью.

Решение:
Допустима отправка как исправление (ИУПД), так и корректировку (УКД). При отправке ИУПД полностью удалите позицию из документа.

Если фактически позиция была принята, но сеть прислала данное уведомление об уточнении, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Не совпадает сумма СФ без НДС В СФ: (сумма в документе) В накладной: (сумма в приемке)

Причина:
Суммы в приемке и в документе отличаются.

Решение:
Проверьте итоговые суммы в документе. Если они некорректны, создайте исправление (ИУПД).

Если суммы в документе корректны, но сеть прислала данное уведомление об уточнении, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Элемент ЦенаТов не содержит значения для позиции (номер позиции).

Причина:
По позиции не передана цена в документе.

Решение:
Создайте исправление (ИУПД) и заполните цену. Если отправляете возвратную палету в документе, не оставляйте поле «Цена» пустым, укажите значение «0».

Для функции ДОП недопустима ставка (ставка НДС)

Причина:
Сеть ожидает в УПД с функцией ДОП ставку «Без НДС».

Решение:
Создайте исправление (ИУПД), указав в нем ставку «Без НДС».

Номер или дата корректировки некорректны

Причины:

  • ИУПД отправлен без соблюдения последовательности порядкового номера. Например, когда сначала был отправлен ИУПД №4, а позднее ИУПД №1.
  • Не соблюдены требования к дате документа.

Для исправления воспользуйтесь одним из способов:

  1. Отправьте исправление (ИУПД) со следующим порядковым номером. Например, если ранее к исправляемому документу был отправлен ИУПД №4, отправьте ИУПД №5.
  2. Проверьте, что соблюдены требования:
    1. Дата ИУПД равна дате его отправки.
    2. Дата ИУПД больше или равна дате исправляемого документа.

Если ситуация нестандартная или все требования соблюдены, обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Дата УПД меньше даты подключения к УПД

Причина:
Указана дата документа меньше, чем дата подключения юридического лица торговой сети к ЭДО.

Решение:
Проверьте корректность даты документа. Если дата некорректна, отправьте ИУПД от текущей даты. Если дата корректна, обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru. Возможно, поставку необходимо будет закрыть бумажными документами.

Некорректная функция документа СЧФДОП / ДОП

Причина:
Документ отправлен с неверной функцией. Часто встречается после смены функции УПД, по которой работает поставщик с ТС.

Решение:
Создайте исправление (ИУПД), укажите функцию УПД, по которой вы работаете с сетью.

По общему регламенту сети, от поставщиков, работающих без НДС, сеть принимает УПД с функцией ДОП (Передаточный документ). От остальных поставщиков сеть принимает УПД СЧФДОП (Счет-фактура и передаточный документ).

В Диадоке сменить функцию можно на этапе создания исправления:

В веб-интерфейсе EDI сменить функцию можно при создании ИУПД (I-INVOIC) через мониторинг:

Как создать ИУПД в мониторинге, см. Отправка исправления на основе отправленного счета-фактуры.

Дата УПД позднее Приемки (дата приемки) более, чем на 5 дней

Причина:
В документе указана дата, которая больше даты приемки на 5 дней и более.

Решение:
Повторно отправьте документ с корректной датой. Дата документа не должна превышать дату приемки более, чем на 5 дней.

Если в течение 1-го дня сеть не отреагирует на новый документ, отправьте к нему исправление (ИУПД) от текущей даты.

Если сеть не подпишет документ, обратитесь за за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Дата исправления меньше даты СФ

Причина:
В ИУПД указана дата меньше, чем дата исправляемого документа. Например, когда ИУПД №1 от 15.11 отправлен к УПД №15 от 20.11.

Решение:
Исправительный документ (ИУПД) отправляется от текущей даты. Отправьте новый ИУПД со следующим порядковым номером от корректной даты.

Поставщик (SAP-код поставщика) не подлежит обработке в БЕ (юридическое лицо сети)

Причина:
Документ отправлен раньше даты подключения юридического лица торговой сети по ЭДО.

Решение:
Проверьте корректность даты документа. Если дата некорректна, отправьте ИУПД от текущей даты. Если дата корректна, обратитесь за за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru. Возможно, поставку необходимо будет закрыть бумажными документами.

Документ закупки (номер заказа) еще не деблокирован

Решение:
Обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.
Не заполнено обязательное поле «Номер ТТН Поставщика» и/или “Дата составления документа ТТН Поставщика". (информирование — не требует корректировки)

Причина:
В документе не заполнены поля «номер_ттн», «дата_ттн».

Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.

В дальнейшем эти поля будут обязательны для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать их рекомендуем уже сейчас.

Для передачи номера и даты товарно-транспортной накладной формируйте документы по соответствующей инструкции:

Приемка товара по данной поставке в магазине или РЦ Покупателя уже произведена. УПД необходимо формировать по Отгрузке (информирование — не требует корректировки)

Причина:
Документ отправлен после приемки. Сеть ожидает его до отправки приемки.

Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.

В дальнейшем отправка УПД (сообщение INVOIC) до поставки для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV), будет обязательной. Поэтому отправлять INVOIC до приемки рекомендуем уже сейчас.

Для своевременной отправки документов, формируйте их по соответствующей инструкции:

Не указана Дата окончания срока годности в поз. 1 (информирование — не требует корректировки)

Причина:
В документе не заполнено поле «окончание_срока_годности».

Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.

В дальнейшем это поле будет обязательным для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать его рекомендуем уже сейчас.

Для передачи окончания срока годности формируйте документы по соответствующей инструкции:

Количество в партии не заполнено в поз. 1 (информирование — не требует корректировки)

Причина:
В документе не заполнено поле «количество_в_партии».

Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.

В дальнейшем это поле будет обязательным для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать его рекомендуем уже сейчас.

Для передачи количества товара в партии формируйте документы по соответствующей инструкции:


edi

Подключите коннекторы в Контур.EDI

Массово подписывайте документы и выгружайте файлы в локальную папку

База знаний