Персонифицированные сведения о физлицах

С 2023 года для страхователей появился новый ежемесячный отчет — «Персонифицированные сведения о физических лицах» (форма по КНД 1151162). Он заменил ежемесячную форму отчетности «Сведения о застрахованных лицах» (СЗВ-М), которую работодатели сдавали в Пенсионный фонд.

Форма, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 №ЕД-7-11/878@. Это, по сути, сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам. Отчет состоит из титульного листа и части с персональными данными физлиц и сведениями о их доходах.

Содержание инструкции: 

Кто подает форму

Подают форму плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам:

• организации, в том числе иностранные, которые работают в России, и их обособленных подразделения;
• предприниматели;
• адвокаты, частные детективы, нотариусы и другие специалисты частной практики;
• главы КФХ;
• физлица без статуса ИП.

Если ИП не выплачивает доходы другим физлицам, отчет можно не сдавать.

На кого подают форму

Сведения подаются на всех застрахованных лиц, числившихся у работодателя в отчетном месяце:

• состоящих в трудовых отношениях (в том числе директоров – единственных учредителей);
• работающих по договорам ГПХ, включая уволившихся в отчетном периоде сотрудников;
• тех, у кого не было выплат (например, работниц в декретном отпуске).

Сведения о привлекаемых юридическими лицами и ИП плательщики налога на профессиональный доход (самозанятые) в отчете не отражаются.

Включать сотрудника в отчет нужно, даже если в отчетном периоде в его пользу не начисляли выплаты и вознаграждения. В этом случае строка 070 остается пустой.

Дата сдачи формы 

Согласно п. 7 статьи 431 НК РФ персонифицированные сведения о физических лицах ежемесячно предоставляются в налоговый орган не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.

В первый раз отчет необходимо сдать по итогам января 2023 года. Срок его представления сдвинут на 27.02.2023, так как 25 февраля приходится на выходной день.

Сроки сдачи на 2023 год:

Выбор налогового органа

Отчет предоставляется в налоговый орган:

• Организации — по месту своего нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений, которые имеют счет в банке и сами платят физлицам.
• ИП и физлица — по месту жительства.
• Обособленные подразделения, у которых есть отдельный расчетный счет, и они платят зарплату самостоятельно — по месту нахождения обособленного подразделения.

Порядок представления сведений

Порядок представления определяется по тем же правилам, что и для Расчета по страховым взносам (РСВ):

• Если численность получателей выплат за отчетный период превышает 10 человек, сдавать сведения нужно в электронном виде.
• Если получателей 10 или меньше, можно отчитываться на бумаге.

Титульный лист

Титульный лист содержит:

• ИНН, КПП. Указывать в соответствии со свидетельством о постановке на учет.
• Номер корректировки. Для первичных сведений — «0», для корректировок от «1» и так далее по порядку.
• Период представления отчета. Заполнять кодом из приложения №3 к Порядку.
• Отчетный год.
• Код налогового органа.
• Код места предоставления отчета. В поле «По месту нахождения (учета)» нужно указать код из приложения №4 к Порядку.
• Наименование организации, обособленного подразделения, ФИО физического лица.
• ОГРНИП, для ИП/ главы КФХ.
• Информация о реорганизации, ликвидации. Указывать код из приложения №2 к Порядку.

Персональные данные и сведения о выплатах

Раздел нужно заполнять на каждое застрахованное лицо, которое числилось в отчетном периоде. По физлицу нужно указать:

• ИНН.
• ФИО.
• СНИЛС.
• В строке 070 указывается сумма начисленных за месяц выплат, которые являются объектом для начисления страховых взносов, в том числе, необлагаемых. То есть включаются пособия, материальная помощь и подобные выплаты, но не включаются выплаты за аренду или продажу имущества.
  Если у застрахованного лица отсутствуют выплаты в отчетном месяце в строке 070 указывается прочерк в печатной форме и ноль (0) в электронном виде.
  Если деятельность в организации не ведется и выплат нет, в отчет надо включить директора-единственного учредителя с нулевыми выплатами (по аналогии с нулевым РСВ).

Корректировка формы

Исправить сведения можно до момента сдачи РСВ за отчетный период, в который попадает соответствующий месяц.

В уточненный отчет нужно включать только тех физлиц, данные по которым нужно изменить.

Как подать корректировку:

1. На титульном листе поставьте номер корректировки, отличный от «0».
2. В строке 010 в карточке сотрудника:
   • Поставьте отметку, если хотите аннулировать сведения. Например, подали информацию по ошибке.
   • Не заполняйте строку, если ошибка только в суммах выплат.
3. В строке 070:
   • Укажите корректную сумму, если ошибка была в сумме выплат.
   • Не указывайте суммы, если нужно аннулировать карточку.
4. Если ошибка была в ФИО или СНИЛС, аннулируйте карточку с ошибкой, создайте новую карточку с корректными данными.

Статьи по теме

Персонифицированные сведения о физических лицах: новый отчет с 2023 года