Письма

Чтобы обеспечить прием писем, необходимо отправить от каждой организации тестовое письмо в каждую ИФНС, с которой планируется работать.

Сервис позволяет отправлять в контролирующие органы:

• Письма, содержащие какую-либо информацию, вопрос, уточнение или разъяснение.
• Приложения к отчетности в виде вложений к письмам. Это могут быть отсканированные копии первичных документов, большие реестры, статьи баланса и т.д.

Отправка письма

Чтобы написать письмо, выполните следующие действия:

1. На главной странице нажмите «ФНС» → «Написать письмо». Откроется новое письмо.
   
   
2. Заполните поля:
   • «Отправитель».

     Изменить отправителя в режиме Обслуживающей бухгалтерии возможно, нажав на название текущей организации.

     
     
     

   • «Получатель».
     

     В справочнике отсутствуют коды ИФНС 0280, 0327, 1690, 2375, 2468, 2651, 3256, 3668, 3850, 3926, 5081, 5275, 5476, 5543, 5658, 5749, 5958, 6196, 6457, 6733, 7031, 7154, 7232, 7746, 7847, 9112. Эти инспекции являются центрами регистрации налогоплательщиков, поэтому в их адрес нельзя направлять письма.

     
     Чтобы отправить письмо сразу в несколько инспекций, последовательно вводите их коды или названия и выбирайте нужные из справочника.
     
     

   • «Тема». Если не заполнить вручную, тема сформируется автоматически в формате «Письмо от ДД ММ».

   • «Текст письма».

3. Добавьте вложение, нажав «Прикрепить файл».

   Согласно Приказу ФНС РФ от 22.11.2021 № ЕД-7-26/1011@ объем письма не должен превышать 5 МБ. Рекомендуем ограничить суммарный объем вложений до 5 МБ. Если файлы превышают этот лимит, уменьшите их размер, изменив формат или качество.

   Если в качестве вложения передается отсканированный документ, он должен соответствовать требованиям ФНС: 

   • Формат файла должен быть JPEG, TIFF, PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Document Spreadsheet, Open XML Word и Open XML Spreadsheet. Есть возможность загружать файлы в архиве.
   • Черно-белое изображение.
   • Разрешение не менее 150 и не более 300 точек на дюйм.
   • Использование 256 градаций серого цвета.
4. Нажмите «Подписать и отправить». Если какое-либо поле в письме не заполнено, появится сообщение об этом. Заполните поля и повторите отправку.

Поиск письма 

Чтобы найти отправленные и поступившие письма:

1. На главной странице нажмите «ФНС» → «Все письма». Откроется список всех писем.

   Полужирным шрифтом выделены непрочитанные письма.

   
2. Укажите дополнительные условия поиска в левой части страницы: код контролирующего органа, период отправки.
3. Нажмите «Найти документы».

Чтобы просмотреть процесс документооборота, нажмите на его название.

Документооборот

После отправки письма налогоплательщик получает следующие документы:

1. «Подтверждение даты отправки» — электронный документ, формируемый оператором электронного документооборота, содержащий данные о дате и времени отправки письма. Направляется каждому участнику документооборота: налогоплательщику или его представителю и налоговому органу.
2. По результатам загрузки письма в приемном комплексе налогового органа формируются:
   • «Извещение о получении» — электронный документ, подтверждающий факт получения письма налоговым органом. При его поступлении документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки письма налоговым органом.
   • «Сообщение об ошибке» — электронный документ, формируемый налоговым органом, содержащий информацию об ошибках. Если он поступил, значит документооборот прекращается. Необходимо исправить указанные в сообщении ошибки и повторно отправить письмо.
3. Налоговый орган регистрирует письмо и готовит на него ответ, если он требуется, или формирует «Уведомление об отказе» с указанием причин отказа. При поступлении «Уведомления об отказе» документооборот прекращается. Необходимо исправить указанные в уведомлении ошибки и повторно отправить письмо.

Сохранение, печать письма и документов

Чтобы сохранить или напечатать письмо или документы:

1. Нажмите «ФНС» → «Все письма».
2. В списке найдите нужное письмо.
3. Откройте его, нажав на название.
4. На странице передачи письма:
   • Чтобы сохранить или напечатать какой-либо документ, нажмите на его название. Например, «Извещение о получении».
   • Чтобы распечатать только письмо, нажмите «Напечатать».
   • Чтобы скачать письмо в формате PDF, нажмите «Скачать PDF».
   • Чтобы сохранить письмо, вложение, описание письма и электронную подпись вложения, нажмите «Скачать все».