Инструкции для бухгалтера

Чтобы воспользоваться возможностью передавать ЗПЭД и УПУП руководителю на подпись, выполните следующие действия:

Настройка дистанционного подписания
Подключение к ЭДО с СФР

Настройка дистанционного подписания

На главной странице сервиса откройте раздел «Реквизиты и настройки» → «Руководители».

Далее действуйте в зависимости от наличия данных о руководителе в списке:

Руководитель добавлен

Откройте карточку руководителя, нажав на строку с его ФИО в списке.
В поле «Дистанционное подписание» выберите возможность:
- «Доверенности и подключение к ЭДО» — позволяет бесплатно передать на подпись ЗПЭД, УПУП и МЧД ФСС. Активируется на 7 дней. Если руководитель не успеет за это время подписать документы, настройку можно будет включить повторно.
- «Отчеты, сверки и другие документы» — дает возможность передавать на подпись и другие документы, которые отправляются через Экстерн. При выборе этого параметра «Доверенности и подключение к ЭДО» включится автоматически.
  
  Данная настройка доступна при подключении модификатора «Дистанционное подписание отчетности».
  
  Чтобы подключить сервис, перейдите в раздел «Реквизиты и настройки» → «Управление тарифом» или оставьте заявку на сайте.
  
  При выборе любой из возможностей может появиться сообщение «Для организации уже подключено дистанционное подписание другому руководителю». В этом случае удалите у одного из пользователей указанную организацию или отключите первому пользователю дистанционное подписание. Только один руководитель организации может подписывать отчетность дистанционно.
Если во время включения дистанционного подписания в карточке руководителя нет зеленой галочки в поле «Доступ в Кабинет клиента», значит он не завершил регистрацию в Кабинете клиента. В таком случае дополнительно ничего делать не нужно. Настройка включится после окончания регистрации.
Если вы включили дистанционное подписание уже после регистрации руководителя в Кабинете клиента, ему будет отправлено письмо со ссылкой на дополнительную настройку: проверку компьютера и установку необходимых программ для подписания. Подробнее об этом читайте в инструкции для руководителя.

Когда руководитель завершит регистрацию в Кабинете клиента, в документах появится кнопка «Отправить на подпись».

Отправьте руководителю ссылку на инструкции, как ему дистанционно подписать ЗПЭД и УПУП.

Руководителя нет в списке

Нажмите «Добавить».
Заполните поля «Фамилия», «Имя», «Электронная почта».
В поле «Дистанционное подписание» выберите возможности:
- «Доверенности и подключение к ЭДО» — позволяет бесплатно передать на подпись ЗПЭД, УПУП и МЧД ФСС. Включается на 7 дней. Если руководитель не успеет за это время подписать документы, настройку можно будет включить повторно.
- «Отчеты, сверки и другие документы» — дает возможность передавать на подпись и другие документы, которые отправляются через Экстерн. При выборе этого параметра «Доверенности и подключение к ЭДО» включится автоматически.
  
  Данная настройка доступна при подключении модификатора «Дистанционное подписание отчетности».
  
  Чтобы подключить сервис, перейдите в раздел «Реквизиты и настройки» → «Управление тарифом» или оставьте заявку на сайте.
Нажмите «Далее».
Выберите организацию руководителя.

Если у руководителя несколько организаций, отметьте каждую из них в списке.
Нажмите «Добавить руководителя».
Если у вас не открылось окно «Хранение документов в расшифрованном виде», переходите к пункту 8.
Если данное окно появилось, нажмите «Включить»:
- Если в разделе «Дополнительные настройки» не выбран параметр «Хранить все расшифрованные документы», хранение документов в расшифрованном виде для указанных организаций не включится.
  
  При необходимости включите хранение документов в расшифрованном виде по инструкции.
- Если в разделе «Дополнительные настройки» выбран параметр «Хранить все расшифрованные документы», данная возможность активируется для указанных организаций.
  
  Чтобы отключить настройку для организаций руководителя, на главной странице сервиса перейдите в раздел «Организации», выберите нужную организацию и в блоке «Хранение документов» отключите «Хранить в расшифрованном виде».
  
  Подробнее о хранении документов в расшифрованном виде читайте в инструкции.
Появится уведомление о добавлении руководителя.

Руководителю по указанному адресу электронной почты поступит письмо для регистрации в системе.
Когда в списке в колонке «Доступ в Кабинет» напротив добавленного руководителя появится , вы можете передать ЗПЭД, УПУП и МЧД ФСС ему на подписание.

Подключение к ЭДО с СФР

Чтобы отчитываться за организацию в СФР, нужно отправить в контролирующий орган форму «Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД)». Если планируете отчитываться через уполномоченного представителя, после приема ЗПЭД отправьте Уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП). Обе формы нужно подписать сертификатом руководителя.

ЗПЭД

Перейдите во вкладку «СФР» → «Подключение к СФР» → «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту (ЗПЭД)» или по ссылке.
Проверьте код УПФР и СНИЛС (для ИП) в разделе «Сведения о страхователе». При необходимости дополните или исправьте.
Если отсутствуют другие сведения, заполните в разделе «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика».
Проверьте ФИО и должность в разделе «Заявление подписывает». При необходимости исправьте данные в разделе «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика».
Когда заявление будет готово, нажмите «Отправить на подпись».
Руководитель получит письмо со ссылкой на заявление.
Раздел с заявлением закроется. В разделе «Регистрация в ПФР» откроется сообщение «Документ передан на подпись».

Если появится сообщение об ошибке, перезагрузите страницу через минуту и отправьте заявление на подпись еще раз.

Когда ЗПЭД будет принят, можно отправить УПУП, чтобы отчитываться через уполномоченного представителя. Вы можете проверить отправку заявления руководителем в разделе «ПФР» → «Регистрация в ПФР» → «Отправленные». Для этого нажмите «Поиск по документам», выберите фильтр «Все пользователи» и нажмите «Найти» — отобразятся заявления, отправленные руководителем. Если у вас несколько пользователей, сделать это сможет только администратор.

УПУП

Перейдите в меню «СФР» → «Подключение к СФР» → «Уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП)» или по ссылке.
Чтобы передать уведомление на подпись руководителю, достаточно после заполнения нажать кнопку «Перейти к отправке».
Когда сервис закончит проверку уведомления, нажмите «Перейти к отправке», а затем — «Отправить на подпись».
Текущая вкладка закроется и вы увидите сообщение «Документ передан на подпись».Если появится сообщение об ошибке, перезагрузите страницу через минуту и отправьте уведомление на подпись еще раз.

После нажатия на кнопку «Отправить на подпись» руководителю поступит письмо со ссылкой на подписание документа. Вы можете проверить отправку черновика руководителем в разделе «ПФР» → «Регистрация в ПФР» → «Отправленные». Для этого нажмите «Поиск по документам», выберите фильтр «Все пользователи» и нажмите «Найти» — отобразятся заявления, отправленные руководителем. Если у вас несколько пользователей, сделать это сможет только администратор.

Если нет кнопки «Отправить на подпись»

Проверьте, что для нужной организации добавлен руководитель в разделе «Реквизиты и настройки» → «Руководители».
Проверьте, что в карточке пользователя включен переключатель «Доверенности и подключение к ЭДО», и в поле «→Доступ в Кабинет клиента» написано «Руководитель может войти в сервис». Подробнее читайте выше в инструкции «Настройка дистанционного подписания».

Права доступа руководителя, если включить «Доверенности и подключение к ЭДО»

Руководитель организации:

видит документы только своей организации;
не имеет доступа к списку других организаций, а также к лишним настройкам учетной записи;
может подписывать и отправлять только МЧД ФСС, ЗПЭД и УПУП;
видит главную страницу Экстерна в упрощенном виде.