Отправка отчетов

Заполнение, проверка и отправка

Чтобы заполнить отчет в Экстерне, выполните следующее:

  1. На главной странице нажмите «ПФР» «Создать новый».
  2. Выберите нужный отчет.
  3. Проверьте отчетный период. При необходимости выберите другой.
  4. Выберите данные для отчета: из черновика, из учета или пустой.
    Если отчет за выбранный период уже создан, появится сообщение об этом. Нажмите «Редактировать его».
  5. Нажмите «Создать». Открывается форма отчета.
  6. Заполните отчет. 
  7. Нажмите «Проверить».
    • Если обнаружены ошибки, исправьте их. Для этого нажмите на ссылку протокола проверки «Check ПФР» и посмотрите, какие ошибки найдены. Вернитесь на страницу с результатами проверки и нажмите «Редактировать». Отредактируйте отчет, снова сформируйте и проверьте.
    • Если найдены предупреждения, проверьте их. Предупреждения носят рекомендательный характер и допустимы в представляемых отчетных документах. Отчеты, в которых обнаружены только предупреждения, могут быть отправлены в ПФР.
  8. Для отправки нажмите «Отправить в ПФР».

    Созданный отчет можно отправить позже. Он будет отображаться в списке отчетов в работе (пункт «ПФР» → «Отчеты в работе»).

    Почему может быть не доступна кнопка «Отправить в ПФР»

    — Некорректный набор пачек в отчете. Проверьте корректность формирования отчета
    — Закончился пакет документов. Проверьте, какой способ оплаты выбран у организации, за которую отправляете отчет. Для этого в меню «Организации» откройте карточку организации. Как посмотреть остаток документов и подключить пакеты, читайте в инструкции Пакеты документов.
    — Сотрудники не выбраны галочками в отчет, кроме отчета СЗВ-М.
    Если ничего не помогло, пройдите диагностику и выполните рекомендуемые настройки. Затем обновите страницу.

  9. Отчет будет отправлен через 10 минут.

Загрузка и отправка готового отчета

  1. На главной странице нажмите «ПФР» «Загрузить из файла».
  2. Нажмите «Добавить файлы».
  3. В открывшемся окне выберите подготовленные файлы отчетности. При необходимости выберите приложения к отчету. Нажмите «Открыть». 

    Одновременно можно загрузить несколько файлов, если:

    • Организация в файлах совпадает с организацией, выбранной в системе.
    • Отчетный период и регистрационный номер ПФР во всех пачках совпадают.
    • Файлы могут быть отправлены в ПФР одним пакетом.

  4. Файлы добавляются в систему. На странице отображается список добавленных файлов.

    Если при добавлении файлов возникли ошибки, исправьте их и заново загрузите.
  5. Нажмите «Загрузить и отправить».
  6. Ознакомьтесь с результатами проверки.
    • Если обнаружены ошибки, нажмите на ссылку протокола проверки и посмотрите, какие ошибки найдены. Исправьте их здесь же в Экстерне (кнопка «Редактировать») или в программе, в который были подготовлены файлы отчета.
    • Если в отчете обнаружены предупреждения, нажмите на ссылку протокола проверки и прочитайте предупреждения. Они носят рекомендательный характер и допустимы в представляемых отчетных документах. Отчеты, в которых обнаружены только предупреждения, могут быть отправлены в ПФР, для этого нажмите «Перейти к отправке».
    • Если нет ни ошибок, ни предупреждений, документ готов к отправке. Нажмите «Перейти к отправке».
  7. Чтобы отправить отчет, нажмите «Отправить в ПФР».

Отчет будет отправлен через 10 минут.

Отправленные отчеты ПФР

Все отправленные отчеты находятся в разделе «ПФР»  «Отправленные».

Чтобы в списке отправленных быстро находить отчеты, используйте поиск по отчетам.

Выберите параметры отчета и нажмите «Найти». Сервис найдет и покажет отчеты, которые соответствуют выбранным фильтрам.

Чтобы вернуться к полному списку отправленных отчетов, нажмите «Отменить поиск».

Значки в списке отправленных отчетов

Значок 

  • Отчет отправлен в ПФР.
  • Получено подтверждение о получении. Подтверждение о получении должно поступить в течение 2-х рабочих дней после отправки.

Значок 

Отчет принят в ПФР. Для всех отчетов, кроме СЗВ-ТД, это означает, что поступил положительный протокол контроля. Он должен поступить в течение 4-х рабочих дней дней после отправки отчета. Чтобы ознакомиться с документооборотом по отчету:

  1. Откройте документооборот, нажав на строку с названием отчета.
  2. Нажмите на статус отчета.
  3. Просмотрите детализацию поступивших по отчету документов.

Значок 

Отчет принят частично. Означает, отчет принят не полностью (принята только часть сотрудников). Просмотрите протокол и исправьте информацию по сотрудникам, которые не приняты. Для этого:

  1. Откройте документооборот, нажав на строку с названием отчета.
  2. Нажмите «Информация об ошибках».
  3. Ознакомьтесь с информацией об ошибках.
  4. Нажмите «Исправить ошибки».

Значок 

  • Отчет не принят в ПФР. На отчеты, кроме СЗВ-ТД, поступил отрицательный протокол контроля.  Он должен поступить в течение 4-х рабочих дней после отправки отчета. Ознакомьтесь с ошибками и исправьте их:
    1. Откройте документооборот, нажав на строку с названием отчета.
    2. Нажмите «Информация об ошибках».
    3. Ознакомьтесь с информацией об ошибках.
    4. Нажмите «Исправить ошибки».
  • При отправке или получении отчета произошла техническая ошибка.

Печать и сохранение отправленного отчета

  1. Перейдите в раздел «ПФР» → «Отправленные».
  2. Найдите и откройте отчет.
  3. Нажмите на статус отчета.
  4. В открывшемся документообороте:
    • Чтобы распечатать отчет, нажмите  .
    • Чтобы сохранить отчет на компьютер, нажмите  → выберите формат файла: PDF или XML.

Сохранение всего пакета документооборота

  1. Перейдите в раздел «ПФР» → «Отправленные».
  2. Найдите и откройте отчет.
  3. Нажмите «Скачать все архивом».

    Весь пакет документооборота сохранится на компьютер.

Сохранение, просмотр протокола и приложений к нему

Перейдите в раздел «ПФР» → «Отправленные» → откройте документооборот по отчету, нажав на строку с его названием.

Нажмите на статус отчета.

Далее действуйте в зависимости от типа документа, который нужно сохранить и просмотреть:

Протокол проверки

Просмотр протокола

  1. Нажмите «Протокол проверки».

  2. Откроется предпросмотр содержания протокола.

Сохранение протокола

  1. Нажмите «Протокол проверки».

  2. Нажмите  .

  3. Выберите формат файла: PDF или XML.

Приложение к протоколу

Просмотр приложения

  1. Нажмите «Приложение к протоколу».
  2. Откроется предпросмотр содержания файла приложения.

Сохранение приложения

  1. Нажмите «Приложение к протоколу».
  2. Нажмите  .

  3. Выберите формат файла.

    Если поступило несколько приложений, сохраните каждое из них.


База знаний