Раздел «Сотрудники»

В разделе «Сотрудники» отображается список сотрудников организации. По умолчанию в нем показываются только работающие сотрудники. Как просмотреть список сотрудников с другим статусом, читайте ниже.

Чтобы открыть раздел, на главной странице нажмите «Сотрудники».

В разделе «Сотрудники» можно:

Добавить сотрудника

Добавление сотрудника в раздел происходит вручную или автоматически.

Автоматически

Экстерн автоматически подтягивает данные сотрудников в раздел «Сотрудники» при отправке СЗВ-ТД, ЕФС-1 и Сведений о застрахованном лице.

Вручную

Вручную добавить сотрудника в раздел можно одним из способов:

• В самом разделе. Для этого:
  1. На главной странице нажмите «Сотрудники».
  2. Нажмите «Создать».
     
     
  3. Заполните данные сотрудника. Обязательные поля Экстерн выделяет. Если оставить эти поля пустыми, карточку сотрудника добавить в раздел не получится.
     
  4. Нажмите «Создать». Сформируется карточка. Она автоматически попадет в справочник сотрудников, и ее можно добавлять в отчеты. Подробнее об этом читайте в инструкции.
     

     Если нажать «Отменить», карточка закроется без сохранения данных.

• В отчете. Для этого:
  1. Откройте для редактирования отчет, в котором есть работа с сотрудниками. Например, РСВ, ЕФС-1, Персонифицированные сведения о физических лицах, 6-НДФЛ.
  2. Сформируйте карточку сотрудника.
  3. Нажмите «Сохранить данные в справочник сотрудников».
     
     

Заполнить карточку сотрудника

Данные в карточке сотрудника сгруппированы на вкладках «Основная информация», «Банковские реквизиты» и «Трудовая деятельность».

Основная информация

Во вкладке находятся данные о ФИО, СНИЛС, ИНН, поле, дате рождения, адресе, гражданстве, документе удостоверяющем личность, контактная информация.

Банковские реквизиты

Здесь можно  можно указать банковские данные: информацию о банковском счете, банковской карте, либо данные организации, через которую сотрудник получает пособия.

Трудовая деятельность

Содержит информацию о заявлениях и мероприятиях по сотруднику. По этим мероприятиям сервис определяет статус сотрудника: работает или уволен. Если нужно изменить статус сотрудника в сервисе, можно сделать это вручную по инструкции.

Посмотреть, в рамках какого отчета было направлено мероприятие по сотруднику

1. Нажмите на мероприятие.
2. Экстерн откроет страницу документооборота нужного отчета.
   
   

Отправить или отредактировать еще неотправленное мероприятие

1. Нажмите на мероприятие.
2. По ссылке перейдите в черновик отчета.
   
   
3. Отправьте отчет или отредактируйте и отправьте.

Информация в карточке сохраняется автоматически.

Просмотреть или отредактировать карточку сотрудника

1. Нажмите на ФИО сотрудника в списке. Откроется его карточка.
2. Просмотрите данные сотрудника на вкладках «Основная информация», «Банковские реквизиты» и «Трудовая деятельность». При необходимости измените их. 
   
   
3. Информация в карточке сохранится автоматически.

   Убедитесь, что в карточке сотрудника не осталось полей, выделенных красным цветом. Сервис сохраняет только поля, заполненные без ошибок.

Отфильтровать список сотрудников по статусу

1. Нажмите «Статус».
2. Выберите необходимый статус. В зависимости от статуса отобразятся:
   • Все — и работающие, и уволенные сотрудники.
   • Работает — работающие сотрудники.
   • Уволен — уволенные сотрудники.
     
     

Изменить статус

1. Нажмите на ФИО сотрудника в списке. Откроется его карточка.
2. Нажмите на статус сотрудника.
   
   
3. Выберите необходимый статус:
   • Работает.
   • Уволен. Если сотрудник уволен, укажите дату увольнения.
     
     

Удалить сотрудника

1. Нажмите на ФИО сотрудника в списке. Откроется его карточка.
2. Нажмите «Удалить».
   
   
3. Подтвердите удаление карточки сотрудника, нажав «Подтвердить» в открывшемся окне.
   
   
4. При необходимости отмените удаление, нажав в появившемся уведомлении «Отменить». Это можно сделать в течение 7 секунд после удаления.