Раздел «Сотрудники»
В разделе «Сотрудники» отображается список сотрудников организации. По умолчанию в нем показываются только работающие сотрудники. Как просмотреть список сотрудников с другим статусом, читайте ниже.
Чтобы открыть раздел, на главной странице нажмите «Сотрудники».
В разделе «Сотрудники» можно:
Добавить сотрудника
Добавление сотрудника в раздел происходит вручную или автоматически.
Автоматически
Экстерн автоматически подтягивает данные сотрудников в раздел «Сотрудники» при отправке СЗВ-ТД, ЕФС-1 и Сведений о застрахованном лице.
Автоматическое сохранение при отправке Сведений о застрахованном лице работает с 13.07.2022. Если вы передавали форму ранее, информация о сотрудниках из нее не попала в раздел.
Вручную
Вручную добавить сотрудника в раздел можно одним из способов:
- В самом разделе. Для этого:
- На главной странице нажмите «Сотрудники».
- Нажмите «Создать».
- Заполните данные сотрудника. Обязательные поля Экстерн выделяет
. Если оставить эти поля пустыми, карточку сотрудника добавить в раздел не получится.
- Нажмите «Создать». Сформируется карточка. Она автоматически попадет в справочник сотрудников, и ее можно добавлять в отчеты. Подробнее об этом читайте в инструкции.
Если нажать «Отменить», карточка закроется без сохранения данных.
- В отчете. Для этого:
- Откройте для редактирования отчет, в котором есть работа с сотрудниками. Например, РСВ, ЕФС-1, Персонифицированные сведения о физических лицах, 6-НДФЛ.
- Сформируйте карточку сотрудника.
- Нажмите «Сохранить данные в справочник сотрудников».
Заполнить карточку сотрудника
Данные в карточке сотрудника сгруппированы на вкладках «Основная информация», «Банковские реквизиты» и «Трудовая деятельность».
Содержит информацию о заявлениях и мероприятиях по сотруднику. По этим мероприятиям сервис определяет статус сотрудника: работает или уволен. Если нужно изменить статус сотрудника в сервисе, можно сделать это вручную по инструкции.
Посмотреть, в рамках какого отчета было направлено мероприятие по сотруднику
- Нажмите на мероприятие.
- Экстерн откроет страницу документооборота нужного отчета.
Отправить или отредактировать еще неотправленное мероприятие
- Нажмите на мероприятие.
- По ссылке перейдите в черновик отчета.
- Отправьте отчет или отредактируйте и отправьте.
Информация в карточке сохраняется автоматически.
Просмотреть или отредактировать карточку сотрудника
- Нажмите на ФИО сотрудника в списке. Откроется его карточка.
- Просмотрите данные сотрудника на вкладках «Основная информация», «Банковские реквизиты» и «Трудовая деятельность». При необходимости измените их.
- Информация в карточке сохранится автоматически.
Убедитесь, что в карточке сотрудника не осталось полей, выделенных красным цветом. Сервис сохраняет только поля, заполненные без ошибок.
Отфильтровать список сотрудников по статусу
- Нажмите «Статус».
- Выберите необходимый статус. В зависимости от статуса отобразятся:
- Все — и работающие, и уволенные сотрудники.
- Работает — работающие сотрудники.
- Уволен — уволенные сотрудники.
Изменить статус
- Нажмите на ФИО сотрудника в списке. Откроется его карточка.
- Нажмите на статус сотрудника.
- Выберите необходимый статус:
- Работает.
- Уволен. Если сотрудник уволен, укажите дату увольнения.
Удалить сотрудника
Убедитесь, что сотрудника, которого вы планируете удалить, не нужно подавать в отчетах. Возможно, достаточно указать дату его увольнения, чтобы он не отображался в списке работающих сотрудников.
- Нажмите на ФИО сотрудника в списке. Откроется его карточка.
- Нажмите «Удалить».
- Подтвердите удаление карточки сотрудника, нажав «Подтвердить» в открывшемся окне.
- При необходимости отмените удаление, нажав в появившемся уведомлении «Отменить». Это можно сделать в течение 7 секунд после удаления.