Работа с поставками
Поставка — факт передачи товара от поставщика покупателю. В сервис загружается пакет документов по поставке. В него входит один или несколько первичных документов, на основании которых формируется реестр: ТОРГ-12, Акты, УПД. Также в поставку могут входить дополнительные документы (счета-фактуры, RECADV), неформализованные документы, исправления и корректировки.
Если поставщик и покупатель обмениваются документами с помощью системы электронного документооборота (например, Диадок), можно загружать документы в Факторинг автоматически. Для этого подключите интеграцию, подробнее об этом читайте в статье Общие настройки.
Если договор поставки, к которому относятся эти документы, привязан к двум договорам факторинга, то для этих документов договор поставки не будет указан. В этом случае укажите договор вручную.
Из Диадока автоматически загружаются документы со статусами:
- Документооборот завершен.
- Подписан.
- Подписан контрагентом.
- Подписан с разногласием.
- Аннулирован.
- Требует уточнения.
Если поставщик и покупатель не обмениваются документами через систему ЭДО, то документы нужно добавить в сервис вручную.
У поставщика и покупателя поставки находятся на вкладках «В работе», «На финансировании» и «Архив». Поставка переходит на вкладку «На финансировании» при выполнении одного из следующих условий:
- поставка включена в реестр;
- в договоре указано, что работа ведется без реестров и без подтверждений;
- поставка подтверждена, когда по договору работа ведется без реестров и с подтверждением поставки.
Фактор видит только поставки на финансировании.
Фактор может просматривать и скачивать включенные в реестр документы по поставкам только после отправки реестра поставщиком.
Если работа в сервисе не подразумевает формирование реестров, фактор может просматривать и скачивать документы после их загрузки в сервис и определения для них договора поставки и договора факторинга.
Чтобы посмотреть все параметры поставки, откройте ее карточку. Для этого нажмите на область поставки.
Карточка показывает общую сумму уступки, сумму поставки, подтвержденную сумму поставки (если поставка подтверждена), подтвержденную дату оплаты (если покупатель указал ее в подтверждении), период отсрочки.
Как отследить изменения в поставке
Сервис покажет, если в поставке произошли изменения. Например, документ обновился, или пришло исправление/корректировка, или документ аннулировали в системе ЭДО. Если такая поставка с изменениями еще не включена в реестр, у нее будет статус «Обновленная поставка». Чтобы документы в реестре стали актуальными, поставщик должен удалить или отклонить реестр, затем сформировать его заново.
Скачивание документов и подписанных подтверждений
Документы из системы ЭДО можно скачать. Поставщику или покупателю для этого нужно зайти в карточку поставки и нажать на значок
.
Можно скачать сам документ и сертификаты подписантов. Сертификат покупателя может отсутствовать, если документ подписывается только одной стороной. Сертификат скачивается в виде файла формата *.cer. Название файла начинается с S, если скачивается сертификат поставщика, и с B — если сертификат покупателя.
Документы, загруженные вручную, скачать нельзя, их можно только переместить или удалить.
Также можно скачать файлы по всей поставке целиком, если они были загружены из ЭДО. Для этого выделите флажками нужные поставки и нажмите на кнопку «Скачать».
Поставки, добавленные вручную, скачать нельзя.
Архивы документов из системы ЭДО содержат xml-титулы продавца, покупателя, печатные формы, протоколы передачи и файлы подписей. Участники документооборота в Факторинге могут скачивать и просматривать (без возможности редактировать) документы только своей организации.
Выгрузка списком
- Чтобы выгрузить все поставки, нажмите «Выгрузить список» → «В Excel». Здесь можно выбрать поля, которые попадут в выгрузку.
В выгрузку включаются все документы всех поставок со всех страниц. Выгрузка содержит больше информации, чем в перечне поставок. Она включает суммы уступки, периоды отсрочки, дата и время подписания документов (ЭДО) и т.д.
Если перед этим был использован поиск, выгружаются все найденные поставки. - Чтобы выгрузить подписанные подтверждения, нажмите «Выгрузить список» → «Подписанные подтверждения». Выберите диапазон дат, в которые были подписаны подтверждения.
Сервис создает архив с папками для подтверждения и подписи по каждой поставке, а также общий список подтверждений.
Поиск документов
Чтобы найти нужный документ, нажмите ссылку «Поиск» в правом верхнем углу. Выберите контрагента, фактора, тип и статус документа из раскрывающихся списков, укажите остальные параметры и нажмите «Найти».
Каким образом работает поиск:
- Контрагент/фактор — начните вводить ИНН или название и выберите нужную организацию в появившемся списке. Будут найдены все поставки с указанным контрагентом/фактором.
- № договора — можно указать номер договора факторинга или поставки. В результатах поиска будут показаны и номера, частично совпадающие с введенным значением.
- Тип документа/статус документа — Будут найдены все поставки с указанным значением.
- № документа - в результатах поиска будут показаны и номера, частично совпадающие с введенным номером документа.
- Дата документа/начала или окончания отсрочки/дата загрузки — если указан период, поиск идет по всем датам, входящим в этот период (включая начальную и конечную дату).
Будет показаны все поставки, в которых находится подходящий документ.
Архив поставок
Если какая-то поставка потеряла актуальность, ее можно перенести на вкладку «Архив». Сделать это можно только со вкладки «В работе».
Архивировать поставку может как поставщик, так и покупатель. Если один из них перенес поставку в архив, у другого она тоже переместится в архив.
При появлении обновлений (добавление или аннулирование документа, удаление/отклонение реестра) поставка обновится, но останется в архиве.
Чтобы архивировать поставку, выделите ее флажком и нажмите кнопку «Убрать в архив».
Поставку можно вернуть из архива. Для этого выделите ее флажком и нажмите кнопку «Вернуть в работу».
