Единые требования к кадровым электронным документам

С 1 марта 2023 года вступает в силу Приказ № 578н о требованиях к составу и формату документов, связанных с работой и оформляемых в электронном виде без дублирования на бумаге. Согласно приказу, такие документы должны быть сформированы согласно единым требованиям. Теперь при загрузке документа необходимо выбирать подходящий к нему формализованный тип документа.

Мы подготовили статью, в которой расскажем про новые требования и изменения, которые появятся в сервисе КЭДО с 1 марта 2023 г.

На какие документы распространяются требования

Под требования попадают только кадровые электронные документы, которые не дублируются на бумаге.

В перечне от Минтруда они распределены на группы по темам: прием на работу, рабочее время и время отдыха, материальная ответственность, оплата и охрана труда и другие. Также предусмотрен тип документа «Иные документы» под кодом 12.999. Он предназначен для документов, которые не удалось отнести к перечисленным в Приказе конкретным типам. 

Кадровые документы, созданные до 1 марта 2023 года, переделывать в соответствии с требованиями не нужно.

Также не попадают под требования и документы, которые в принципе нельзя перевести в электронный вид:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы об увольнении;
• журналы инструктажей по охране труда.

Отдельно отметим, что Минтруд пока не дал разъяснений, будут ли какие-то штрафы за нарушения требований. Отдельных документов, регламентирующих эти нарушения, нет. 

Изменения в составе и форматах

По новым требованиям, кадровый электронный документ в обязательном порядке должен включать в себя три составляющие: 

• Файл в формате PDF-A/1A — основная часть, отражающая содержание документа. 
• Файл в формате XML — описание документа в структурированном виде. Формируется после того, как работодатель и сотрудник подпишут основную часть. В XML фиксируется вся информация о документе.
• Файлы в формате в SGN — файлы электронных подписей под документом. Это обязательный элемент, если под документом была поставлена усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Если при подписании использовали простую электронную подпись (ПЭП), то отдельный файл не формируется, а проставляется отметка о подписании документа в описании XML. 

Также есть необязательные элементы, которые могут по необходимости включаться в состав кадрового документа:

• Приложение к основной части. Формат допускается любой — текст, таблица, изображение. Если приложение входит в PDF-A с основной частью, на документе ставится только одна подпись. Если основная часть и приложение в разных форматах, их подписывают по отдельности.
• Машиночитаемая доверенность (МЧД) в формате XML. Необходима, если документ подписывает уполномоченный сотрудник. 

Важно! Приложения к основной части и МЧД В КЭДО пока не поддерживаются.

Изменения в КЭДО

Появятся формализованные типы документов

В разделе «Тип документа» автоматически появятся все формализованные типы документов по перечню из Приказа № 578н. При загрузке каждого кадрового документа в систему или при выборе шаблона нужно будет обязательно выбирать формализованный тип документа из справочника. 

Пошаговая инструкция по работе с документами описана в статье Работа с формализованными документами в веб-сервисе.

Справочник типов документов можно настраивать через техническую поддержку. Специалисты технической поддержки помогут скрыть ненужные формализованные типы документов, которые не используются в вашей организации. Также можно будет добавить формализованный тип документов «12.999. Иные документы» с вашим уникальным названием. 

Для формализованных документов шаг маршрута «Лист ознакомления» станет недоступен 

Шаг маршрута «Лист ознакомления» будет недоступен для формализованных кадровых документов. Согласно рекомендациям Минтруда, при ознакомлении с документом каждый сотрудник должен индивидуально подписать документ. Через лист ознакомления этого сделать не получится. В будущем появится функциональность, которая упростит процесс массового ознакомления.      

Как теперь работать с документами на ознакомление:

Шаг 1. Отправьте основной документ на подпись ответственному лицу с указанием типа формализованного документа.  

Шаг 2. Сформируйте формализованный документ об ознакомлении и отправьте его сотруднику на подписание через шаг маршрута «Подписант». Документ об ознакомлении каждый сотрудник должен подписать индивидуально. Сразу нескольких сотрудников добавлять в маршрут нельзя. 

Рассмотрим на примере: 

Шаг 1. Кадровый специалист отправляет основной формализованный документ типа «02.025 Правила внутреннего трудового распорядка» на подпись ответственному. Документ подписывает генеральный директор.

Шаг 2. Кадровый специалист отправляет каждому сотруднику по отдельности документ типа «02.026 Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка» через шаг маршрута «Подписант».