Пользователь с правами кадровика (администратора) может создавать шаблоны документов с разметкой, чтобы упростить их заполнение для сотрудников, либо воспользоваться уже готовыми шаблонами в разделе «Шаблоны документов» ниже.
В разделе «Шаблоны» можно создать несколько разделов для более удобной работы с шаблонами. Для этого нажмите «Добавить раздел» и введите название раздела.
Шаблон документа можно разметить с помощью тегов. При подготовке документа в КЭДО на месте тега появится значение выбранного реквизита (например, должность сотрудника).
Откройте шаблон документа, который используется в организации, в редакторе Word. Файл должен иметь расширение.docx и размер не более 10 Мб.
Скопируйте из статьи Теги нужные теги и вставьте их в шаблон. Можно использовать теги из справочника или придумать свои по описанным в этой статье правилам.
Загрузите подготовленный файл.
Заполните название шаблона и выберите раздел.
После загрузки шаблона он сохранится в виде черновика в раздел «Другие документы». Рядовые сотрудники без доступа к управлению шаблонами черновики не видят. Можно вернуться к черновику позже и отредактировать его перед публикацией.
В поле «Подсказка» можно оставить текст по умолчанию или заполнить его своей инструкцией. Эту подсказку будут видеть сотрудники при заполнении документа по шаблону.
Это поле не может быть пустым. Если случайно удалили текст по умолчанию и нужно его вернуть, нажмите «Вернуть значение по умолчанию».
В разделе «Настройка тегов» настройте поля, чтобы сотрудники допускали меньше ошибок при заполнении. Для этого выберите:
Тип данных. Эта настройка влияет на то, какой тип данных сотрудник сможет указать в этом поле. Для тегов, которые автоматически заполняются данными из КЭДО, возможности изменить тип данных нет. Например, по тегу {СотрудникФИО} тип данных всегда «Сотрудник».
Возможные типы:
Строка и текст — числовое или текстовое значение. Максимальная длина строки — 300 символов, текста — 20 000 символов.
Дробное число — десятичная дробь. Максимальная длина целой части — 12 цифр, дробной части — 3 цифры.
Число — числовое значение. Максимальная длина — 20 цифр.
Дата — выбирается из календаря. В документ дата подставится в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Сотрудник — значение выбирается из списка сотрудников. Должность сотрудника —подставляется должность сотрудника. Если у сотрудника несколько должностей, ему нужно выбрать одну. Можно выбрать, что будет отображаться в сформированном документе: только должность или должность с подразделением, к которому она относится. Например, Менеджер по персоналу или Менеджер по персоналу Кадрового отдела.
Падеж. Для некоторых тегов можно настроить падеж, в котором нужно склонять текст:
Тег с типом данных «Сотрудник».
Теги {СотрудникДолжность} и {СотрудникПодразделение}.
Тег с типом данных «Строка», если он не заполняется автоматически.
Условия:
Доступно для заполнения — условие применяется только к полям с автоматическим заполнением данных из КЭДО. Отметьте это условие, чтобы сотрудник смог отредактировать значение, которое подставит сервис.
Обязательное — отметьте условие, если сотрудник должен обязательно заполнить это поле. Документ от имени сотрудника — условие доступно только для тегов с типом данных «Сотрудник». Отметьте его, если нужно подтянуть ФИО сотрудника в название документа. Подробнее читайте в подразделе Название документа из шаблона.
Для тех полей, которые заполняются сотрудниками, можно задавать собственные наименования, чтобы облегчить заполнение.
Например, в шаблоне заявления на отпуск поле «ДатаНачала» можно назвать «Дата начала отпуска».
Изменение наименований доступно только сотрудникам с доступом «Управление шаблонами».
Нажмите «Создать шаблон».
Шаблон появится в нужном разделе. Его можно скачать, отредактировать или удалить. Для этого наведите курсор на строку шаблона и нажмите нужный значок.
Сотрудники смогут в дальнейшем воспользоваться этим шаблоном.
Готовые шаблоны
Можно использовать уже готовые шаблоны самых распространенных заявлений:
Больше шаблонов можно найти в банке документовФедеральной службы по труду и занятости.
Видимость шаблонов
По умолчанию все шаблоны видны всем сотрудникам. Администратор может ограничить доступ к отдельным шаблонам или разделам шаблонов. Также видимость можно настроить при создании нового шаблона.
Сотрудникам с правом доступа «Управление шаблонами» всегда будут видны все шаблоны независимо от настроек видимости.
Чтобы настроить видимость:
В разделе «Шаблоны» отметьте нужные шаблоны или разделы с ними.
Также видимость для отдельного шаблона можно настроить при его редактировании.
Продублируйте настройки из шаблона или подберите их вручную.
Можно выбрать уже существующий шаблон, чтобы использовать его настройки видимости. Для этого нажмите «Выбрать шаблон» и укажите нужный шаблон в списке. После этого дальнейшие настройки остаются доступными.
Чтобы вручную подобрать настройки, укажите нужный вариант:
Видно всем. Выбранные шаблоны будут видны всем сотрудникам.
Видно группе сотрудников. Нажмите «Настроить», чтобы добавить участников, которые будут видеть шаблон.
Можно указать как отдельных сотрудников, так и подразделение или должность. Тогда шаблон будет доступен всем сотрудникам подразделения или занимающим выбранную должность в подразделении.
Обратите внимание, что при выборе подразделения выделяются только должности в этом подразделении. Дочерние подразделения и должности в них нужно отмечать вручную.
Нажмите «Применить».
У шаблонов с настроенной видимостью появится отметка.
Если в дальнейшем выбрать для настройки видимости шаблон с уже настроенной видимостью, его настройки появятся в окне настройки. Их можно будет проверить и при необходимости изменить. Тогда не нужно будет снова вручную выбирать сотрудников.
Чтобы посмотреть настройки видимости шаблона, отметьте его и нажмите кнопку «Настроить видимость». В окне справа появится та же информация, что при первичной настройке.
Название документа, созданного из шаблона
По умолчанию название документа, созданного из шаблона, состоит из названия шаблона и ФИО отправителя. Его можно изменить перед отправкой: использовать ФИО другого сотрудника или ввести свое название.
Как поменять ФИО сотрудника
Шаблон можно настроить так, чтобы в названии документов использовалось имя другого сотрудника. Для этого:
Загрузите новый шаблон или нажмите , чтобы отредактировать уже существующий.
При настройке тегов поставьте отметку «Документ от имени сотрудника» у тега сотрудника, чье имя нужно указать в названии. Условие доступно только для тегов с типом данных «Сотрудник» и может стоять только у одного тега. Чтобы изменить выбор, снимите отметку и поставьте ее заново у нужного тега.
Это условие влияет только на название документов. В тегах с автозаполнением отобразятся данные отправителя.
Нажмите «Сохранить».
ФИО сотрудника по этому тегу будет использоваться во всех документах, сформированных из этого шаблона.
Чтобы указать имя конкретного сотрудника, при создании документа в поле «ФИО сотрудника» выберите сотрудника из списка и нажмите «Сформировать». ФИО выбранного сотрудника появится в названии документа.
Как ввести свое название
Сформируйте документ из шаблона.
В поле «Название»нажмите «Переименовать».
Введите новое название. Название файла не может быть пустым или состоять только из расширения. Если удалить расширение, оно вернется автоматически.
Нажмите «Сохранить».
Название изменится только для этого документа. При создании нового документа из этого шаблона будет использоваться название по умолчанию.
Запустите КЭДО в вашей компании
Подписывайте кадровые документы электронно: трудовые договоры, отпуска, авансовые отчеты, ЛНА, приказы и прочие документы с сотрудниками.
