Управление шаблонами

Пользователь с правами кадровика (администратора) может создавать шаблоны документов с разметкой, чтобы упростить их заполнение для сотрудников, либо воспользоваться уже готовыми шаблонами в разделе «Шаблоны документов» ниже.

В разделе «Шаблоны» можно создать несколько разделов для более удобной работы с шаблонами. Для этого нажмите «+ Добавить раздел» и введите название раздела.

Подготовка шаблона

Шаблон документа можно разметить с помощью тегов. При подготовке документа в КЭДО на месте тега появится значение выбранного реквизита (например, должность сотрудника).

  1. Откройте шаблон документа, который используется в организации, в редакторе Word. Файл должен иметь расширение.docx и размер не более 10 Мб.
  2. Скопируйте из статьи Теги нужные теги и вставьте их в шаблон. Можно использовать теги из справочника или придумать свои по описанным в этой статье правилам.
  3. Сохраните этот документ (Пример размеченного шаблона.docx).
  4. Зайдите в сервис КЭДО → «Шаблоны».
  5. Нажмите «Загрузить шаблон».
  6. Загрузите подготовленный файл. 
    Заполните название шаблона и выберите раздел.

    После загрузки шаблона он сохранится в виде черновика в раздел «Другие документы». Рядовые сотрудники без доступа к управлению шаблонами черновики не видят. Можно вернуться к черновику позже и отредактировать его перед публикацией.

  7. Выберите тип документа из раскрывающегося списка.
  8. В разделе «Настройка тегов» настройте поля, чтобы сотрудники допускали меньше ошибок при заполнении. Для этого выберите:
    • Тип данных. Эта настройка влияет на то, какой тип данных сотрудник сможет указать в этом поле. Для тегов, которые автоматически заполняются данными из КЭДО, возможности изменить тип данных нет. Например, по тегу {СотрудникФИО} тип данных всегда «Строка».
      Возможные типы:
      Число — числовое значение. 
      Строка — числовое или текстовое значение.Дробное число — десятичная дробь.
      Дата — выбирается из календаря. В документ дата подставится в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
    • Условия:
      Доступно для заполнения. Отметьте это условие, чтобы сотрудник смог отредактировать значение в поле. Условие можно применить только к полям с автоматическим заполнением данных из КЭДО.Обязательное. Отметьте условие, если сотрудник должен обязательно заполнить это поле.
  9. Нажмите «Создать шаблон».

Шаблон появится в нужном разделе. Его можно скачать или удалить.
Сотрудники смогут в дальнейшем воспользоваться этим шаблоном.

Шаблоны документов

Можно использовать уже готовые шаблоны самых распространенных заявлений: