25.07.2023 Удаление документов

В КЭДО появилась возможность удалять документы. Она пригодится в случае, если нужно скрыть ошибочные, тестовые или отклоненные документы из списка всех документов в сервисе.

Удалить документ можно на любом этапе маршрута, с любым статусом обработки. Удаленные документы хранятся в разделе «Удалённые» и их всегда можно восстановить.

Права на удаление документов

Удалить документ могут только сотрудники с доступом «Удаление документов». Включить сотруднику право на удаление документов может администратор в карточке сотрудника в разделе «Доступы».

В дальнейшем право на удаление смогут выдать администраторы КЭДО. Если вам нужно такое право, обратитесь к своему администратору КЭДО.

Удаление документа

У сотрудников с правом на удаление документов, а с доступом ко всем документам организации в меню КЭДО появился новый раздел «Удалённые».

Для поиска документов используйте поиск по наименованию документа или фильтр, нажав на значок .

Документы можно отфильтровать по нужному участнику, его роли в документообороте, дате создания документа.

Откройте документ, который требуется удалить, и нажмите «Удалить».

При необходимости напишите комментарий к удалению и нажмите «Удалить»:

Чтобы удалить отправленный пакет документов, потребуется открыть каждый документ по отдельности и удалить документы по очереди.

Сотрудник, удаливший документ, будет видеть всю историю документооборота, превью документа, а также сможет скачать документ и архивы с детализацией документооборота. В маршруте документа будет указан инициатор удаления, дата и время удаления и комментарий. В протоколе документооборота факт удаления не отражается. 

Сотрудник, который участвовал в документообороте, но без прав на удаление, сможет открыть удаленный документ только по прямой ссылке или по ссылке из письма-уведомления об удалении. При открытии документа сотрудник увидит ограниченную информацию. Превью документа будет недоступно, будет указано единственное событие по документу — дата и время удаления, ФИО инициатора удаления и комментарий, если он есть.

Сотрудник с доступом ко всем документам организации сможет найти удаленные документы в разделе «Удалённые». При открытии документа он также увидит ограниченную информацию. 

Восстановление удаленного документа

Если по какой-то причине документ нужно вернуть в раздел «Документы» и сделать его доступным всем участникам маршрута, откройте документ и нажмите ссылку «Восстановить».

Можно указать комментарий к восстановлению.

После восстановления документ вернется в раздел «Документы» и пропадет из раздела «Удалённые». В истории отобразится факт восстановления с комментарием, если он был указан.

Уведомления

После удаления или восстановления документа отправляется уведомление по тому каналу, который указан в карточке сотрудника (смс или электронная почта). 

Уведомление получат участники документооборота, которые уже обработали документ, а также активный участник, от которого ожидалось какое-либо действие на момент удаления.

Если в маршруте были участники, до которых документ еще не дошел по маршруту, они уведомление не получат.

Пример письма:

Работа через API КЭДО

Сценарии удаления и восстановления документов доступны и в API КЭДО:

• Добавлены новые команды в методы по изменению документа.
• В ленте процессов и документов добавлена публикация событий об удалении и восстановлении.
• В модели документа появилась история удаления и текущий статус удаления.