Начальные остатки

Если предприятие только зарегистрировано и начинает свою деятельность, вводить начальные остатки не нужно.

Но если организация уже давно ведет деятельность, а работать в «Экстерне для малого бизнеса» начинаете только в этом году, для корректного учета нужно внести начальные остатки.

Информация о начальных остатках организации содержится в её бухгалтерском учёте. Бухгалтерский учет — это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательств организации и их изменениях путём сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций. 

Организации должны вести бухгалтерский учет с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации.  ИП от ведения бухгалтерского учета освобождены — Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Один из основных регистров бухгалтерского учета — это оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ). Она предназначена для контроля операций и остатков по счетам бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности (вкладка «Бухгалтерский учет» → «ОСВ»).

Срез данных по остаткам счетов ОСВ на 31 декабря 20ХХ года, это начальные остатки организации на 1 января следующего года.

Данные по начальным остаткам можно заполнить следующими способами:

2. Загрузить из файла Excel, CSV, TXT (только данные по товарам)

Из файла можно загрузить только данные по 41 счету — т. е. по товарам.

Заранее подготовьте файл в формате Excel, CSV или TXT. В файле должны быть указаны: номенклатурное название товара, ставка НДС (если есть), количество и стоимость. Также можно добавить страну происхождения, номер таможенной декларации, комментарий. Размер файла не должен быть больше 10 Мб. Количество строк не должно быть больше 2000.

Чтобы загрузить начальные остатки из файла:

1. Выберите  пункт «Реквизиты и настройки» → «Начальные остатки».
   
2. На открывшейся странице нажмите на ссылку «Загрузить товары из Excel».
   
3. В открывшемся окне выберите подготовленный файл — кнопка  «Выбрать и загрузить файл».
   
4. Нажмите «Добавить».
   После загрузки данных откроется окно с таблицей «Добавление товаров». Установите названия столбцов, нажав «Выбрать» в каждом из них.
   
5. После выбора названий для всех столбцов нажмите «Добавить».
   
6. Дождитесь окончания загрузки данных — сервис не только загружает начальные остатки, но и создает карточки товаров. Не закрывайте страницу, пока идет загрузка!
   

7. После окончания загрузки товары из файла отобразятся на 41 счете. Проверьте данные. Если необходимо, откорректируйте их прямо на странице с начальными остатками. Итоговые суммы актива и пассива должны совпадать. Иначе сохранить данные будет невозможно.
   
8. Нажмите «Сохранить» в самом низу страницы.

Товары из файла будут добавлены в справочник номенклатуры: вкладка «Справочники» → «Номенклатура».

В карточке таких товаров отображаются все данные, которые были заполнены в загруженном файле.

При заполнении остатков обратите внимание, чтобы актив был равен пассиву. Актив и пассив — это две составляющие баланса.
В активах отражаются основные средства, товары, материалы, деньги, все долги заказчиков и поставщиков перед вами.
В пассиве отражаются источники формирования ваших активов, например уставный капитал или долги перед бюджетом, поставщиками, сотрудниками по зарплате.

Пример:

На момент регистрации организации из пассивов только уставный капитал, а из активов деньги, потому что уставный капитал был внесен деньгами. 

Тогда актив (деньги) — 1 000 у. е., пассив (уставный капитал) — 1000 у. е. Актив равен пассиву.

Далее предприятие приобретает материалы на сумму 50 у. е., т. е. платит деньги.  Активы уже разделяются на две группы — деньги 950 и материалы 50, а пассив остается без изменений. Но актив по прежнему равен пассиву. Если они не равны, значит при вводе остатков или в учете где-то ошибка. Нужно найти её и исправить.

Так происходит, потому что бухучет ведется «принципом двойной записи», одна и та же сумма записывается сразу и в графу актива, и в графу пассива.