Заполнение 6‑НДФЛ с 2023 года

Декларация заполняется в соответствии с Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@.

В «Экстерне для малого бизнеса» декларация заполняется полностью автоматически. Остается только проверить правильность заполнения:

Титульный лист

Большая часть данных в титульном листе заполняется из «Реквизитов организации», указанных в сервисе.

Раздел 1

Данные об обязательствах налогового агента

Строка 010

По каждому КБК формируется отдельный раздел. Если КБК несколько, то для каждого создается отдельный раздел. Все разделы отображаются на панели слева.

Строка 020

Указывается сумма значений из строк 021, 022, 023, 024.

Строки 021, 022, 023, 024

Указываются общие суммы удержанного налога при всех выплатах за период к первому, второму или третьему сроку. Сумма по четвертому сроку заполняется только в отчете за год.

В 2023 году НДФЛ рассчитывается с каждой выплаты, в том числе и с аванса. При определении, к какому периоду отнести выплату, сервис ориентируется на следующие даты:

  • для межрасчетных разовых выплат (например, матпомощи) — указывается при добавлении выплаты (карточка сотрудника → вкладка «Расчет» → кнопка «+ Начисления и удержания» → «Материальная помощь»),
  • для отпускных — на последнем шаге расчета (карточка сотрудника → вкладка «Отпуска и командировки» → кнопка «+ Отпуска и командировки»),
  • для аванса — в разделе «Зарплата и кадры» → «Авансы»,
  • для оставшейся зарплаты за месяц — на странице с настройками начисления зарплаты (пункт «Реквизиты и настройки» → «Настройки» → блок «Начисление зарплаты»).

Строки 030, 031, 032

Строки заполняются, если в отчетном периоде был возврат НДФЛ сотрудникам.

Строка 030 — общая сумма возвращенного налога по всем сотрудникам;

Строка 031 — даты возврата налога;

Строка 032 — суммы возврата налога по всем сотрудникам за период.

Значение в строке 030 должно быть равно сумме значений строк 032.

Раздел 2

Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц

По каждому КБК формируется отдельный раздел. Если КБК несколько, то для каждого создается отдельный раздел. Все разделы отображаются на панели слева.

При проверке заполненных данных учитывайте, что в 2023 году начисленный доход и налог с него признается в том месяце, в котором произошла фактическая выплата этого дохода и удержание налога. Например, если зарплата за март выплачена в апреле, то никакие показатели по ней (доход,  вычеты, исчисленный и удержанный налог) не должны попасть в отчет за 1 квартал. Они будут только в отчете за полугодие.

Расчет строки 110, Раздел 2

В строку 110 попадают суммы дохода, полученного за период: квартал, полугодие, 9 месяцев или год (1 января по 31 марта, по 30 июня, по 30 сентября, по 31 декабря соответственно).

Чтобы проверить правильность значения в строке 110:

  1. Сложите суммы зарплаты за первый и второй месяцы квартала + аванс за третий месяц. А начиная со второго квартала добавьте в расчет часть зарплаты, начисленную в третьем месяце предыдущего квартала, но выплаченную в текущем. Чтобы просмотреть суммы:
    1. Выбрите пункт «Реквизиты и настройки» → «Настройки» и в блоке «Начисление зарплаты» проверьте дату выплаты зарплаты и аванса, чтобы понять, в каком месяце совершается выплата.
    2. В разделе «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → «Начисления» посмотрите суммы зарплаты и аванса, выплата которых попадает в отчетный период.
  2. В разделе «Зарплата и кадры» → «Данные для 6-НДФЛ» выберите период, следующий за отчетным.
  3. Проверьте, есть ли там выплаты, которые совершены за период прошлого квартала, но не попадают в раздел 1. Если такие выплаты есть, прибавьте их к суммам зарплаты и аванса (см. шаг 1).

Пример расчета строки 110

За первый квартал 2023 года:

  1. В строке 110 указана сумма: 34 758,50 руб.
  2. В настройках в блоке «Начисление зарплаты» указано, что зарплата выплачивается в следующем месяце. Значит сумма зарплаты за март в расчет строки не попадает.
  3. В разделе «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → «Начисления» за январь и февраль сумму начислений — по 10 000 руб. в месяц.
  4. В разделе «Зарплата и кадры» → «Авансы» за март сумма начислений — 5 000 руб.
  5. В разделе «Зарплата и кадры» → «Данные для 6-НДФЛ» выберираем период, следующий за отчетным — полугодие.
  6. Видим сумму отпускных, которые были выданы 27.03.2023. Сумма налога с этой выплаты не попадет в раздел 1 в отчете за 1 квартал, но сумма дохода (сумма отпускных) должна попасть в 110 строку. 
  7. В разделе «Зарплата и кадры»→ «Зарплата» → «Начисления» устанавливаем период «Март 2023» и видим сумму начисленных отпускных — 9 758,50 руб.
  8. Складываем суммы зарплат, аванса и отпускных: 10 000 + 10 000 + 5 000 + 9 758,50 = 34 758,50 руб. Эта же сумма указана в строке 110 (см. шаг 1).

Список справок (заполняется в конце года)

Раздел «Список справок» заполняется только в отчете за год или при ликвидации.

В списке отображаются данные по сотрудникам, получившим доходы в отчетном периоде. В годовом отчете данные заполняются автоматически из раздела «Зарплата и кадры». Если вы заполняете 6-НДФЛ при ликвидации организации,  укажите информацию по сотрудникам вручную.  

Если одному из сотрудников выплаты не осуществлялись весь год, то уберите галочку рядом с его ФИО в списке справок. Ситуация возможна, когда сотрудник находился весь год в отпуске без содержания.

Где посмотреть данные, которые попадают в Раздел 1

В сервисе есть расшифровка расчета данных для Раздела 1: вкладка «Зарплата и кадры» → «Данные для 6-НДФЛ». 

Выберите отчетный период и, если есть обособленные подразделения, выберите подразделение, за которое сдаете 6-НДФЛ. В таблице отобразятся данные, которые попадут в Раздел 1 отчета 6-НДФЛ.

Нужно ли сдавать пустой отчет 6-НДФЛ

Если компания в отчетном периоде не выплачивала зарплату, не производила выплат физлицам и не удерживала НДФЛ, то сдавать отчет 6-НДФЛ она не обязана, поскольку не является налоговым агентом.

Но, поскольку за непредставление отчета возможен штраф и блокировка счета, то для подстраховки мы рекомендуем таким компаниям предоставлять в ИФНС пустой отчет 6-НДФЛ либо письмо в произвольной форме о причинах непредоставления отчета (не велась деятельность, не начислялась зарплата и т.п.). При создании отчета убедитесь, что титульный лист заполнен, а в Разделах 1 и 2 везде указаны нули — поля автоматически заполняются данными из сервиса.


База знаний