Договор

В «Экстерне для малого бизнеса» есть возможность отслеживать исполнение обязательств с контрагентом в рамках отдельного договора. Для этого во всех платежных и отгрузочных документах, относящихся к данному договору, нужно указывать этот договор. Подробнее см. в статье Учет в разрезе отдельного договора.

В сервисе можно создать исходящий или входящий договор.

Как создать

Создать договор можно несколькими способами:

на вкладке «Документы» нажмите на кнопку «+Добавить» и выберите «Входящий договор» или «Исходящий договор».
На вкладке «Документы» → «Продажи» или «Покупки» → кнопка «Договор».

Как заполнить

При заполнении договора:

Прикрепить сканы — нажмите на кнопку и выберите сканы или фото договора, чтобы загрузить их в сервис. Сканы можно будет всегда открыть в сервисе, напечатать или скачать.
Тип договора — выберите нужный вариант из раскрывающегося списка (оказание услуг, подряда, поставки и т.д.).
Шаблон договора — выберите, какой шаблон использовать: уже готовый шаблон от «Экстерна для малого бизнеса» или свой собственный шаблон (ссылка «добавьте новый шаблон»). Как добавить свой шаблон в сервис см. в статье Шаблоны договора.
№ документа — укажите номер договора.
Дата — автоматически указывается текущее число.
Срок действия (предусмотрено не во всех видах договора) — заполните даты срока действия договора.
Исполнитель и заказчик / поставщик и покупатель — в первом поле указывается ваша организация. Во втором поле значение выбирается из справочника. Для этого начните вводить в поле название или ИНН контрагента и выберите нужного в появившемся списке. Если контрагента в списке ещё нет, добавьте его, нажав на кнопку “+ Добавить” и заполнив карточку контрагента.
Расчётный счёт — автоматически заполняется из реквизитов организации.
Основание — заполняется вручную. Заполненный текст используется при отправке электронного акта через Диадок.
Фактурная часть — строки с указанием товаров, услуг, работ заполняется из справочников. В поле «Название» начните вводить название товара/работы/услуги и выберите его из появившегося списка. Если в справочнике нет такого товара/услуги/работы, то напишите название номенклатуры и нажмите «+ Добавить». После этого укажите количество и цену.
Условия оплаты (предусмотрено не во всех видах договора) — выберите из раскрывающегося списка есть аванс или нет.

Как распечатать, скачать, отправить договор

Входящий договор можно распечатать и скачать, если при его создании были загружены сканы или фото договора. Для этого на странице договора нажмите «Прикреплено: 1 шт» и в открывшемся окне нажмите «Напечатать» или «Скачать».

Скачать печатную форму исходящего договора можно:

Из договора:
1. в нижней правой части договора нажмите на кнопку «Печать и отправка».
2. На открывшейся вкладке нажмите на соответствующую кнопку.
На вкладке «Документы»:
1. Перейдите на вкладку «Документы».
2. Отметьте галочками документы, которые нужно скачать.
  
  Одновременно можно скачать не более 10 документов.
3. Нажмите на кнопку PDF или Word . Можно дополнительно добавить подпись и печать на документ, если они загружены в настройках организации (как добавить печать и подпись, см. в статье Печать, логотип, подпись).
4. Подождите, пока сервис сформируется архив с документами. Если у каких-то документов нет печатной формы, появится уведомление.