Шаблоны документов

При создании документов можно добавлять шаблоны, по которым будет формироваться их печатный вариант. Такая возможность предусмотрена для актов, счетов и договоров оказания услуг, подряда и поставки. Шаблон выбирается при создании документа.

Чтобы такая возможность появилась, нужно добавить файл шаблона в сервис. Шаблон составляется с использованием специальных слов, которые потом автоматически заменяются данными из сервиса.

Добавление шаблона в сервис состоит из двух этапов:

Этап 1

Создание файла с шаблоном

  1. Откройте файл своего документа, на основе которого будет создаваться шаблон.

    Файл договора должен быть обязательно в формате *.docx.


    Или воспользуйтесь нашими готовыми шаблонами: 

  2. Скачайте файл со списком специальных слов (скачать файл). Специальные слова вставляются в шаблон на место тех данных, которые нужно подтягивать из сервиса.
  3. Если вы воспользовались нашими готовыми шаблонами, то в них уже вставлены специальные слова. Проверьте их и при необходимости добавьте недостающие или уберите лишние.
    Если вы используете свой документ, вставьте в него специальные слова. Например, вместо номера договора вставьте , а вместо даты договора вставьте.

    Тогда при создании договора вместо  в печатной форме будет подставляться значение поля «Исходящий договор №», а вместо  — значение из поля «Срок договора». 

    На что обратить внимание при работе со специальными словами
    • слово  ставится в том месте, где в печатной форме договора должна быть таблица товаров, услуг или работ;

      Название

      Ед. изм.

      Кол-во

      Цена, руб.

      НДС

      Всего с учетом

      НДС, руб.

      1

      Антоновские яблоки свежие

      кг

      50

      43,00

      18%

      2 537,00

      Итого

       

      2 537,00

    • Если такая таблица в договоре не нужна, специальное слово не используется в шаблоне.
    • слово  используется в том случае, когда оплата по договору осуществляется частями. Данное слово настраивается в зависимости от значения процента.  Подставляемые суммы оплаты будут рассчитываться исходя из указанного значения в специальном слове.  Например: авансовый платеж составляет 60% от суммы договора, где сумма договора равна 1000 ₽. В шаблоне нужно указать , тогда в печатной форме документа подставится 600 ₽.
  4. После внесения всех необходимых спец. слов сохраните файл.

Этап 2

Загрузка шаблона в сервис

  1. Выберите раздел «Документы» → Шаблоны».
  2. Нажмите на кнопку «+ Добавить шаблон» и выберите нужный документ.
     
  3. В открывшемся окне введите название нового шаблона и загрузите файл, созданный на этапе 1 — перетащите его в окно или загрузите с помощью ссылки «Загрузите». 

  4. Если загружаете шаблон договора, то выберите тип договора.

  5. Нажмите «Сохранить».

Шаблон добавлен. Он отобразится в списке шаблонов. 


База знаний