Общие вопросы по ЭТрН

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из перевозочных документов, который переведен в электронный вид. Документ подтверждает факт перевозки груза. Работать с ЭТрН в режиме реального времени могут все участники цепочки поставок: грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик. Они подписывают ЭТрН квалифицированной электронной подписью (КЭП). Также водители и кладовщики могут использовать простую электронную подпись (ПЭП), чтобы зафиксировать факт приема-передачи груза.

ЭТрН состоит из четырех обязательных титулов (разделов). Их подписывают в строгой последовательности от первого к четвертому. Первые два титула подписывают грузоотправитель и перевозчик на погрузке, следующие два — грузополучатель и перевозчик на выгрузке.

• Первый титул оформляет и подписывает грузоотправитель. Он заполняет информацию о сторонах перевозки, условиях договора, водителе, грузе и сопроводительных документах.
• Второй титул подписывает перевозчик на приеме груза. На этом этапе он может внести замечания по погрузке.
• Третий титул подписывает получатель груза. Он заполняет сведения о приеме товара от перевозчика и состоянии груза.
• Четвертый титул подписывает перевозчик при сдаче груза. Перед подписанием он может внести замечания по выгрузке.

Также существуют четыре опциональных титула: пятый и шестой фиксируют стоимость перевозки, седьмой — факт переадресации, восьмой — замену водителя или транспортного средства.

Участники перевозки работают с ЭТрН в системах операторов электронных перевозочных документов (ЭПД). Операторы отправляют каждый подписанный титул в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). А Минцифры, ГИБДД, ФНС и Росавтотранс имеют доступ ко всей информации, которая поступает в ГИС ЭПД:

• дата и время создания ЭТрН, ее номер;
• участники перевозки, их персональные данные;
• наименование груза, включая сопроводительные документы;
• дата, время приема и выдачи груза;
• данные о транспортном средстве;
• стоимость услуг перевозки и другие сведения.

Транспортную накладную оформляют для сопровождения автомобильных грузовых коммерческих перевозок. Если компания перевозит груз собственным транспортом, то документ не создают.

Сценарий, по которым подписывают документ, определен постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931 и настройками сервиса, в котором участники грузоперевозок оформляют ЭТрН.

Самый простой алгоритм такой:

1. Грузоотправитель создает ЭТрН в учетной системе или веб-интерфейсе, подписывает свой титул квалифицированной электронной подписью (КЭП).
2. Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП).
3. Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП.
4. Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
5. Водитель подтверждает передачу груза ПЭП.
6. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Провайдер передает каждый подписанный титул и КЭП в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Участники перевозки смогут просматривать и скачивать из сервиса провайдера оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.

• Грузоотправитель или склад ответственного хранения, действующий по его поручению, заполняет и подписывает ЭТрН при погрузке.
• Грузополучатель фиксирует сведения по приемке груза.
• Перевозчик подтверждает прием, сдачу груза и может добавлять в ЭТрН свои замечания и оговорки. Также перевозчик заполняет ЭТрН в случае переадресации, смены водителя или транспортного средства, фиксации стоимости перевозки.
• Грузоотправитель — подтверждает стоимость перевозки.

Электронная транспортная накладная состоит из четырех обязательных файлов обмена (они же титулы или разделы) и четырех опциональных. Все титулы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Кто, на каком этапе подписывает раздел ЭТрН и какую информацию содержит титул, см. в таблице:

Все титулы ЭТрН должны быть заверены КЭП ответственного лица. Водители и кладовщики также могут участвовать в документообороте — добавлять замечания и заверять их простой электронной подписью (ПЭП), согласно п. 110 постановления Правительства № 2116.

В сервисе Логистика можно подписывать титулы с использованием ПЭП и КЭП по двум сценариям сдачи-приемки груза: с предварительным согласованием ЭТрН кладовщиком и водителем, и без такового.

Водитель должен предъявлять инспекторам ГИБДД и Ространснадзора транспортную накладную в виде:

• бумажного экземпляра,
• QR-кода электронной транспортной накладной.

Сотрудники ГИБДД и Ространснадзора могут проверять электронные накладные с помощью служебных планшетов. Либо сделать запрос в ГИС ЭПД по госномеру транспортного средства и номеру водительского удостоверения.

Исправления в ЭТрН могут быть инициированы участниками процесса или оператором ГИС ЭПД. Если инициатива исходит от оператора, то исправить документ нужно в течение 5 дней.

ФНС России утвердила формат электронной транспортной накладной в приказе от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. В соответствии с форматом, каждый титул состоит из подразделов. Информацию некоторых подразделов (ключевых полей) изменять нельзя:

Технология роуминга находится в разработке. Запуск роумингового обмена планируется в 2023 году. Пока все участники перевозки должны быть подключены к одному оператору.

ФНС интересуют документы только по завершенной перевозке, когда подписан последний титул перевозчика о сдаче груза. Также налоговой может быть интересен опциональный титул стоимости грузоотправителя, так как на его основании делают проводки по бухучету.

ФНС может потребовать документ у организации напрямую. Пока налоговая принимает накладную на бумаге или в формате печатной формы ЭТрН — pdf-файла с синим штампом провайдера.

ГИБДД видит ЭТрН в связке с транспортным средством и водителем после того, как грузоотправитель и перевозчик подпишут свои титулы на погрузке. 

ГИБДД не видит ЭТрН в связке с транспортным средством и водителем после того, как грузополучатель и перевозчик подпишут титулы на выгрузке. 

Если была частичная приемка или отказ в приемке груза, ГИБДД снова видит ЭТрН после оформления перевозчиком титула переадресации.

Есть несколько вариантов подписания:

• Вручную в веб-версии или интеграционном решении.
• Настроить автоматическое подписание ЭТрН без участия пользователя в модуле для 1С Логистики.
• Настроить автоподписание ЭТрН без участия пользователя с помощью коннектора.

QR-код содержит зашифрованный набор сведений из ЭТрН — данные о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, адресе погрузки и выгрузке, а также информацию о грузе, транспортном средстве и водителе.

Данные по документу в виде QR-кода и по прямому доступу в ГИС ЭПД обновляются после подписания накладной КЭП:

• титула перевозчика на приемке груза,
• титула переадресации, в том числе после частичной приемки или отказа в приемке грузополучателем,
• титула эстафеты.

Ожидается, что в 2023 году российские участники рынка будут использовать электронные транспортные накладные на добровольной основе. В 2024 году Минтранс планирует вводить отраслевой императив.

ГИС ЭПД — это государственная информационная система электронных перевозочных документов. Эта система развернута на стороне Минтранса России и собирает в себе все электронные перевозочные документы России, включая транспортные накладные.

Ее создали для того, чтобы ГИБДД, Минтранс, ФНС могли контролировать процессы перевозки. Каждая ЭТрН передается в ГИС ЭПД вместе с файлом электронной подписи после того, как участник подписывает свой титул КЭП.