Товароучетная инвентаризация

Если инвентаризируете товар с помощью ТСД (терминала сбора данных) или мобильного приложения, вы можете загрузить данные о фактических остатках в сервис.

Есть две страницы для загрузки файла: список инвентаризаций и черновик инвентаризации.

Для загрузки файла в список инвентаризаций:

1. Откройте раздел «Документы» → «Инвентаризация» → «Товарный учет» или «Документы» → «Инвентаризация» в зависимости от вашего тарифа.
2. Нажмите «Загрузить файл».
   

Для загрузки файла в черновик инвентаризации:

1. Откройте черновик инвентаризации или создайте его, нажав на кнопку «Добавить».
2. В окне инвентаризации нажмите «Загрузить файл».
   

Подготовьте файл 

Откроется первый шаг загрузки товаров для инвентаризации, где вы можете скачать шаблон файла и ознакомиться с требованиями к его заполнению. Нажмите «Продолжить» для перехода на следующий шаг.

Скачайте файл с ТСД или мобильного приложения и сохраните на свой компьютер.

Образец таблицы можно посмотреть в шаблоне. Подойдет файл формата Excel, CSV или TXT, объемом до 10 Мб и не более 10 000 строк. В качестве разделителя между полями используйте только точку с запятой.

Как заполнять файл для загрузки

• В первый столбец таблицы поместите штрихкоды товаров, это обязательное поле.
• Во втором столбце укажите количество товаров, это необязательное поле. Для штучных товаров число должно быть целым, для весовых может быть с запятой. Если количество не указано, это поле в черновике инвентаризации останется пустым, вы сможете заполнить его в Контур.Маркете.

В каких случаях данные не загрузятся в Маркет

• Вы загружаете данные об услуге или блюде.
• Нет штрихкода или он неверный (должно быть 8, 12 или 13 цифр).
• Штрихкода нет в вашем каталоге Контур.Маркета или он в архиве.
• Указано дробное количество у товаров с единицами измерения: шт, упак, компл, пар, набор.

Загрузите заполненный файл на следующем шаге

Перетащите файл в окно загрузки или выберите его с помощью кнопки «Выбрать и загрузить файл».

Укажите названия столбцов в таблице

У товара обязательно должен быть штрихкод и не обязательно — количество. Строки, окрашенные красным, не загрузятся, исправьте в них данные или удалите.

Нажмите «Импортировать» для загрузки указанных данных.

При загрузке Маркет сопоставит штрихкоды из файла со штрихкодами в сервисе. Для найденных товаров сервис добавит количество из файла в столбец «Инвентаризация». Если в файле есть несколько штрихкодов одного товара, сервис суммирует количество товара по ним.

Штрихкоды товаров, которые не удалось сопоставить с каталогом, вы сможете скачать в формате Excel, чтобы исправить и загрузить снова.

1. Перейдите в раздел «Документы» → «Инвентаризация» → «Товарный учет» («Документы» → «Инвентаризация», если не работаете с алкоголем в Маркете) и нажмите «+ Добавить».
   
2. Сервис покажет текущую дату инвентаризации и время последнего чека, зафиксированного в сервисе. Данные об остатках актуальны на этот момент. Нажмите «Далее».
   
3. На открывшейся странице отметьте галочками товарную группу или подгруппу и нажмите «Начать инвентаризацию».
   
4. Впишите фактическое количество продукции в пустые поля столбца «Инвентаризация». Все изменения сохраняются автоматически, черновик можно отредактировать, удалить или сохранить как завершенный вариант. Нажмите «Завершить инвентаризацию».
   

Для крепкого алкоголя и пивной продукции возможно заполнить фактическое количество товаров автоматически, на основании остатков в ЕГАИС. Для этого нажмите «Загрузить остатки ЕГАИС».

Если баланс торговой точки не актуален, будет запрошен баланс. Далее появится информационное окно, в котором будет информация о загружаемой информации. 

Если все данные актуальны на момент завершения инвентаризации, в открывшемся окне сервис покажет, сколько товаров проинвентаризировано, излишки и недостачу. Откроется окно с результатами:

• Количество учтенных товаров.
• Сумма фактического остатка. Считается только сумма товаров с указанной розничной стоимостью.
• Недостача/излишки. Количество позиций в акте, у которых остаток в сервисе больше/меньше фактического остатка.
• Сумма недостач/излишков в рублях. Считается только сумма товаров с указанной розничной стоимостью.

При необходимости впишите комментарий, например: «разбили одну бутылку во время инвентаризации». Нажмите «Завершить инвентаризацию».

Если не все данные актуальны, поскольку вы продолжаете незавершенную инвентаризацию, сервис предложит уточнить, на какой момент нужно учесть данные об остатках: на момент начала инвентаризации или на текущий момент. Выберите нужный вариант.

• Нажмите «Оставить остатки на начало инвентаризации» — для выявления излишков и недостач сервис использует данные черновика.
• Нажмите «Заменить остатки на текущие» — сервис заменит данные черновика более актуальными и пересчитает все расхождения.

На основе инвентаризации сервис автоматически создаст акты списания и постановки, появится уведомление, что инвентаризация состоялась, и остатки в системе соответствуют фактическим.

Если не все данные актуальны, поскольку продажи происходили позже указанного в черновике последнего чека, нажмите «Обновить».

Откроется уведомление, что старая дата изменится на текущую и в инвентаризации будут учтены свежие данные об остатках после нажатия на кнопку «Обновить остатки».

Поиск позиции в акте

• По названию.
• По ИНН-КПП производителя (только для алкогольных товаров).
• По штрихкоду.

Объединение алкогольных карточек. Если в списке товаров есть алкогольные карточки с одинаковыми характеристиками, отметьте эти позиции галочками и нажмите «Объединить алкокарточки».

Создание нового товара

• В черновике инвентаризации можно создать новую карточку товара, нажав «Создать новый товар».
• Если товар создается из группы/подгруппы, которой нет в текущей инвентаризации, товар добавляется в каталог, но не попадает в инвентаризацию.

Список актов находится в разделе в разделе «Документы» → «Инвентаризация».  Чтобы быстро найти нужный документ в Маркете, воспользуйтесь фильтрами. Подробнее о них рассказываем в инструкции.

В проведенной инвентаризации указаны ссылки на акты списания и постановки, которые автоматически созданы на основе инвентаризации.

Над серой горизонтальной чертой размещаются черновики, под чертой — завершенные инвентаризации. Рядом с каждым завершенным актом указан результат инвентаризации: общая сумма недостачи и излишков.

Можно распечатать как черновик, так и завершенный акт инвентаризации.

Печать черновика

Нажмите «Напечатать» и выберите удобный для вас формат «Excel» или «PDF».

• Печатная форма в формате PDF откроется в соседней вкладке браузера. Форму нельзя отредактировать, но можно сразу распечатать и заполнить от руки. Товары в печатной форме расположены по группам, для каждого товара указан текущий остаток. Пример печатной формы в PDF на рисунке ниже.
  
• Печатная форма в формате Excel загрузится на компьютер. Такой вариант подойдет, если вам необходимо отредактировать список позиций для инвентаризации перед печатью.В формате Excel товары расположены по группам. Кроме названия товара в файле будут указан штрихкод, артикул, код товара и розничная цена из карточки. Пример печатной формы в Excel на рисунке ниже.
  

Печать готовой инвентаризации

Нажмите «Напечатать PDF» или «Напечатать Excel».

• Печатная форма с результатами инвентаризации в формате PDF откроется в соседней вкладке браузера. В нее нельзя внести изменения, но можно сразу распечатать. В итоговой ведомости товары расположены по группам, для каждого товара указана розничная цена из карточки, остаток на начало и конец инвентаризации, а также расхождения в количестве и розничных ценах. Пример итоговой печатной формы на рисунке ниже.
  
• Итоговая печатная форма в Excel загрузится на компьютер. Файл можно отредактировать перед печатью.В формате Excel товары расположены по группам. Кроме названия товара в файле будут указан штрихкод, артикул, код товара, розничная цена из карточки, остаток на начало и конец инвентаризации, а также расхождения в количестве и розничных ценах по каждому товару и по группе. Пример печатной формы в Excel на рисунке ниже.