Расходные ЕГАИС-накладные на возврат, перемещение и поставку

Согласно ФЗ-171 оборот алкогольной и спиртосодержащей продукции должен фиксироваться в ЕГАИС, в том числе:

• возврат товаров поставщику,

• перемещение продукции между торговыми точками, 

• поставки продукции.

Чтобы отправить в ЕГАИС информацию о подобном движении алкогольной продукции, в сервисе нужно сформировать расходную накладную соответствующего типа. В ней указывается, сколько продукции расходуется (возвращается или перемещается), а также, к какой организации переходят товары.

Важно: осуществлять поставки и отчитываться по ним в ЕГАИС могут только поставщики с соответствующей лицензией. Розничные лицензии не включают в себя право на поставку.

Создание накладной

1. Перейдите в раздел «Документы» → «Расход» и нажмите «+ ЕГАИС-накладная». 
   

   

2. В раскрывшемся списке выберите тип документа:
   • Возврат. При выборе грузополучателей будут предложены ваши поставщики.
   • Перемещение. Выберите в качестве грузополучателя одну из торговых точек вашей организации в Маркете. 
   • Поставка. Грузополучателем может быть любой контрагент. Этот тип накладной используют поставщики.

3. Заполните номер, дату накладной и выберите грузополучателя в шапке документа. Эти поля обязательны к заполнению.
   

   
   
   Если нет возможности выбрать нужного грузополучателя, его необходимо добавить в справочник ваших контрагентов в Маркете. 

Добавление позиций

Добавление позиций в накладную происходит в несколько этапов. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Шаг 1. Выбор продукции

Для этого на вкладке «Товары» внутри накладной нажмите «+ Добавить позицию». Обратите внимание, что в документ можно добавить только продукцию с ненулевым остатком на балансе в ЕГАИС. 

Добавить позицию в документ можно двумя способами:

Способ 1. Выбрать из справочника товаров

При помощи поисковой строки найдите в справочнике нужную продукцию по названию и выберите ее. Важно: позиции с нулевым остатком на ЕГАИС-балансе недоступны для выбора, их нельзя вернуть или переместить в другую точку.

Чтобы изменить способ выбора продукции, нажмите «Сканировать марку».

Способ 2. Отсканировать марку 

Нажмите «Сканировать марку». Обратите внимание, что этот способ подойдет только для крепкого алкоголя. 

Считайте марку с бутылки при помощи 2D-сканера штрихкодов или через бесплатное приложение Контур.Маркет Сканер. После этого Маркет добавит отсканированную продукцию в документ.  

Важно: серия и номер марки или продуктовый штрихкод не подойдут для поиска продукции.

Чтобы изменить способ выбора продукции, нажмите «Выбрать продукцию из справочника». 

Шаг 2. Выбор документа о поставке

Укажите документ-основание, по которой вы получали продукцию. Воспользуйтесь поисковой строкой, чтобы быстро найти документ по номеру или дате. Затем нажмите на строку с нужной накладной, в которой количество совпадает с фактическим. 

Ошибка «В сервисе нет накладной с этим поступлением»

Это сообщение может отобразиться при выборе документа-основания. В этом случае сопоставьте количество товара, указанное справа от сообщения об ошибке, с количеством, полученным по бумажной накладной. 

Возможные причины ошибки:

• Вы принимали часть накладных в другой программе, но перенос продукции с 1 на 2 регистр осуществляли в Маркете. Подробнее о регистрах вы можете ознакомиться в инструкции.

• Продукция была поставлена на баланс 1 или 2 регистров вручную, при помощи акта постановки.

Ошибка «Нет документов, по которым можно добавить продукцию»

Это сообщение может отобразиться при выборе документа-основания. В этом случае переместите продукцию на баланс 1 регистра в той программе, в которой вы ее принимали и перемещали. После того, как перенос осуществится, вы сможете вернуться в Маркет и сформировать расходную накладную.

Возможные причины ошибки:

• Вы принимали часть накладных и перемещали продукцию между регистрами в другой программе.

• Продукция была поставлена на баланс 2 регистра вручную, актом постановки или инвентаризацией.

Шаг 3. Заполнение данных по позиции

1. Укажите количество продукции.
   
   Если добавляете не маркированную продукцию, укажите ее количество вручную.
   

   
   
   Если добавляете маркированную продукцию (крепкий алкоголь), указать ее количество можно при помощи кнопки «Сканировать марку». Считать марку с бутылки поможет 2D-сканер штрихкодов или бесплатное приложение Контур.Маркет Сканер. 
   При этом если вы хотите добавить в расходную накладную все позиции из документа-основания, нажмите «Использовать все марки из поставки».
   
   
   

   Количество не может превышать значения, указанного в документе-основании, по которому вы принимали продукцию ранее. Если вы хотите вернуть или переместить больше товаров, нажмите «+ Добавить еще из другой поставки». Затем выберите еще один документ-основание и также укажите количество или отсканируйте марки.

2. Укажите цену за штуку. Росалкогольтабакконтроль советует указывать цену в соответствии с бумажными документами.

3. Нажмите «Сохранить», чтобы добавить позицию в накладную. 

4. Выполните указанные выше шаги для каждой позиции, которую вы хотите отразить в расходной накладной.

Реквизиты накладной

Внутри документа перейдите на вкладку «Реквизиты накладной» и заполните поля: 

Дата отгрузки — это дата, когда товары отгружены из подразделения грузоотправителя и отправлены грузополучателю. Это поле заполняется автоматически по дате накладной. При необходимости это значение можно изменить. 

Основание — в этом поле можно указать документы, на основании которых вы формируете накладную. Заполнять поле не обязательно.

Грузоотправитель — ваша торговая точка, так как при возврате и перемещении вы являетесь отправителем товаров. Заполняется автоматически.

Грузополучатель — ваша торговая точка или контрагент, указанные грузополучателем товара при создании накладной.

Право собственности перешло — рекомендуем отмечать данный пункт для случаев, когда отгрузка товара происходит на транспорт покупателя. Если перевозка осуществляется вашим транспортом или транспортной компанией — отмечать переход права собственности не нужно.

Транспорт — в этом блоке можно указать данные о транспорте, который будет доставлять товары. Поле «Тип перевозки» обязательно к заполнению. 

Как заполнять это поле в расходной накладной на перемещение

• Обязательно, если продукцию перевозят с помощью транспортного средства.

• Необязательно, если продукцию не перевозят на транспортном средстве. Например, если подразделения находятся на одной территории или в пределах одного здания. Перемещение продукции либо не происходит физически, либо его переносят вручную (с одного этажа здания на другой этаж).

Если транспортный раздел включен в товарно-транспортную накладную (ТТН), то указывать реквизиты нужно в зависимости от ситуации. Ответственность в заполнении полей лежит на владельце продукции (грузоотправителе). Некоторые поля необязательны, потому что в них иногда нечего указать. Например, груз перевозят транспортом грузоотправителя без привлечения сторонней компании — в этом случае поле «Компания-перевозчик» можно не заполнять. Необязательно указывать данные прицепа, если его нет.

В каждом регионе могут быть свои правила, какие поля в ТТН необходимо заполнять. Обратитесь в РОИВ по вашему местоположению, чтобы уточнить детали. 

Проверка и отправка документа

Когда накладная готова, нажмите на кнопку «Проверить и отправить». Если хотите перейти к отправке позже, сохраните черновик. 

Перед отправкой накладной проверьте еще раз реквизиты и адрес грузополучателя. При необходимости можно указать комментарий для получателя. Если все верно, нажмите «Отправить».

• Если поставщик примет расходную накладную, то товар будет снят с «резерва» и спишется с баланса вашей организации.

• Если поставщик откажет или вы сами отзовете накладную, то товар будет снят с «резерва» и останется на балансе вашей организации.

После снятия товара с «резерва» можно сформировать новую расходную накладную.

Ответ от получателя

После отправки накладная пройдет проверку в ЕГАИС и будет доставлена грузополучателю. В сервисе расходная накладная будет отображаться в статусе «Ожидает ответа». При приемке товаров получатель должен подтвердить накладную.

Как только ответ получателя будет получен, статус документа изменится. Если грузополучатель примет вашу накладную — она сама перенесется в архив со статусом «Принята».

Что делать при перемещении

После того, как вы сформируете расходную накладную на перемещение и она пройдет проверку в ЕГАИС, новый входящий документ отобразится в Маркете в той торговой точке, которую вы ранее указали в качестве грузополучателя. Как принять входящую ЕГАИС-накладную в Маркете →

Если грузополучатель отклонит накладную, в сервисе ей автоматически присвоится статус «Отклонена получателем». 

В таком случае нужно перейти в отклоненную накладную и завершить документооборот, чтобы документ перешел в архив. Для этого нажмите «Перенести в архив».

Отражение перемещения в ЕГАИС

Перемещение алкогольной продукции с одного подразделения на другое, согласно п.16 ст.2 ФЗ-171, попадает под понятие «оборот». Оборот алкогольной продукции согласно ст.10.2 ФЗ-171 оформляется бумажными сопроводительными документами.

Организациям и ИП понадобится универсальный транспортный модуль (УТМ), установленный в торговой точке. Тогда одно подразделение выступает в роли поставщика и передает накладную через свой УТМ. Второе же подразделение выступает в роли покупателя и через свой УТМ принимает эту накладную.

Согласно официальному ответу Росалкогольтабакконтроля, розничные организации могут перемещать продукцию между своими подразделениями в рамках розничной лицензии. Требование при этом только одно: в лицензии должны быть указаны адреса этих подразделений. Полный ответ Росалкогольтабакконтроля приведен ниже. 

Как создать копию расходной ЕГАИС-накладной

1. В списке «Расходные накладные» (раздел «Документы» → «Расход») выберите документ, для которого хотите создать копию, вне зависимости от его статуса. Откройте его. 

2. В шапке накладной нажмите на значок меню  выберите «Создать копию».
   

   

3. Маркет создаст черновик нового документа, заполнит значения из шапки и скопирует в него товары из исходной накладной. 
   

   

4. При необходимости вы можете изменить значения в редактируемых полях. 

5. Не забудьте указать номер документа и проверить вкладку «Реквизиты».

6. Нажмите «Проверить и отправить».

7. Готово! Документ отобразится в разделе «Расходные накладные».

Доступно клиентам на тарифе «ЕГАИС», а также на тарифах «Оптимальный» и «Премиум» для розницы и общепита с подключенным модификатором «ЕГАИС».