Создание заказа поставщику

Чтобы контролировать наличие товаров на полке, нужно отслеживать остатки и вовремя заказывать новые партии у поставщика. В Маркете вы можете сформировать список товаров для заказа у одного или нескольких поставщиков.  

Сервис соберет в одном списке информацию о среднем расходе и текущим остаткам по каждому товару. Это поможет определиться, какие позиции необходимо заказать прямо сейчас. Подробности о том, как Маркет контролирует остатки, рассказали на странице с описанием всех возможностей товароучетной системы.  

По каждому поставщику Маркет поможет сформировать файл из выбранных позиций. Скачайте документ в формате Excel и передайте его контрагенту.

Возможность доступна клиентам из сферы розницы и общепита на тарифах «Оптимальный» и «Премиум».

В инструкции вы узнаете:

Как создать заказ

1. В разделе «Заказы и поставщики» → «Заказы» нажмите «Создать заказ». 
   

   

2. Чтобы сформировать заказ для определенного поставщика или по определенной группе товаров, воспользуйтесь фильтрами. Подробнее о них мы рассказываем в следующем блоке инструкции.
   

   

3. Воспользуйтесь поисковой строкой, чтобы быстро найти товары для заказа. Важно: блюда к заказу не допускаются.
   

   

   Сформированный список товаров не обновляется автоматически. Он актуален на тот момент времени, который указан в верхней части экрана.
   
   Нажмите «Обновить список», чтобы Маркет отразил в списке актуальные данные о текущих остатках и среднем расходе товара. После обновления нужно заново указать количество к заказу по каждой позиции. 

4. Для каждой выбранной позиции сервис покажет информацию, которая поможет принять решение о заказе. Для каждого товара Маркет отобразит:

   • наименование,

   • текущий остаток,

   • минимальный остаток, если он указан в карточке товара,

   • средний расход в день на протяжении выбранного периода: недели или месяца,

   • через сколько дней закончится товар (приблизительное значение), 

   • закупочную цену по последней входящей накладной,

   • поставщика.
     
     Нажмите на значок  , чтобы посмотреть историю закупок по выбранной позиции.
     

     

5. В поле «К заказу» укажите количество для товаров, которые хотите заказать. Маркет поможет рассчитать это значение, подробности читайте в разделе. 

6. В верхней части экрана вы увидите текущую сумму заказа по каждому поставщику. 

   Маркет также покажет время и минимальную сумму для заказа по поставщику, если вы ранее указывали эти данные в карточке контрагента. 
   
   Как заполнить карточку поставщика, читайте в инструкции →
   
   
7. После того, как вы сформируете список к заказу, нажмите  рядом с поставщиком и выберите «Перейти в заказ». 
   
   
8. Маркет создаст черновик заказа по выбранному поставщику. 
   
   
9. Сформированный документ отобразится в общем списке заказов со статусом «Черновик». 
   
   Подробнее о статусах заказов мы рассказываем ниже в этой инструкции.
   
   
10. При необходимости вы можете отредактировать черновик документа: добавить новые позиции к заказу, удалить лишние, указать дату доставки, изменить количество товаров к заказу и их закупочную цену.
    
    
11. Скачайте сформированный документ в формате Excel любым из двух способов, указанных в скриншоте ниже. 
    
    

12. Скачанный файл вы можете направить поставщику, чтобы оформить заказ. 

13. Нажмите «Сохранить заказ» внизу документа. Статус заказа на списке автоматически изменится на «Отправлен».
    

    

14. Если вы формировали список товаров для заказа сразу у нескольких поставщиков, снова нажмите «Создать заказ», чтобы создать черновик заказа для второго контрагента. 
    

    

15. Маркет отобразит ранее сформированный список товаров для второго поставщика. Повторите действия, описанные выше в пунктах 7-13, чтобы создать заказ для этого контрагента.
    

    

Подсказка для количества товара к заказу

Маркет подскажет, сколько товаров нужно заказать у поставщика, чтобы их хватило до следующей поставки. Система рассчитает это автоматически на основе данных:

• срока поставки и графика приема заказов в карточке поставщика*, 
• минимального остатка и среднего расхода товара,
• кванта поставки.

* без этих двух показателей Маркет не сможет рассчитать значение.

Укажите все эти данные в карточках товаров и поставщиков. Так Маркет сможет наиболее точно рассчитать рекомендуемое к заказу количество. 

Чтобы увидеть рекомендованное значение, наведите курсор на иконку рядом с полем «К заказу». Кликните на нее и Маркет подставит для этого товара предложенное количество. 

Нажмите «Использовать рекомендации», и Маркет подставит рекомендованное к заказу количество у всех позиций в списке, для которых сможет посчитать это значение. Возможность работает совместно с фильтрами списка. 

Если у товара несколько поставщиков, то для каждого из них Маркет покажет рекомендуемое количество к заказу — с расчетом, что вы закажете только у одного из них. 

Как установить фильтры и отсортировать список товаров 

Чтобы быстрее найти позиции для заказа, включите фильтры. Для этого кликните «Фильтры» в верхней части экрана и выберите нужное значение:

Фильтр по поставщику. Укажите одного или несколько поставщиков, и Маркет покажет в списке только товары по выбранным контрагентам. 

Фильтр по группе товара. Укажите одну или несколько групп (подгрупп) товаров, и Маркет отобразит на списке только принадлежащие им позиции. 

Фильтр по остатку. Можно выбрать положительный, нулевой, отрицательный или минимальный остаток и ниже.

Одновременно можно применять как один, так и сразу несколько фильтров.

Сортировка позиций поможет сделать навигацию по списку более удобной. 

Сортировка «Закончится через». По умолчанию Маркет покажет в начале списка товары, которые скоро закончатся на складе. 

Сортировка «К заказу». Покажет количество товаров к заказу по возрастанию или убыванию (если оно указано для позиций). 

Сортировку можно применять совместно с фильтрами. 

Как изменить черновик заказа

Черновики заказов отображаются в разделе «Заказы и поставщики» → «Заказы».

1. Выберите в списке интересующий вас заказ.
   

   

2. В открывшемся черновике вы можете:

   • изменить количество товара к заказу и дату доставки

   • указать комментарий к заказу

   • добавить новые или удалить уже выбранные позиции

3. У вас есть возможность скачать обновленный список заказа. Для этого нажмите «Скачать Excel».

4. Кликните «Сохранить заказ», чтобы сохранить последние изменения. 

5. Статус заказа на списке автоматически изменится на «Отправлен».

Список заказов

Список всех активных и завершенных заказов находится в разделе «Заказы и поставщики» → «Заказы». 

Для каждого заказа Маркет покажет основную информацию: название поставщика, дату доставки, а также номер, статус, сумму, дату и краткое наполнение заказа. 

Воспользуйтесь фильтрами,чтобы быстро найти заказы по заданным параметрам в списке. Для этого нажмите «Фильтры». Найти нужные заказы можно:

• по номеру

• по поставщику

• по статусу документа

• по дате доставки или по дате создания заказа. 

Статусы заказа

После того, как вы сформируете в Маркете список товаров для заказа у поставщиков, скачайте и отправьте его контрагентам по почте или в мессенджере. Затем самостоятельно укажите актуальный статус заказа в Маркете. 

Выставляйте актуальный статус для заказов на списке. Это сделает отслеживание их готовности более понятным. Так вам будет удобнее определять, какие заказы сейчас находятся в работе у поставщика, какие уже доставлены на ваш склад, а какие отклонены. 

При создании и наполнении нового заказа ему присваивается статус «Черновик». После сохранения документа его статус автоматически изменится на «Отправлен». 

После сохранения заказа вы можете вручную менять его статус как в открытом документе, так и на списке заказов. Для этого наведите курсор на текущий статус и выберите нужное значение в раскрывающемся списке. 

Статус «Отправлен» показывает, что вы составили заказ и направили документ поставщику.

Укажите статус «Принят», если поставщик получил заказ и начал его выполнять. Если поставщик отклонил заказ, выставите статус «Отклонен».

Укажите статус «Доставлен», если вы получили заказ от поставщика.

Ошибки

«Нет данных для создания заказа». Возможно, в вашем каталоге пока нет товаров, либо для них не указаны поставщики или закупочная цены. Примите входящую накладную от поставщика и нажмите «Обновить список» в документе заказа. 

Как добавить товары в каталог →

Как добавить поставщика →

Не отображается значение «Минимальный остаток». Проверьте включена ли настройка минимального остатка и указан ли он в карточке товара. Как включить минимальный остаток, читайте в инструкции. 

Не отображается средний расход за указанный период. Это значит, что расход по конкретным позициям неизвестен. Возможно, по ним не было продаж через кассу, либо вы не составляли акты списания или расходные товароучетные накладные.