Приемка в Маркете электронных накладных

Электронные накладные поступают в Контур.Маркет в формате универсального передаточного документа (УПД). Он объединяет в себе данные из счет-фактуры и документа первичного учета. 

Особенности приемки пива

Обратите внимание, что пиво — это не только алкогольный, но и маркированный товар. Это значит, что отчитываться о приемке нужно не только в ЕГАИС, но и в Честный знак. Это значит, что вы должны принимать два документа: ЕГАИС-накладную и УПД из Диадока.

Маркет поможет не забыть о втором документе: если вы принимаете пиво, внутри ЕГАИС-накладной или УПД появится напоминание, из которого вы быстро можете перейти в связанный документ.

Как принять УПД 

Шаг 1. Получение накладной. Поставщик формирует документ, подписывает его и отправляет вам с помощью ЭДО. После чего УПД через Диадок автоматически загружается в Маркет.

Новые накладные отображаются в Маркете в разделе «Документы» → «Поступления» → «Диадок». 

Шаг 2. Проверка товаров. Важно проверить прибывший товар перед подписанием входящего УПД. 

1. Откройте УПД в Маркете в той торговой точке, в которой хотите принять и оприходовать новый товар.
2. На вкладке «Документооборот» внутри УПД вы увидите информацию по каждой позиции: ее количество, цену, сумму с учетом НДС и статус кодов маркировки (если принимаете маркированный товар).
3. Проверьте фактически поступивший товар с данными из накладной. 

Если вы принимаете маркированные товары

1. Авторизуйтесь в Честном знаке через специальный блок в открытой накладной. Нажмите «Авторизоваться».
    

   

   
   Если вы сделали это ранее, но срок авторизации истек, нажмите «Повторить авторизацию».
    

   

2. После авторизации Маркет автоматически проверит коды в Честном знаке. Результат вы увидите в крайнем правом столбце.

   

3. Дополнительно сверить коды маркировки с фактически поступившей продукцией вы можете с помощью сканирования. Для этого нажмите «Проверка кодов» в правом нижнем углу экрана.

Шаг 3. Подписание УПД

1. После того, как вы проверите данные в накладной, нажмите «Принять товары». 
2. Накладную нужно подписать сертификатом электронной подписи. В открывшемся окне выберите сертификат электронной подписи, оформленный на руководителя организации. 

   

3. Если вы подписываете накладную сертификатом физлица или сотрудника, нужно дополнительно указать машиночитаемую доверенность (МЧД), выпущенную на его имя.
4. Нажмите «Подписать».
5. После подписания статус накладной автоматически изменится на «Приемка подтверждена».

Шаг 4. Обработка товароучетной части УПД. После того, как статус УПД изменится на «Приемка подтверждена», вкладка «Товароучет» станет активна. Сопоставьте товары в ней с позициями из каталога вашей торговой точки по инструкции. 

Как запросить уточнение по УПД

Если при приемке УПД вы заметили ошибку, можно запросить уточнение у поставщика, не выходя из документа. Для этого:

1. Внутри накладной нажмите на кнопку «Запросить уточнение».

   

2. В открывшемся окне выберите сертификат электронной подписи и нажмите «Продолжить».
3. Укажите комментарий для поставщика и нажмите «Подписать».
4. Маркет отправит запрос на уточнение поставщику. Около документа появится статус «Отправлен запрос на уточнение».

Как отказать в приеме УПД

Новые накладные отображаются в Маркете в разделе «Документы» → «Поступления» → «Диадок». Если вы нашли несоответствия между фактически прибывшим товаром и данными в накладной, то можете отказать в приемке. Свяжитесь с поставщиком и обсудите, как действовать дальше.

1. Внутри накладной нажмите на кнопку «Отказать».

   

2. Сервис предупредит, что отказ в приеме нужно подписать сертификатом электронной подписи. При необходимости напишите комментарий о причине отказа или выберите другую КЭП. Нажмите «Отказать в приеме».
3. Статус отправленного документа изменится на «Отклонена, ожидает подтверждения». Система отправит поставщику сообщение об отказе, после чего документооборот по этой накладной завершится.
4. Если в УПД есть маркированные товары, Маркет отправит данные об отмене приемки в Честный знак.
5. После подтверждения отмены, статус накладной изменится на «Отклонена» и она переместится в архив. 

Что делать, если в УПД ошибки

Если вы еще не подписали УПД, откажите в приеме документа и попросите отправителя выслать новый УПД. Отказ можно сделать в Маркете — прямо в том документе, в котором вы обнаружили ошибку.

Если вы уже подписали УПД, запросите аннулирование документа в Диадоке по инструкции. Как только отправитель подпишет его, УПД потеряет юридическую силу. Затем этот же самый отправитель должен сформировать и отправить вам «правильный» УПД. Это можно сделать двумя способами:

• Через исправление УПД. Такой документ еще сокращенно называется УПДи. Его оформляют, если в первоначальном УПД были ошибки в кодах маркировки (пересорт, неверный формат и т.д.) или в реквизитах. Подробнее см. в статье Исправление исходящего УПД.
• Через корректировку УПД. Такой документ сокращенно называется УКД. Его оформляют, если в первоначальном УПД были неверно указаны стоимость или количество товара. Например, если вы хотите вернуть товар или не можете принять часть товара из-за брака, недостачи и т.д. Подробнее см. в статье Как создать УКД в Диадоке.

Если корректировка или исправление отправлены вам вместе с первоначальным УПД, в Маркете они будут отображаться вместе — в одном окне.

Как скрыть накладную на списке входящих документов

Если накладная не относится к деятельности этой торговой точки или по ней не нужен товароучет, вы можете скрыть ее. Для этого нажмите на кнопку «Убрать из списка». Накладная исчезнет из списка входящих. При этом у вас есть возможность принять товары в других торговых точках, либо также скрыть их из списка, если нужно.

Обратите внимание: скрытую накладную можно восстановить только при помощи специалистов поддержки.

Как обработать УПД, если приняли не на той точке

Если вы по ошибке приняли товары не в той торговой точке, можно отменить приемку. Для этого нажмите на кнопку «Отменить приемку товаров».

После отмены УПД появится в списке «Новые» во всех торговых точках организации. Откройте его в той точке, в которой хотите принять товар. При этом статус «Приемка подтверждена» подписанного ранее УПД сохранится. Воспользоваться этой кнопкой можно как на вкладке «Документооборот», так и при работе с «Товароучетом».