Конструктор отчетов в Yandex DataLens

Yandex DataLens — это бесплатный сервис для создания наглядных и удобных отчетов. Он синхронизируется с Контур.Маркетом и напрямую получает из него информацию о продажах, возвратах, списаниях, поступлениях и остатках. На основе этих данных DataLens создает отчеты, которые вы можете редактировать под свои задачи или использовать для собственных отчетов.

Мы сделали для вас тестовый дашборд в DataLens, чтобы вы могли лучше познакомиться с тем, как работают отчеты в сервисе. 

В одном отчете DataLens можно собрать данные сразу по нескольким торговым точкам как вашей организации, так и по другим подключенным организациям. Эта возможность будет полезна владельцам франшиз и партнерских сетей.

Настройте подключение в Маркете

1. В Маркете перейдите в «Настройки» в правом верхнем углу экрана и выберите «Настройки».
2. На вкладке «Продвижение и аналитика» в блоке «Yandex DataLens» нажмите «Подключить». 
   

   

3. Выберите в списке торговые точки, показатели которых хотите занести в отчет. Список точек можно будет изменить позже. 
   

   

4. Нажмите «Сохранить». 
5. Нажмите «Скопировать токен». Токен понадобится для дальнейшей настройки подключения.
   

   

6. Откройте коннектор Маркета в сервисе Yandex DataLens. 

Настройте подключение в DataLens 

Yandex DataLens работает в облачной платформе Yandex Cloud.

1. После того, как вы откроете коннектор, нажмите «Войти в Яндекс ID». 
   

   

2. Войдите в ваш аккаунт в Яндексе. Если у вас еще нет аккаунта, создайте его.
3. При первом входе проставьте галочки для обоих пунктов и нажмите «Войти».
   

   

4. Откроется страница Маркета в Yandex DataLens. Введите полученный ранее в Маркете токен и нажмите «Создать подключение».
   

   

5. В открывшемся окне введите имя подключения. К примеру, это может быть название вашей организации. Нажмите «Создать».
   

   

6. Выберите «Дашборд Контур.Маркет». Это основная страница для просмотра статистики.
   

   

7. В дальнейшем этот дашборд можно найти на вкладке «Дашборды» под значком в меню слева. 
8. Готово. Откроется дашборд вашей организации в Маркете.
   

   

Отчеты сразу по нескольким организациям

В DataLens можно создавать единые отчеты сразу по нескольким организациям и их торговым точкам, работающим в Маркете. Это будет полезно в том числе владельцам франшиз и партнерских сетей. Доступно по модификатору «Дашборд для нескольких ИНН», который подключается к тарифам «Оптимальный» и «Премиум».

• Как запросить данные у организации
• Как ответить на запрос 

Как запросить данные у организации

1. Откройте в Маркете окно для настройки данных для отчета.
2. В блоке «Другие организации» нажмите «Запросить данные другой организации».
   

   

3. Введите ИНН подключаемой организации. Система автоматически найдет и покажет ее название.
4. Укажите, данные за какой период вы хотите запросить. 
5. Нажмите «Отправить запрос».
   

   

6. В списке рядом с организацией вы увидите статус «Ждем ответа на запрос данных».
   

   

7. После того, как организация ответит на ваш запрос, его статус изменится.
8. Если организация приняла ваш запрос, вы сможете использовать данные ее торговых точек в отчетах DataLens. Как работать с отчетами в DataLens

Как ответить на запрос 

1. В Маркете откройте раздел «Настройки» в правом верхнем углу.
2. На вкладке «Продвижение и аналитика» в блоке «Yandex DataLens» вы увидите, что вам поступил запрос.
   

   

3. Нажмите «Выбрать данные для отправки», чтобы выбрать торговые точки, данные по которым будут выгружаться на дашборд другой организации.
   Если вы хотите отклонить запрос, нажмите на крестик. 
4. Выберите торговые точки. Список точек можно будет изменить позже.
   

   

5. Поставьте галочку около согласия на использование данных.
6. Нажмите «Отправить данные». 

Как работать с отчетами в DataLens

Отчеты позволяют детально изучить основные показатели ваших торговых точек. DataLens получает данные из Маркета напрямую, они обновляются автоматически. В отчете для одной организации данные по остаткам обновляются онлайн, остальные показатели — один раз в сутки. В отчете по нескольким организациям все данные обновляются один раз в сутки.

1. Чтобы перейти к дашборду с отчетами в DataLens, откройте вкладку «Дашборды» через значок в меню слева. 
2. Выберите «Дашборд Контур.Маркет». Это основная страница для просмотра статистики. 
   

   

3. Откроется «Дашборд Контур.Маркет». Он содержит вкладки.
   

   

На вкладке «Главная» вы найдете обзорную информацию о продажах:

• выручку по точкам за выбранный период,
• топ групп товаров, которые продаются лучше остальных,
• средний чек и общее количество чеков за выбранный период,
• таблицу со всеми видами оплат, возвратами и авансами,
• график выручки по датам.

На других пяти вкладках вы найдете более подробные данные по каждому показателю:

• по продажам,
• по возвратам, 
• по списаниям,
• по поступлениям,
• по остаткам.

На вкладке «LFL» вы увидите, насколько продажи товаров в текущем периоде изменились относительно предшествующего периода.

На каждой вкладке вы можете воспользоваться фильтрами, чтобы выбрать нужные торговые точки, временной интервал, группы товаров и конкретные позиции. Это поможет сделать отчет более подробным. 

По каждому показателю вы можете:

• посмотреть общие данные, в том числе в разрезе каждой торговой точки, 
• посмотреть данные отдельно по каждой позиции или группе товаров,
• посмотреть данные по каждой модификации товара,
• изучить динамику основных показателей с помощью графика по датам.

Эти данные помогут вам:

• определить, какие товары или группы товаров продаются лучше остальных,
• сравнить данные о продажах и выручке за разные периоды, в том числе по дням,
• изучить объем закупок у поставщиков, 
• понять, какие товары списывались чаще других и по каким причинам, 
• посмотреть сумму остатков в розничных ценах, 
• проанализировать, какие товары чаще всего возвращали и в какие дни. 

Если хотите узнать больше о том, как пользоваться Yandex DataLens, можете пройти бесплатный учебный курс по работе в сервисе. 

Дашборд и все отчеты будут храниться в вашем аккаунте Yandex DataLens. Вы можете редактировать их и добавлять новые отчеты, чтобы получить подробные данные по конкретным запросам. Как это работает, читайте в следующем разделе инструкции. 

Редактирование и создание новых отчетов 

Сервис Yandex DataLens представляет собой «конструктор» для создания отчетов. Вы можете редактировать существующие отчеты и создавать новые под свои задачи и потребности на основе датасетов (таблиц с данными из вашей организации в Маркете). Все изменения сохраняются у вас и будут доступны только вам.

Чтобы узнать, как создать собственные отчеты, и открыть для себя другие полезные возможности сервиса, рекомендуем пройти бесплатный учебный курс по Yandex DataLens

Редактирование дашборда

Рассмотрим пример редактирования диаграммы «ТОП-10 групп товаров по выручке» в новую диаграмму «Группы товаров по возвратам», чтобы узнать, какие группы товаров чаще всего возвращают в магазин.

1. Нажмите на значок  рядом с нужным блоком на дашборде и выберите «Редактировать». 
   

   

2. В открывшемся окне редактора с помощью мыши перетащите показатель «Сумма возврата» из левой колонки в среднюю колонку:
   • в раздел «X»,
   • в раздел «Сортировка»,
   • в раздел «Подписи».
     

     

3. Перетащите показатель «Сумма возврата» в раздел «Фильтры» и укажите значение больше нуля.
   

   

4. Диаграмма готова.
   

   

5. Сохраните новую диаграмму. Для этого рядом с кнопкой «Сохранить» нажмите стрелку вниз и выберите «Сохранить как копию».
   

   

6. Введите название для новой диаграммы (в нашем случае из примера это «Возвраты товаров») и нажмите «Сохранить». 
   

   

Как настроить права доступа к отчетам 

Вы можете предоставить доступ к личному кабинету DataLens другим пользователям, чтобы у них была возможность просмотреть созданные отчеты и использовать их в подготовке собственных отчетов. Для этого пользователю понадобится только аккаунт в Яндексе. 

DataLens позволяет настраивать права доступа к отчетам:

• Чтобы смотреть и создавать отчеты не нужно иметь доступ в Маркет.
• Доступ можно давать к отдельным отчетам, например, только к отчету «Продажи».

1. Перейдите на главную страницу DataLens.
2. Откройте настройки сервиса. Для этого на рабочей панели слева нажмите на значок.
3. Нажмите «Добавить пользователей» в блоке «Управление пользователями».
   

   

4. В открывшемся окне введите почтовый адрес пользователя Яндекса, которого вы хотите добавить (например, login@yandex.ru). Можно перечислить адреса нескольких пользователей.
   

   

5. Нажмите «Добавить».
6. Пользователь получит на почту письмо со ссылкой-приглашением в DataLens. Приняв его, пользователь сможет войти в вашу организацию и начать пользоваться DataLens в роли «datalens.creator».

Все приглашенные пользователи получают права доступа на чтение готовых отчетов и на создание собственных. Чтобы пользователь мог редактировать отчет по вашей организации, нужно предоставить ему роль «datalens.instances.user». 

Как назначить или отозвать роль для пользователя, читайте в инструкции

Как предоставить доступ к отдельным строкам данных

DataLens позволяет предоставить доступ на уровне строк RLS (Row-level security, безопасность на уровне строк) — ограничить доступ к данным для пользователей в рамках одного датасета.

К примеру, в вашей организации 5 торговых точек, вы хотите предоставить доступ сотруднику только к 2 торговым точкам, а другому сотруднику — только к 3 торговым точкам. При этом должны быть доступны все отчеты. Для этого:

1. Откройте датасет (папка «Датасеты»), доступ к которому вы хотите ограничить.
2. В строке «Торговая точка» нажмите на значок ключика.
   

   

3. В открывшемся окне пропишите название точки и через двоеточие укажите логин сотрудника в Яндексе.
   
   Например, вот так:
   'Альфа': user1@yandex.ru
   'Бета': user1@yandex.ru
   'Альфа': user2@yandex.ru
   'Гамма': user2@yandex.ru
   'Дельта': user2@yandex.ru

4. Нажмите «Сохранить». 
   

   

5. Затем нажмите «Сохранить» у Датасета в правом верхнем углу.

6. Готово! В результате пользователь user1@yandex.ru во всех отчетах будет видеть данные только по торговым точкам «Альфа» и «Бета», а user2@yandex.ru — «Альфа», «Гамма», «Дельта».
   
   Подробнее про настройку доступа RLS читайте в документации DataLens.

Вопросы и ответы