Отправка журнала счетов-фактур неплательщиками НДС

В этой инструкции расскажем, как отправить журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур (с/ф) в составе описи через Экстерн.

Журнал учета выставленных и полученных с/ф представляется не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом.

Формат журнала в составе описи утвержден Приказом ФНС РФ от 08.06.2021 № ЕД-7-26/547@.

Кто сдает журналы
Заполнение в Экстерне
Загрузка готового файла

Кто сдает журналы

Не представляют декларацию по НДС, но передают в ФНС журнал учета выставленных и полученных с/ф отдельным файлом в составе описи

В соответствии с Письмом ФНС РФ от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880 это организации, которые:

Не обязаны сдавать декларацию по НДС.
Осуществляют посредническую деятельность.
Выполняют функции застройщика.

Представляют декларацию по НДС, но не передают в ФНС журнал учета выставленных и полученных с/ф отдельным файлом в составе описи

Это организации, которые:

Являются плательщиками НДС.
Выставили хотя-бы один счет-фактуру с выделенной суммой НДС (п. 5 ст. 173 НК РФ).
Являются налоговыми агентами, которые осуществляют посредническую деятельность или функции застройщика (п. 5 ст. 174 НК РФ).

В таком случае все сведения о посреднических операциях из журнала счетов-фактур представляются в составе декларации по НДС.

Подробнее о том, кто должен представлять в ФНС журнал выставленных и полученных с/ф, читайте в статье.

Заполнение в Экстерне

На главной странице нажмите «ФНС» → «Создать новый».
Выберите форму «Журнал учета выставленных и полученных счетов фактур» в списке. Чтобы найти форму, введите в строку поиска ее название или КНД.
В открывшемся окне заполните данные в полях:
- «Период» — выберите период отчета.
- «Заполнение данными» — укажите способ формирования отчета:
  - Если нужно отредактировать черновик ранее созданного отчета, выберите «Из черновика».
  - Если нужно сформировать новый пустой отчет, выберите «Создать пустым».
Нажмите «Создать».
Заполните форму.
Чтобы перейти к отправке, нажмите «Проверить».
Перед отправкой выполняется проверка документа:
- Если в журнале найдены ошибки, откройте его, исправьте ошибки и повторите проверку.
- Если обнаружены предупреждения, ознакомьтесь с ними. Предупреждения носят рекомендательный характер. Документы, в которых Экстерн выявил только предупреждения, могут быть отправлены в контролирующий орган.
- Если все данные в журнале верны, нажмите «Перейти к отправке» → «Подписать и отправить». Журнал будет отправлен. Где найти отправленный документ, читайте в инструкции.

Загрузка готового файла

В Экстерн можно загружать:

XML-файлы журналов, формат которых соответствует Приказу ФНС РФ от 08.06.2021 № ЕД-7-26/547@.
Еxcel-файлы журналов, составленные в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

На главной странице нажмите «ФНС» → «Загрузить из файла».
Выберите файл журнала.
Выберите способ загрузки документа:

Если необходимо внести изменения в файл/загружаете Excel-файл

Excel-файлы можно загружать только для редактирования.

При переходе в редактор Экстерн автоматически конвертирует их из формата XLS в XML.

Нажмите «Загрузить для редактирования».

Просмотрите данные в форме и при необходимости отредактируйте их.

Чтобы перейти к проверке и отправке отчета, нажмите «Проверить».

Если загружаете XML-файл и изменения в него вносить не нужно

Нажмите «Загрузить и отправить».
Перед отправкой выполняется проверка документа:
- Если в журнале найдены ошибки, откройте его, исправьте ошибки и повторите проверку.
- Если обнаружены предупреждения, ознакомьтесь с ними. Предупреждения носят рекомендательный характер. Документы, в которых Экстерн выявил только предупреждения, могут быть отправлены в контролирующий орган.
- Если все данные в журнале верны, нажмите «Перейти к отправке» → «Подписать и отправить». Журнал будет отправлен. Где найти отправленный документ, читайте в инструкции.