Чек-лист: как подготовиться к отчетности в Экстерне

Мы подготовили чек-лист, который поможет вам настроить работу в Экстерне перед сдачей отчетности, чтобы избежать проблем при отправке документов:

Настройте рабочее место

1. Убедитесь, что рабочее место соответствует техническим требованиям.
2. Пройдите диагностику и установите нужные компоненты для работы в Экстерне по инструкции Диагностика.
3. Установите Контур.Архив по инструкции Установка и настройка.

Проверьте сертификат электронной подписи

1. Убедитесь, что срок действия сертификата не истек. Как это сделать, см. в инструкции Срок действия электронной подписи.
2. Убедитесь, что сертификат установлен на ваше рабочее место. Как установить сертификат.

Проверьте настройки входа в Экстерн

1. Убедитесь, что сертификат привязан для входа в Экстерн. Как привязать сертификат для входа.
2. Проверьте, что дополнительно настроен вход в Экстерн по электронной почте и паролю. Как это сделать, читайте в инструкции Первичная установка почты и пароля.

Проверьте общие настройки Экстерна

1. Проверьте, что ваш тариф и дополнительные опции к нему оплачены, а также предоставляют доступ ко всем нужным формам отчетности. Как проверить тариф.
2. Если ранее вы работали в другой системе, убедитесь, что архив отчетности перенесен в Экстерн. Как перенести архив отчетности.
3. Если вы работаете с организациями на обслуживании, убедитесь, что у вас есть доступ ко всем организациям. Как проверить доступ.
4. Заполните реквизиты организации и подписанта отчетности по инструкции Реквизиты плательщика.
5. Чтобы успешно отправлять документы по проактивным выплатам, убедитесь, что ваша организация подключена к СЭДО. Как подключиться к СЭДО.
6. Если вы планируете передавать документы на подпись руководителю в Экстерне, убедитесь, что он добавлен в сервис и может подписывать документы дистанционно. Как добавить руководителя.
   Если вы работаете на корпоративном тарифе

   После добавления руководителя в сервис вы сможете передать ему на подпись только МЧД.
   
   Чтобы отправлять на подпись руководителю другие документы, обратитесь к вашему менеджеру.

7. Настройте уведомления на электронную почту и телефон по инструкции Уведомления на почту и телефон.
8. Проверьте, что таблица отчетности настроена корректно. Как настроить таблицу отчетности.
9. Если у вашей организации есть сотрудники (кроме руководителя), убедитесь, что данные по ним заполнены в справочнике. Как это сделать, см. в инструкции Справочник сотрудников в формах.

Настройте права пользователей

Если вы не работаете в многопользовательском режиме, пропустите этот этап и переходите к следующему.

1. Убедитесь, что вы приобрели многопользовательский режим. Как это сделать, см. в инструкции Управление тарифом.
2. Добавьте пользователей в Экстерн по инструкции Добавление пользователей.
3. Если у вас подключен модификатор «Разграничение прав доступа», настройте права пользователей по инструкции Права доступа.
4. Проверьте, что для дополнительных пользователей настроен доступ в Экстерн:
   1. Перейдите в раздел «Реквизиты и настройки» → «Многопользовательский режим».
   2. Откройте карточку нужного пользователя, нажав на его имя в списке.
   3. Проверьте, что у этого пользователя указан актуальный логин и он не заблокирован в Экстерне.
   4. Если подключен модификатор «Разграничение прав доступа», проверьте права доступа этого пользователя.
      Что нужно проверить

      — У пользователя есть доступ к нужным контролирующим органам и формам отчетности.
      
      — У пользователя есть доступ ко всем нужным организациям, если вы работаете с несколькими организациями в Экстерне.
      
      — Пользователь может получать требования.
      
      — У пользователя указаны верные права на отправку отчетности: он может только формировать отчеты или создавать и отправлять их.

Добавьте МЧД, если документы подписывает представитель

Если документы подписывает руководитель организации, пропустите этот этап и переходите к следующему.

Добавьте МЧД для нужных контролирующих органов, в которые будете отправлять отчетность по доверенности:

• Как добавить МЧД ФНС.
• Как добавить МЧД Росстат.
• Как добавить МЧД СФР.
• Как добавить МЧД ЦБ.

Настройте работу с контролирующими органами