Шаблоны документов

При создании документов можно добавлять шаблоны, по которым будет формироваться их печатный вариант. Такая возможность предусмотрена для актов, счетов и договоров оказания услуг, подряда и поставки. Шаблон выбирается при создании документа.

Чтобы такая возможность появилась, нужно добавить файл шаблона в сервис. Шаблон составляется с использованием специальных слов, которые потом автоматически заменяются данными из сервиса.

Добавление шаблона в сервис состоит из двух этапов:

Создание файла с шаблоном

1. Откройте файл своего документа, на основе которого будет создаваться шаблон.

   Файл договора должен быть обязательно в формате *.docx.

   
   Или воспользуйтесь нашими готовыми шаблонами: 
   • Акт (скачать шаблон)
   • Счет (скачать шаблон)
   • Договор оказания услуг (скачать шаблон)
   • Договор подряда (скачать шаблон)
   • Договор поставки (скачать шаблон)
2. Скачайте файл со списком специальных слов (скачать файл). Специальные слова вставляются в файл на место тех данных, которые нужно подтягиваться из сервиса.
3. Если вы воспользовались нашими готовыми шаблонами, то в них уже вставлены специальные слова. Проверьте их и при необходимости добавьте недостающие или уберите лишние.
   Если вы используете свой документ, вставьте в него специальные слова. Например, вместо номера договора вставьте , а вместо даты договора вставьте.
   

   

   
   Тогда при создании договора вместо  в печатной форме будет подставляться значение поля «Исходящий договор №», а вместо  — значение из поля «Срок договора». 
   

   

   На что обратить внимание при работе со специальными словами

   • слово  ставится в том месте, где в печатной форме договора должна быть таблица товаров, услуг или работ;

     №	Название	Ед. изм.	Кол-во	Цена, руб.	НДС	Всего с учетом НДС, руб.
     1	Антоновские яблоки свежие	кг	50	43,00	18%	2 537,00
     Итого						2 537,00

   • Если такая таблица в договоре не нужна, специальное слово не используется в шаблоне.
   • слово  используется в том случае, когда оплата по договору осуществляется частями. Данное слово настраивается в зависимости от значения процента.  Подставляемые суммы оплаты будут рассчитываться исходя из указанного значения в специальном слове.  Например: авансовый платеж составляет 60% от суммы договора, где сумма договора равна 1000 ₽. В шаблоне нужно указать, тогда в печатной форме документа подставится 600 ₽.
     

     

4. После внесения всех необходимых спец. слов сохраните файл.

Загрузка шаблона в сервис

1. Выберите раздел «Документы» → Шаблоны».
   

   

2. Нажмите на кнопку «+ Добавить шаблон» и выберите нужный документ.
    

   

3. В открывшемся окне введите название нового шаблона и загрузите файл, созданный на этапе 1 — перетащите его в окно или загрузите с помощью ссылки «Загрузите». 
   

   

4. Если загружаете шаблон договора, то выберите тип договора.

5. Нажмите «Сохранить».

Шаблон добавлен. Он отобразится в списке шаблонов.