Структура организации

Создание объекта

Заполнять структуру организации начинайте с верхнего уровня: если это холдинг, то в первую очередь создайте карточку холдинга, если это организация — сначала создайте карточку организации. Затем создавайте подразделения, входящие в холдинг или организацию. При таком порядке будет проще подчинять объекты нижнего уровня объектам верхнего уровня.

Чтобы добавить объект (холдинг, организацию, подразделение):

1. Перейдите в раздел «Штатное расписание» → «Штатное расписание» и нажмите на кнопку «+ Создать объект». В раскрывшемся списке выберите, что будете добавлять (в нашем примере это организация).
   

   

2. На открывшейся странице создания заполните данные объекта, учитывая следующее:
   • Дата ввода в штатное расписание — дата создания в соответствии с учредительными документами. 
   • Порядок сортировки — укажите, каким по счету будет отображаться создаваемый объект в структуре организации. Если поле оставить пустым, то объекты будут отображаться в алфавитном порядке.
   • Входит в — нажмите на ссылку «Выбрать» и в открывшемся окне выберите, какому объекту подчиняется текущий объект. Если текущий объект не подчиняется другому объекту, не заполняйте строку. 
     

     

     
     Поля, не прошедшие форматно-логический контроль, подсветятся красным цветом. Исправьте ошибки, следуя подсказкам системы.
3. Нажмите «Создать».

После создания объекта откроется просмотр его карточки. Заполните остальные реквизиты.

После создания карточек всех подразделений структура организации отобразится на вкладке «Штатное расписание».

Просмотр и редактирование

Чтобы просмотреть объект (холдинг, организацию, подразделение) или отредактировать его реквизиты, наведите курсор на его строку и нажмите кнопку «Перейти в карточку».

Рекомендуем заполнить все реквизиты на этапе создания объекта.

Карточка организации

Основные реквизиты

• Идентификатор учреждения — это OID-код для ЕИСУКС (Госслужба)  или для ФРМО (Медицина).
• Полное и краткое наименование указывается в соответствии с учредительными документами.
  Чтобы изменить наименование с какого-то числа, нажмите на поле наименования → «Добавьте запись». Здесь укажите дату и новое название и нажмите «Сохранить».
  При необходимости эту запись можно отредактировать или удалить.
  

  

• Дата ввода в штатное расписание — дата создания в соответствии с учредительными документами. Для впервые загруженных в систему объектов она равна 01.01.1900.
• Входит в — указывается родительский объект, в который входит организация (холдинг, организация).
• Порядок сортировки — число для построения списка организаций в порядке возрастания. Если поле не заполнено, организации будут отсортированы по алфавиту.
• Фактический, юридический, почтовый адреса — адреса в соответствии со справочником ГАР/ФИАС.
• Использовать источники финансирования — если включить переключатель, то в карточке организации, карточке штатной единицы, в оплате труда штатной единицы и исполняемой должности появится в поле «Источники финансирования выплат». В нем можно будет выбрать из справочника нужный источник.
• Сотрудники с правом подписи — перечень сотрудников, имеющих право подписи документов, подписанты приказов/распоряжений, отчетных форм. Нажмите «+ Добавить», чтобы открыть окно для заполнения данных. Заполните все реквизиты, в том числе:

  • Тип подписи — выберите из выпадающего списка значение «Руководитель». При печати приказов выводится ФИО и должность сотрудника с таким типом подписи.

  • Должность — введите должность руководителя в том виде, в каком она должна отображаться при печати приказов.

  • Действует на основании — введите документ, на основании которого действует руководитель. Эта информация отображается в печатной форме трудового договора, служебного контракта.
    

    

Юридические реквизиты

Заполните все реквизиты в этом подразделе. Можно добавить дополнительные коды ОКВЭД.

Карточка подразделения

Основные сведения

• Порядок сортировки — число для построения списка подразделений в порядке возрастания. Если поле не заполнено, подразделения будут отсортированы по алфавиту.
• Входит в — вышестоящее подразделение или организация.
• Руководитель подразделения ­– ФИО руководителя и его должность.
• ОКПО/ТОСП — юридические реквизиты для обособленного подразделения. Поле заполняется, если ОКПО/ТОСП отличается от вышестоящего подразделения.
• Описание подразделения ­– краткое описание задач подразделения.
• Источник финансирования выплат — этот реквизит доступен, если в карточке организации включен переключатель «Использовать источники финансирования».

Штатные единицы

• Включать дочерние структурные подразделения — если включить переключатель, в списке отображаются штатные единиц всех подразделений, входящих в состав данного подразделения. При выключенном переключателе отображаются штатные единицы только из этого подразделения без учета дочерних.
• Вкладки:
  • Все — штатные единицы, количество свободных ставок по штату, количество сотрудников.
  • Вакансии — вакантные ставки штатных единиц;
  • Сверхштат — штатные единицы, имеющие сверхштат, т. е. ставок занято больше, чем положено по штатному расписанию.

Изменение расположения в списке

Чтобы изменить порядок расположения объектов (холдинга, организации, подразделения) в штатном расписании:

1. Перейдите в раздел «Штатное расписание» → «Штатное расписание».
   

   

2. В строке любого объекта, расположение которого нужно изменить, нажмите кнопку «Перейти в карточку».
3. В поле «Порядок сортировки» укажите нужный номер (например, 1, если объект должен быть первым) и нажмите .
   

   

4. У следующего по порядку объекта укажите нужный номер и так для всех объектов.
5. Откройте раздел «Штатное расписание» и обновите окно браузера (нажмите на клавиатуре клавишу F5).
   Порядок организаций изменится.
   

   

Упразднение

1. В штатном расписании в строке объекта нажмите кнопку «Перейти в карточку».

2. В карточке нажмите на ссылку «Упразднить» в правом верхнем углу.

3. В открывшемся окне укажите дату упразднения. Это дата последнего дня существования объекта.
   

   

4. Нажмите «Упразднить». Система выдаст ошибку, если после указанной даты есть действующие подчиненные объекты.