Работа с приказами

Чтобы перейти к приказам, выберите раздел «Кадровый учет» → «Приказы».

Массовые приказы обозначены значком  рядом с фамилией сотрудника. Если нажать на значок, появится список сотрудников, по которым оформлен приказ и к которым у пользователя есть доступ.

Для создания приказа нажмите «+ Создать приказ». Каждый приказ содержит уникальный набор информации, но оформление в системе идентично для всех типов приказа. Далее описаны общие принципы создания приказов и работы с ними.

Выбор категории

Выберите нужную категорию и приказ в ней и нажмите «+ Создать приказ». Виды приказов:

• Кадровые перемещения — перемещения сотрудника от приема на работу до увольнения.
• Отклонения от графика работы — оформление командировок, неявок и переработок.
• Отпуска — оформление периодического и непериодического отпусков, отзыва из отпуска, графика отпусков.
• Кадровый резерв — включение и исключение из резерва.
• Поощрения и взыскания — назначение дисциплинарного взыскания, поощрения.
• Изменение личных данных сотрудника — изменение фамилии, имени или отчества сотрудника.
• Другое — оформление дополнительных выплат, зачета стажей, переименование организации.
• Профессиональное развитие — приказы об обучении сотрудника и наставничестве.
• Индексации — групповые приказы на изменение оплаты труда.
  

  

Реквизиты

Заполните информацию о дате, номере, организации, по которой оформляется приказ, и подписанте, т. е. руководителе, имеющем право подписи. Он указывается в карточке организации.
Автоматическая нумерация приказов настраивается администратором системы или специалистом внедрения. Если настройка включена, то система предложит следующий по порядку номер, который можно при необходимости изменить.
После передачи данных в приказ номер, дату и подписанта можно отредактировать. Изменить организацию, по которой оформляется приказ, уже будет нельзя.
Затем нажмите «Передать в приказ».

Добавление сотрудников 

Сформируйте список сотрудников, нажимая «+ Добавить».

В открывшейся форме начните вводить фамилию сотрудника и выберите его из раскрывающегося списка. Если приказ оформляется массово, добавьте остальных сотрудников.
Затем нажмите «Добавить».

Сотрудники появятся в списке. Значок  означает, что по сотруднику не заполнены обязательные для заполнения поля в приказе. Он исчезнет после внесения обязательной для этого типа приказа информации.

Заполнение информации о сотруднике 

У каждого приказа уникальный набор информации, заполняемой пользователем, поделен на вкладки. По ним можно перемещаться с помощью кнопки «Далее» либо нажатием на название вкладки.
Ниже перечислены реквизиты и вкладки, которые имеют свои особенности заполнения:

• Должность. В приказах на кадровое перемещение должность указывается из штатного расписания доступных пользователю организаций. Нажмите «Выбрать должность», откроется форма для поиска должности из штатного расписания. Выберите подходящую должность.
• Оплата труда. Это список начислений, положенных сотруднику. Здесь можно выбрать нужное начисление из списка. В поле «Значение» введите сумму, процент или коэффициент по добавленному начислению. Единицы измерения: ₽ - сумма, % - процент, коэфф – коэффициент/количество окладов.
• Отпуск. Это список положенных сотруднику отпусков. Здесь можно выбрать из списка нужный тип отпуска.
  

  

Удалить неверное значение можно с помощью значка .

Утверждение или отмена приказа

Утверждение приказа

После заполнения информации переходите к утверждению приказа (внесению изменений в систему). В правом верхнем углу нажмите на ссылку «Утвердить приказ».

В открывшемся окне подтвердите действие кнопкой «Утвердить». Дождитесь завершения процедуры утверждения.

Если при утверждении приказа в окошке появится информация об ошибке, нажмите «Закрыть», вернитесь к форме заполнения приказа и исправьте данные.

Если приказ утвержден:

• статус приказа изменится с «Черновик» на «Утвержден»;
• редактирование данных в приказе будет невозможно;
• информация, внесенная в приказ, разнесется в личное дело сотрудника.

Удаление черновика

Приказ со статусом «Черновик» можно удалить. Для этого откройте приказ и нажмите на кнопку «Удалить приказ».

Отмена утвержденного приказа без оформления отменяющего приказа (по всем сотрудникам)

В этом случае в форме утвержденного приказа нажмите на кнопку «Отменить приказ» и выберите действие «Без приказа».

Если процедура отмены без приказа прошла успешно:

• статус приказа сменится с «Утвержден» на «Черновик» ;
• данные по сотруднику в приказе будут доступны для редактирования;
• информация, внесенная ранее приказом в личное дело сотрудника, будет бесследно удалена.

Отмена утвержденного приказа с оформлением отменяющего приказа

Приказ можно отменить полностью (по всем сотрудникам) или частично (по нескольким сотрудникам). Для этого в форме утвержденного приказа:

1. Нажмите на кнопку «Отменить приказ» и выберите действие «Приказом».
2. Выберите вид отмены: полностью или по выбранным сотрудникам.
3. Добавьте основание отмены приказа.

Подробнее об читайте в статье Создание приказа об отмене приказа.

Если приказ об отмене утвержден:

• статус приказа сменится с «Утвержден» на «Отменен» или «Частично отменен»;
• данные по сотруднику в отмененном приказе по-прежнему будут недоступны для редактирования;
• информация, внесенная приказом в личное дело сотрудника, будет удалена из личного дела только по сотрудникам, попавшим в отменяющий приказ.

Признак наличия подписанного документа

Часто возникает необходимость проконтролировать, что в отделе кадров есть подписанный печатный вариант приказа. Для этого в системе есть признак наличия документа.

По умолчанию этот параметр скрыт от пользователя. Для его использования администратору системы нужно включить настройку в разделе «Настройки» → «Общие настройки» → «Приказы». Признак будет располагаться под заголовком приказа.

При создании приказа устанавливается значение «Документа нет в наличии». Чтобы его изменить, нажмите на это поле и подтвердите изменение признака наличия. 

Признак изменится на «Документ в наличии».

Печать 

• Если приказ оформлен на одного сотрудника, нажмите на значок  справа в строке сотрудника → «Печать». 
  

  

  
  В открывшемся списке отметьте нужные печатные формы, если по одному сотруднику есть несколько форм, и нажмите «Напечатать».
  

  

• Если приказ массовый (на несколько сотрудников), в правом верхнем углу нажмите ссылку «Печать».
  

  

После завершения печати откройте загруженные печатные формы и проверьте корректность данных. При необходимости исправьте данные и повторите печать. Если изменения вносятся в саму печатную форму, а не в систему, то они останутся только в готовом документе.