Работа с бронированиями


Создание бронирования

Создать бронирование можно одним из способов:

  • Перейдите в раздел «Бронирования» → «Номера». Выберите один из фильтров «Сегодня», «Завтра» или «Все актуальные» или останьтесь в календаре. Нажмите «Добавить бронирование».
  • Прямо в календаре бронирования выделите мышкой даты в строке с нужным номером и нажмите на выделенное поле. 

Откроется форма для заполнения данных о бронировании. Заполните данные:

  1. Даты заезда и выезда либо дату заезда и количество ночей:
    1. Если бронирование создано с помощью кнопки «Добавить бронирование» в фильтре «Сегодня», по умолчанию создается бронирование с текущей датой заезда и завтрашней датой выезда. В остальных фильтрах создается бронирование с завтрашней датой заезда и на одну ночь. Установите нужные даты.
    2. Если бронирование создано из календаря, по умолчанию будут заполнены выбранные в календаре даты.
  2. Время заезда и выезда. Если изменить время по умолчанию на ранний въезд или поздний выезд, сервис предложит включить в счет дополнительную оплату.

    Время по умолчанию устанавливается в основных настройках сервиса.

  3. Укажите количество взрослых гостей и детей.

    Поле для ввода количества детей появится, если в основных настройках сервиса установлен флажок «Размещать детей...» и выбран возраст.

  4. Чтобы забронировать несколько номеров, увеличьте их количество. Подробнее о групповом бронировании читайте в инструкции.
  5. Выберите категорию номера, если бронирование создано с помощью кнопки «Добавить бронирование». Сервис покажет наличие свободных номеров в каждой категории в зависимости от времени заезда и количества гостей.

    Как добавлять в сервис категории номеров, читайте в разделе «Настройки».

  6. Если бронирование создано из календаря, категория номера и номер комнаты заполнятся автоматически. Проверьте их.
  7. Выберите номер комнаты. Сервис подскажет, какие номера свободны в выбранной категории.
  8. Выберите тариф. Сервис подскажет, какие тарифы действуют в выбранные даты для выбранной категории.

    Как добавлять тарифы, читайте в разделе Тарифы.

  9. Если нужно изменить стоимость бронирования по ночам, нажмите на значок  в поле «Стоимость проживания».
    Измените стоимость нужных ночей и нажмите «Применить».
  10. Если для данного бронирования предусмотрена скидка, укажите сумму в рублях или значение в процентах.
  11. Для добавления промокода выберите его из раскрывающегося списка. В списке показаны все промокоды гостиницы.
    Если промокод подходит к бронированию по тарифам и срокам, он будет применен.
    • Если промокод предоставляет бесплатную услугу, она будет добавлена в бронирование.
    • Скидка на проживание по промокоду будет показана отдельной строкой.

      Как добавить промокод, читайте в разделе Промокоды.

  12. Сумма бронирования рассчитается автоматически.
  13. Заполните данные контактного лица: ФИО, телефон и электронную почту. Укажите источник бронирования. При необходимости добавьте комментарии. ID бронирования не заполняйте, оно будет присвоено автоматически.
  14. Нажмите «Сохранить» или «Сохранить и перейти в бронирование».

Отправка гостю подтверждения бронирования

Чтобы сформировать и отправить гостю подтверждение бронирования:

  1. Найдите бронирование в календаре или с помощью фильтра.
  2. Откройте, нажав на бронирование.
  3. Нажмите «Другие действия» → «Отправить подтверждение».
  4. В открывшемся окне выберите, как отправить подтверждение: по электронной почте или сохранить его в PDF, чтобы распечатать и отправить в бумажном виде.
  5. Для отправки по электронной почте введите адрес получателя.
  6. Выберите «Продублировать подтверждение на английском языке», если нужен текст подтверждения на английском языке. Текст на английском добавится и в письме, и файле.
  7. Нажмите «Отправить». 
    Подтверждение бронирования содержит информацию о:
    • Гостинице: название, адрес, телефон и почта. Данные подтягиваются из реквизитов организации.
    • Категории номера, даты заезда и выезда, количество ночей, описание категории номера, если оно заполнено при создании категории.
    • Информация о тарифе и входящих в него дополнительных услугах, скидка или доп. услуга по промокоду, условия предоплаты и отмены бронирования. Как добавить в тариф условия предоплаты и отмены, читайте в инструкции.
    • Количество гостей.
    • Стоимость бронирования: оплаченная сумма и остаток.
    • ФИО контактного лица.
    • Дата отправки подтверждения.
    • Комментарий к бронированию. Как его добавить, читайте в инструкции «Параметры гостиницы».

Просмотр или изменение бронирования

Чтобы просмотреть детали бронирования:

  1. Найдите его в календаре или с помощью фильтра.
  2. Откройте, нажав на бронирование. 
  3. Откроется страница с информацией:
    • Даты бронирования и количество ночей.
    • Категория номера и номер комнаты.
    • Сумма оплаты.
    • Гости и контактное лицо.
    • Время и место создания.
    • История действий по бронированию.

  4. Нажмите «Редактировать бронирование», чтобы изменить даты и время заезда или выезда, количество гостей, категорию номера, тариф или сумму скидки, данные контактного лица.
  5. Чтобы заполнить данные гостя, нажмите  в его строке.
  6. Чтобы заселить гостя, нажмите «Заселить» в строке с его фамилией.
  7. Чтобы изменить данные гостя, нажмите рядом с его фамилией кнопку и «Редактировать».
  8. Чтобы распечатать регистрационную карту, нажмите «Другие действия» → «Напечатать регистрационную карту».

    Текст регистрационной карты можно изменить в разделе «Настройки» → «Параметры гостиницы».

Нажмите «Сохранить в формате pdf». Распечатайте сохраненный файл.


Добавление дополнительных услуг

Чтобы добавить дополнительные услуги в бронирование:

  1. Найдите его в календаре или с помощью фильтра.
  2. Откройте, нажав на бронирование. 
  3. Перейдите на вкладку «Услуги». Те услуги, которые уже включены в тариф, показаны справа.
  4. Нажмите «Добавить услуги».
  5. Добавьте нужные услуги и количество и при необходимости измените сумму.
  6. Нажмите «Добавить».
  7. Чтобы сразу перейти к оплате услуг, нажмите «Оплатить».

Переселение гостя

  1. Откройте бронирование, нажав на него.
  2. Чтобы назначить или поменять номер, нажмите.


Обработка пересекающихся бронирований без номеров

Если несколько бронирований без номеров пересекаются, в строке «Не выбран номер» показывается их количество на каждые сутки.

  1.  Нажмите на плашку и наведите курсор на нужное бронирование.
  2. Нажмите на бронирование.
  3. Укажите номер и вернитесь в календарь.
  4. Присвойте номера остальным бронированиям.

Отмена бронирования

  1. Найдите бронирование в календаре или с помощью фильтра.
  2. Откройте, нажав на него.
  3. В открывшейся форме нажмите «Другие действия» → «Отменить бронирование».

    Если источником бронирования была площадка, отменить бронирование через календарь невозможно. Для отмены нужно перейти в личный кабинет площадки. Об этом будет выдано сообщение:


Закрытие номера на ремонт

  1. В календаре нажмите на строку с нужным номером.
  2. Откройте, нажав на него.
  3. В открывшейся форме нажмите на значок «Ремонт».
  4. Укажите даты и время начала и конца ремонта.
  5. Нажмите «Сохранить».

То, что номер будет закрыт для ремонта, отобразится в календаре.


База знаний