Работа с бронированиями

Создание бронирования

Создать бронирование можно одним из способов:

• Перейдите в раздел «Бронирования» → «Номера». Выберите один из фильтров «Сегодня», «Завтра» или «Все актуальные» или останьтесь в календаре. Нажмите «Добавить бронирование».
• Прямо в календаре бронирования выделите мышкой даты в строке с нужным номером и нажмите на выделенное поле. 
  
  

Откроется форма для заполнения данных о бронировании. Заполните данные:

1. Даты заезда и выезда либо дату заезда и количество ночей:
   1. Если бронирование создано с помощью кнопки «Добавить бронирование» в фильтре «Сегодня», по умолчанию создается бронирование с текущей датой заезда и завтрашней датой выезда. В остальных фильтрах создается бронирование с завтрашней датой заезда и на одну ночь. Установите нужные даты.
   2. Если бронирование создано из календаря, по умолчанию будут заполнены выбранные в календаре даты.
2. Время заезда и выезда. Если изменить время по умолчанию на ранний въезд или поздний выезд, сервис предложит включить в счет дополнительную оплату.

   Время по умолчанию устанавливается в основных настройках сервиса.

   
3. Укажите количество взрослых гостей и детей.

   Поле для ввода количества детей появится, если в основных настройках сервиса установлен флажок «Размещать детей...» и выбран возраст.

   

   
4. Чтобы забронировать несколько номеров, увеличьте их количество. Подробнее о групповом бронировании читайте в инструкции.
   
5. Выберите категорию номера, если бронирование создано с помощью кнопки «Добавить бронирование». Сервис покажет наличие свободных номеров в каждой категории в зависимости от времени заезда и количества гостей.

   Как добавлять в сервис категории номеров, читайте в разделе «Настройки».

   
6. Если бронирование создано из календаря, категория номера и номер комнаты заполнятся автоматически. Проверьте их.
7. Выберите номер комнаты. Сервис подскажет, какие номера свободны в выбранной категории.
8. Выберите тариф. Сервис подскажет, какие тарифы действуют в выбранные даты для выбранной категории.

   Как добавлять тарифы, читайте в разделе Тарифы.

9. Если нужно изменить стоимость бронирования по ночам, нажмите на значок  в поле «Стоимость проживания».
   
   Измените стоимость нужных ночей и нажмите «Применить».
   
10. Если для данного бронирования предусмотрена скидка, укажите сумму в рублях или значение в процентах.
    
    
11. Для добавления промокода выберите его из раскрывающегося списка. В списке показаны все промокоды гостиницы.
    Если промокод подходит к бронированию по тарифам и срокам, он будет применен.
    
    • Если промокод предоставляет бесплатную услугу, она будет добавлена в бронирование.
      
      
    • Скидка на проживание по промокоду будет показана отдельной строкой.
      
      

      Как добавить промокод, читайте в разделе Промокоды.

12. Сумма бронирования рассчитается автоматически.
    
    
13. Заполните данные контактного лица: ФИО, телефон и электронную почту. Укажите источник бронирования. При необходимости добавьте комментарии. ID бронирования не заполняйте, оно будет присвоено автоматически.
    
    
14. Нажмите «Сохранить» или «Сохранить и перейти в бронирование».

Отправка гостю подтверждения бронирования

Чтобы сформировать и отправить гостю подтверждение бронирования:

1. Найдите бронирование в календаре или с помощью фильтра.
2. Откройте, нажав на бронирование.
3. Нажмите «Другие действия» → «Отправить подтверждение».
   
   
4. В открывшемся окне выберите, как отправить подтверждение: по электронной почте или сохранить его в PDF, чтобы распечатать и отправить в бумажном виде.
   
   
5. Для отправки по электронной почте введите адрес получателя.
6. Выберите «Продублировать подтверждение на английском языке», если нужен текст подтверждения на английском языке. Текст на английском добавится и в письме, и файле.
7. Нажмите «Отправить». 
   
   
   Подтверждение бронирования содержит информацию о:
   • Гостинице: название, адрес, телефон и почта. Данные подтягиваются из реквизитов организации.
   • Категории номера, даты заезда и выезда, количество ночей, описание категории номера, если оно заполнено при создании категории.
   • Информация о тарифе и входящих в него дополнительных услугах, скидка или доп. услуга по промокоду, условия предоплаты и отмены бронирования. Как добавить в тариф условия предоплаты и отмены, читайте в инструкции.
   • Количество гостей.
   • Стоимость бронирования: оплаченная сумма и остаток.
   • ФИО контактного лица.
   • Дата отправки подтверждения.
   • Комментарий к бронированию. Как его добавить, читайте в инструкции «Параметры гостиницы».

Просмотр или изменение бронирования

Чтобы просмотреть детали бронирования:

1. Найдите его в календаре или с помощью фильтра.
2. Откройте, нажав на бронирование. 
3. Откроется страница с информацией:
   • Даты бронирования и количество ночей.
   • Категория номера и номер комнаты.
   • Сумма оплаты.
   • Гости и контактное лицо.
   • Время и место создания.
   • История действий по бронированию.
   • 
     
     
4. Нажмите «Редактировать бронирование», чтобы изменить даты и время заезда или выезда, количество гостей, категорию номера, тариф или сумму скидки, данные контактного лица.
   
   
5. Чтобы заполнить данные гостя, нажмите  в его строке.
   
6. Чтобы заселить гостя, нажмите «Заселить» в строке с его фамилией.
   
   
7. Чтобы изменить данные гостя, нажмите рядом с его фамилией кнопку и «Редактировать».
   
8. Чтобы распечатать регистрационную карту, нажмите «Другие действия» → «Напечатать регистрационную карту».

   Текст регистрационной карты можно изменить в разделе «Настройки» → «Параметры гостиницы».

   

Нажмите «Сохранить в формате pdf». Распечатайте сохраненный файл.

Добавление дополнительных услуг

Чтобы добавить дополнительные услуги в бронирование:

1. Найдите его в календаре или с помощью фильтра.
2. Откройте, нажав на бронирование. 
3. Перейдите на вкладку «Услуги». Те услуги, которые уже включены в тариф, показаны справа.
   
   
4. Нажмите «Добавить услуги».
5. Добавьте нужные услуги и количество и при необходимости измените сумму.
   
   
6. Нажмите «Добавить».
7. Чтобы сразу перейти к оплате услуг, нажмите «Оплатить».
   
   

Переселение гостя

1. Откройте бронирование, нажав на него.
2. Чтобы назначить или поменять номер, нажмите.

Обработка пересекающихся бронирований без номеров

Если несколько бронирований без номеров пересекаются, в строке «Не выбран номер» показывается их количество на каждые сутки.

1.  Нажмите на плашку и наведите курсор на нужное бронирование.
   
   
2. Нажмите на бронирование.
3. Укажите номер и вернитесь в календарь.
4. Присвойте номера остальным бронированиям.
   
   

Отмена бронирования

1. Найдите бронирование в календаре или с помощью фильтра.
2. Откройте, нажав на него.
3. В открывшейся форме нажмите «Другие действия» → «Отменить бронирование».
   
   

   Если источником бронирования была площадка, отменить бронирование через календарь невозможно. Для отмены нужно перейти в личный кабинет площадки. Об этом будет выдано сообщение:

   

Закрытие номера на ремонт

1. В календаре нажмите на строку с нужным номером.
2. Откройте, нажав на него.
3. В открывшейся форме нажмите на значок «Ремонт».
   
   
4. Укажите даты и время начала и конца ремонта.
   
   
5. Нажмите «Сохранить».

То, что номер будет закрыт для ремонта, отобразится в календаре.