Акты списания на основании журнала учета продаж
Эта возможность нужна компаниям, у которых продажи алкоголя и пива не фиксируются в ЕГАИС автоматически:
- организации общественного питания, торгующие крепким алкоголем, в том числе порционно;
- индивидуальные предприниматели и юридические лица в рознице или общепите, которые продают пиво, сидр, медовуху и пуаре;
- продавцы крепкого алкоголя и пива, работающие в отдаленных местностях без доступа к интернету.
Чтобы отчитываться об оборотах в ЕГАИС, таким компаниям следует отправлять акты списания. С 14 января 2018 года их можно формировать только на основе журнала учета продаж.
Оптимальный алгоритм действий при работе с журналом учета продаж и актами:
- Укажите тип своей организации в сервисе. Выполняется один раз, если торгуете крепким алкоголем).
- Заполняйте журнал в течение рабочего дня — ежедневно вручную или автоматически в зависимости от типа организации.
- Формируйте и отправляйте акты в ЕГАИС только после окончания продаж — ежедневно в рабочие дни.
- Продавцам разливной продукции: если продаете пиво, сидр, медовуху, пуаре на разлив, смотрите раздел ниже «Списание разливного пива».
- Розничным продавцам пива: чтобы пиво корректно списывалось на основе журнала продаж, нужно единожды привести в соответствие фактические остатки пива с остатками в ЕГАИС. Сделайте это с помощью ЕГАИС-инвентаризации пива. Далее ежедневно списывайте проданную продукцию.
Согласно Приказу РАР от 04.06.2020 №183 фиксировать в журнале факт вскрытия/продажи нужно не позднее, чем на следующий день. Требование касается и потребительской тары, и транспортной, в которой вы принимаете от поставщика продукцию для разлива.
Что является для организации рабочим днем, определяется ее внутренним распорядком. По п. 2. ст. 11 Закона о защите прав потребителей №2300-1 от 7 февраля 2009 года негосударственные организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность в сферах торгового, бытового и других видов обслуживания потребителей, устанавливают режим работы самостоятельно. Таким образом, если ваше предприятие обслуживает посетителей в воскресенье или праздник, то этот день считается рабочим.
Опубликован приказ №84н от 15.06.2016, который установил формат и сроки фиксации в ЕГАИС:
Вид документа | Срок в который нужно отразить информацию в ЕГАИС |
Накладные на поставку, внутреннее перемещение и возврат алкогольной продукции | 3 рабочих дня |
Розничная продажа (возврат) маркированной алкогольной продукции | В момент оформления кассового чека |
Акт установленного расхождения количества поставленной продукции | 3 рабочих дня для городских поселений или 7 рабочих дней для сельских поселений |
Акт подтверждения приема или отказа в приеме поставленной продукции | 3 рабочих дня для городских поселений или 7 рабочих дней для сельских поселений |
Акты списания и постановки продукции на баланс | 1 рабочий день |
Продажи через кассу попадают в журнал автоматически. Исключение: разливного пива в рознице и общепите, разливной крепкий алкоголь в общепите.
Организации общественного питания не могут продавать алкоголь через кассу без наличия соответствующей лицензии.
В акте списания обязательно должны быть заполнены следующие поля:
- Розничная цена.
- Сумма продажи.
- Код акцизной марки крепкого алкоголя.
Розничную цену сервис подставит автоматически в следующих случаях:
- Из отчетов с кассы, если кассовое ПО (программное обеспечение) совместимо с Контур.Маркетом или установлен кассовый модуль Контур.Маркет. Значение не редактируется.
- Из товарной карточки, если кассы нет или она не совместима с Контур.Маркетом. Цену можно редактировать.
Если в карточке товара нет цены, вам придется указывать ее вручную всякий раз при заполнении журнала продаж:
- При продажах на разлив пива в поле «Розничная цена» вписывайте стоимость за литр, а не за кегу.
- При продажах на разлив крепкого алкоголя в поле «Розничная цена» вписывайте полную стоимость вскрытой бутылки, а не каждой порции. В данном случае ценой за бутылку будет стоимость одной порции, умноженная на количество порций в бутылке.
Укажите цену в карточке товара, и сервис будет автоматически вписывать цену в акт.
Сумму продажи сервис укажет автоматически, умножив розничную цену на количество проданных единиц продукции. Сумму продажи редактировать нельзя.
Код марки
Чтобы указать код марки крепкого алкоголя, поставьте курсор в поле с изображением сканера и отсканируйте марку. Считать код можно с помощью 2D-сканера или бесплатного мобильного приложения Контур.Сканер для iOS и Android.
В момент сканирования марки сервис автоматически изменит количество добавленной в акт продукции.
Чтобы уменьшить количество продукции, нужно удалить марку. Подробнее об удалении марок или строки со всеми марками из журнала учета продаж вы можете ознакомиться в инструкции.
Пиво при продажах в розницу через кассу фиксируется в журнале автоматически. Разливное пиво добавляйте в журнал вручную из списка, который открывается по кнопке «Добавить пиво» у организаций общественного питания.
Для организаций розничной продажи алкогольной продукции нажмите «Добавить позицию».
Подробнее о списании разливного пива вы можете ознакомиться в этой же инструкции, в разделе «Списание разливного пива».
Далее после нажатия на кнопку «Отправить данные в ЕГАИС» сервис сформирует акты списания или постановки, и вы сможете отправить его в ЕГАИС.
Сканирование марок при списании в гостиницах с мини-барами
Росалкогольрегулирование разрешило отелям сканировать акцизные марки не в момент вскрытия тары, а перед тем, как размещать продукцию по гостиничным номерам.
Процесс списания в гостиницах с мини-барами следующий:
- Сканируете в журнал учета продаж марки всех бутылок, которые планируете размещать в номерах.
- Списываете продукцию актами с причиной «Реализация» и отправляете акты в ЕГАИС.
- С точки зрения ЕГАИС такие бутылки будут считаться проданными, несмотря на то, что стоят невскрытые.
Если бутылки нужно вернуть поставщику или переместить из мини-бара в другое подразделение вашей организации, отправьте в ЕГАИС акт постановки на данную продукцию.
Отправлять акты рекомендуем не после окончания продаж, а на следующий день. Так вы учтете действительно всю проданную за смену продукцию.
Нажмите на кнопку «Отправить данные в ЕГАИС».
Возвраты автоматически будут включаться в акты постановки, продажи — в акты списания.
В результате отправки статус документа изменится.
В журнале учета продаж рядом с кнопкой «Отправка данных в ЕГАИС» также будет отображаться статус.
Если в течение одного дня продали и вернули один и тот же товар, в акты попадет разница в количестве списанного и поставленного на учет товара.
Если в течение одного дня продали товар и отправили акт списания в ЕГАИС, после чего был совершен возврат товара в этот же день, то сервис уведомит о возвратах, которые еще не были отправлены в ЕГАИС.
Если в течение одного дня продали товар и отправили акт списания в ЕГАИС, после чего была совершена продажа еще одного товара в этот же день, то сервис уведомит о продажах, которые еще не были отправлены в ЕГАИС.
Пример для пивной продукции. 15 января 2019 года продано 5 банок пива. Две из них вернули 15 января, а еще одну 16 января.
Как это отразить в журнале учета продаж:
- На 15.01.2019 отправляем акт списания на 3 банки: 5 продали, 2 вернули.
- На 16.01.2019 сервис создает акт постановки на 1 банку, так как был возврат только 1 банки.
Продукция, по которой в этот день или позже проводилась инвентаризация, не попадет в акт. Она будет отражена в нижнем блоке.
Если инвентаризация проводилась до начала продаж, нужно отправить данные в ЕГАИС с помощью кнопки «+ Добавить товары в список отправки в ЕГАИС».
Если после отправки акта вы внесли изменения в журнал учета продаж, отправьте данные в ЕГАИС повторно не позднее следующего рабочего дня.
При попытке отправить акт с датой, отличающейся от текущей на 4 дня и более, появится предупреждение.
Рекомендуем один из вариантов решения:
1. Провести ЕГАИС инвентаризацию, чтобы привести остатки в порядок. При проведении инвентаризации у актов списания/постановки будет автоматически указана причина излишки/недостача. Обращаем внимание на то, что у Контролирующего органа могут возникнуть вопросы.
2. Отправить акт списания от текущего числа. Это будет списание с нарушением. Обращаем внимание на то, что у Контролирующего органа могут возникнуть вопросы.
3. Обратиться в Контролирующий орган для получения консультации в данной ситуации. Контакты контролирующих органов (КО) можно посмотреть на сайте.
Сформированные акты постановки и списания с баланса можно найти в разделе «Товары» → «ЕГАИС» → «Изменение баланса».
Если продаете пиво на разлив, в том числе через кассу, фиксировать реализацию в журнале учета продаж нужно самостоятельно. Об этом говорит подсказка.
Чтобы учесть факт вскрытия тары, откройте в журнале продаж нужный день, нажмите на кнопку «Добавить пиво» (у организаций общественного питания) или на кнопку «Добавить позицию» (у организаций розничной торговли) и выберите нужный товар из списка.
Днем продажи считается день вскрытия тары, независимо от того, когда будет продана последняя порция алкоголя из нее.