Что делать, если получили от ФНС информационное письмо о недопустимости нарушения 54‑ФЗ
Налоговая отправила некоторым пользователям касс информационные письма «о недопустимости нарушения обязательных требований законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники». Если вы получили такое сообщение — вероятно, в предыдущем месяце нарушили правила работы с онлайн-кассами. Рассказываем, какие это могут ошибки и что делать.
Письмо не значит штраф
Письмо ФНС информационное. Это не предписание. А значит, за ним не последует обязательных штрафов и других санкций.
При этом игнорировать рассылку не стоит. Как правило, ФНС отправляет такие письма владельцам касс, у которых есть хотя бы один чек, сформированный с ошибкой. Это может привести к расхождениям кассовых данных с налоговой отчетностью, а впоследствии и к проверкам.
Пример информационного письма от ФНС
Как понять, в каких документах есть ошибки, и как их исправить
ФНС рассылает подобные письма в начале каждого месяца тем, кто допустил ошибку в предыдущем месяце. То есть, если вы получили письмо в октябре, ошибку следует искать в документах за сентябрь.
Во-первых, проверьте отчет по товарам и услугам
Этот шаг нужен, если в письме говорится о некорректном наименовании предмета расчета:
Войдите в личный кабинет Контур.ОФД, в раздел «Чеки», и скачайте отчет «Товары в Excel» за нужный месяц.
В самом отчете проверьте, что наименования товаров или услуг соответствуют следующим пунктам:
— Названия товаров или услуг заполнены. По 54-ФЗ наименование предмета расчета, то есть название товара или услуги, можно не указывать в чеке только в одном случае: когда покупатель вносит аванс, и еще неизвестно, на что он эти деньги потратит. В такой ситуации признак способа расчета будет «Аванс», а наименования товара или услуги не будет совсем. Во всех остальных случаях в чеке должен быть заполнен тег 1030, то есть наименование товара или услуги.
— По названию можно определить, что именно продали. Названия типа «товар», «товар по свободной цене», «продтовар», «услуга», «прочее», «свободная продажа» и т. п. считаются некорректными.
Если какие-то наименования не соответствуют этим требованиями, исправьте их. Обычно это делается в карточке товара в товароучетной системе. Уточнить детали можно в техподдержке вашего кассового ПО или товароучетки.
«Насколько подробными должны быть названия товаров и услуг в чеке» →
Во-вторых, проверьте есть ли чеки, непринятые ФНС
1. Войдите в личный кабинет ОФД и перейти в раздел «Чеки».
2. Выберите фильтр «Все статусы ФНС» → «Не приняты ФНС». Вы также можете отфильтровать чеки по периоду и кассе. Эти данные будут указаны в письме от налоговой.
3. Откройте конкретный чек, чтобы увидеть причину отказа. Краткие описания самых частых причин с кодами ошибок есть в нашей статье.
Если в списке есть непринятые чеки, вернуть их из жесткого карантина не получится. Но можно исправить ошибки. Для этого:
Устраните причины, чтобы в дальнейшем формировать чеки правильно. Убедитесь, что прошивка кассы и кассовая программа соответствуют требованиям законодательства. Если нужно — обновите их. А также проверьте, правильно ли заполнены карточки товаров в учетной системе. Например, верно ли указаны единицы измерения и цены.
Специалисты Контура помогут обновить кассовое оборудование Атол. Для этого оставьте заявку. А для обновления других моделей касс обратитесь за решением в любой ЦТО, который обслуживает такие кассы.
Исправьте уже допущенные ошибки чеками коррекции. Для каждого непринятого чека создайте чек коррекции с признаком расчета «Приход» и правильными реквизитами, а затем отправьте его в налоговую. Рекомендуем при создании чека коррекции указывать в нем фискальный признак документа с ошибкой. Это поможет «связать» их и отследить, какие ошибки уже исправлены, а какие нет.
Налоговая рассылает подобные письма в начале каждого месяца тем, кто допустил ошибку в предыдущем месяце. Письмо придет, даже если вы уже успели исправить ошибку чеком коррекции.
В-третьих, проверьте отчет «Нарушения в чеках»
Возможность скачать этот отчет появится в личном кабинете Контур.ОФД, в разделе «Чеки», только если в ваших документах были ошибки.
В отчете собраны документы с ошибками, которые могли послужить поводом для информационного письма ФНС. Описание ошибок, которые могут встретиться в отчете, собрали в таблице:
| Отображение ошибки в отчете | Описание ошибки |
|---|---|
| Общая сумма товаров указана неверно | Сумма расчета в чеке не должна отличаться от суммы всех значений стоимости предметов расчета. То есть стоимость всех товаров в чеке не должна отличаться от общей суммы чека |
| Cумма по товару указана неверно |
Стоимость предмета расчета не должна отличаться от цены за единицу предмета расчета, умноженному на количество предмета расчета, более чем на 1 копейку. То есть цена товара, умноженная на количество проданного товара, должна быть равна стоимости проданного товара. Допускается разница в 1 копейку, но не больше |
| Нарушена логика при расчетах в кредит/ошибка при расчетах в кредит |
Ошибка возникает, если нарушены следующие правила: 1. Если нет предметов расчета с признаками способа расчета «частичный расчет и кредит» и «передача в кредит» — то сумма постоплаты (кредитами) должна быть не заполнена, либо нулевая. 2. Если хотя бы у одного предмета расчета признак способа расчета «частичный расчет и кредит» или «передача в кредит» — то сумма постоплаты (кредитами) должна быть положительной, то есть больше ноля. 3. Если есть позиции с признаком способа расчета «передача в кредит» и нет позиций с признаком способа расчета «частичный расчет и кредит» — то сумма постоплатами (кредитами) по чеку должна быть равна сумме позиций с признаком способа расчета «передача в кредит». 4. Если в чеке есть позиции с признаком способа расчета «частичный расчет и кредит» и «передача в кредит» — то сумма постоплатами (кредитами) по чеку должна быть больше суммы позиций с признаком способа расчета «передача в кредит». 5. Если есть позиции с признаком способа расчета «частичный расчет и кредит» и «передача в кредит» — то сумма постоплатами (кредитами) по чеку должна быть меньше суммы позиций с признаком способа расчета «частичный расчет и кредит» и «передача в кредит». 6. Если есть предметы расчета с признаком способа расчета «частичный расчет и кредит» и нет предметов расчета с признаком способа расчета «передача в кредит» — то сумма постоплаты (кредитами) должна быть меньше суммы стоимостей предметов расчета с признаками способа расчета «частичный расчет и кредит» |
| Нарушена логика при расчетах в аванс или по предоплате |
Ошибка возникает, если нарушены следующие правила: 1. Сумма предметов расчета с признаками способа расчета «полный расчет», «частичный расчет и кредит» или «оплата кредита» должна быть больше или равна сумме предварительной оплаты (аванса) по чеку. 2. Если в чеке есть сумма предварительной оплаты (аванса), которая > 0, то в чеке должен быть хотя бы один предмет расчета с признаком способа расчета «полный расчет», «частичный расчет и кредит» или «оплата кредита» |
| Сумма НДС в предмете расчета не соответствует указанной ставке |
Неправильно заполнена сумма налога по указанному НДС в предмете расчета. А если ставка «НДС 0%» или «без НДС» — сумма налога должна быть равна стоимости предмета расчета |
| Сумма НДС в чеке отличается от суммы НДС в предмете расчета по соответствующей ставке | Сумма НДС в чеке не должна отличаться от суммы НДС по предметам расчета с такими же ставками более чем на 1 рубль |
| Некорректное наименование предмета расчета |
Наименование предмета расчета должно быть понятным, позволяющим идентифицировать конкретный товар или услугу. То есть по названию товара или услуги можно понять, что именно продали. Названия типа «товар», «товар по свободной цене», «продтовар», «услуга», «прочее», «свободная продажа» и т. п. считаются некорректными. Длина названия должна быть от 2 до 128 символов |
Чтобы исправить ошибки в документах из отчета:
Устраните причины, чтобы в дальнейшем формировать чеки правильно. Убедитесь, что прошивка кассы и кассовая программа соответствуют требованиям законодательства. Если нужно — обновите их. А также проверьте, правильно ли заполнены карточки товаров в учетной системе. Например, верно ли указаны единицы измерения и цены.
Специалисты Контура помогут обновить кассовое оборудование Атол. Для этого оставьте заявку. А для обновления других моделей касс обратитесь за решением в любой ЦТО, который обслуживает такие кассы.
Исправьте уже допущенные ошибки. Сделать это можно чеками на возврат и чеками коррекции. Какой именно способ выбрать, зависит от формата фискальных документов (ФФД), по которому работает касса. Подробнее об этом рассказывали в инструкции.