Открытие приемки

Перед тем как сообщить дольщикам о старте приемки, нужно настроить график проведения осмотров в сервисе. Работа телеграм-бота не зависит от графика приемки. Мастера смогут начать осмотр объекта в любое время, независимо от того, когда была запланирована встреча. Но важно внимательно отнестись к составлению графика и учитывать наши рекомендации. Ошибка может привести к тому, что график собьется, и дольщиков придется записывать заново. 

Как настроить график приемки

Решите, сколько мастеров-приемщиков будет работать на объекте, по какому графику они будут проводить осмотры. Эту информацию нужно передать специалисту внедрения: он настроит онлайн-календарь для дольщиков, в котором они смогут записаться на приемку.

Рекомендуем передавать графики непосредственно перед приемкой: кардинальные изменения повлияют на уже существующие записи. Например, если вы изначально сообщили, что каждая приемка будет длиться один час, а потом решили сократить время до 45 минут, то слоты, которые уже заняты дольщиками, изменить автоматически не получится. В этом случае придется перезаписывать каждого дольщика.

График можно передать в виде таблицы. Обязательно укажите в ней ФИО сотрудника, а также график его работы:

• рабочее и обеденное время,
• в какие дни у него выходные,
• будет ли он работать в праздничные дни,
• уйдет ли он в отпуск и если да, то в какой период.

Пример таблицы с графиком работы мастеров:

Также сотруднику внедрения нужно передать общую информацию о процессе осмотра:

• Длительность приемки одного объекта. Это максимальное время, которое вы готовы выделить на осмотр одной квартиры. Чаще всего мастера успевают провести осмотр за один час, но вы можете указать и другое время: и 10 минут, и 1,5 часа. Для всех помещений в одном доме нужно установить одинаковое время приемки. Рассчитайте интервал так, чтобы мастеру хватило времени на осмотр и однокомнатной квартиры, и трехкомнатной. В каждом отдельном доме можно настроить разные графики.
• Время закрытия доступных слотов. При настройке графика можно учесть, за какое время до начала приемки закрываются слоты для записи. Например, можно закрыть запись за 12 или 24 часа до приемки. Так, накануне вечером вы сможете выгрузить актуальный график на следующий день. Если этого не сделать, дольщик сможет записаться на осмотр даже за 5 минут до начала. 
• Периодичность открытия графика приемки. Вы можете открывать слоты для записи не сразу на весь период приемки, а постепенно. Например, если вы рассчитываете сдать дом за месяц, можно сначала открыть запись на неделю, а в конце каждой недели или по степени заполненности слотов продлевать график. Так приемка может пройти быстрее: дольщики, которые видят слоты только на неделю вперед, активнее записываются на осмотр и не откладывают эту задачу.

Пример передачи особенностей графика:

Как открыть запись на приемку 

Когда специалист внедрения сформирует календарь для записи на приемку, можно пригласить дольщиков записываться на осмотр. Уведомления можно отправлять массово или индивидуально.

Массовое открытие записи

При массовом уведомлении вы можете пригласить на приемку сразу всех дольщиков в доме или разделить их на несколько групп: по секции, подъезду, этажу или по номеру квартиры. Для этого: 

1. В разделе «Объекты» нажмите на нужный ЖК.
2. Установите галочку напротив пункта «Тип», чтобы отправить приглашения всем одновременно.
   

   

   А для разделения используйте фильтр по нужному типу: секция, этаж, и т.д.
   

   

3. Когда вы выберете все нужные квартиры, в нижней части экрана нажмите «Пригласить дольщиков».
   

   

4. После этого сервис отправит дольщикам выбранных объектов письмо на электронную почту и смс-уведомление с приглашением авторизоваться в личном кабинете и выбрать дату осмотра. На подписание актов по всем выделенным объектам будет назначен один сотрудник. 
   Пример письма

   

Индивидуальное приглашение на приемку

1. Откройте нужный ЖК и нажмите на квартиру, которую хотите передать.
2. Нажмите «Пригласить дольщиков». Если кнопка неактивна, проверьте, указан ли дольщик и реквизиты ДДУ.
   

   

3. В открывшемся окне выберите, кто будет подписывать акты, если такое право есть у нескольких сотрудников.
   

   

4. Нажмите «Пригласить дольщиков». Сервис отправит дольщикам выбранного объекта письмо на электронную почту и смс-уведомление с приглашением авторизоваться в личном кабинете и выбрать дату осмотра.
   Пример письма

   

Как записать дольщиков на приемку самостоятельно

Если вы не хотите давать дольщикам возможность выбирать время встречи, их можно записывать самостоятельно. Также этот способ можно использовать, если дольщик не хочет работать в личном кабинете или не понимает, как это сделать.

1. Откройте ЖК и нажмите на нужную квартиру. 
2. Нажмите «Записать дольщиков на приемку».
   

   

3.  У вас откроется календарь с доступными слотами. Выберите дату и время осмотра.
   

   

   
   Проверьте, какой регион настроен на вашем устройстве. Сервис учитывает часовой пояс, в котором вы находитесь, и адаптирует под него время для записи. Например, график с 09:00 до 18:00 по московскому времени в Екатеринбурге будет отображаться как с 11:00 до 20:00. И если записаться по времени Екатеринбурга на 11:00, у вас отобразится запись на 9:00.
4. Заполните контактные данные и ФИО дольщика, установите галочку «Принимаю», а затем нажмите «Записаться».
   

   

5. После этого откроется окно с информацией о назначенной приемке.
   

   

Как отменить или переназначить приемку

1. Откройте ЖК и нажмите на нужную квартиру. 

2. В правой части экрана найдите окно с информацией о назначенной приемке и нажмите на ссылку «Отменить».
   

   

При необходимости повторно назначьте приемку на другое время.