Какой способ подписания отчетности выбрать

Чтобы отправлять отчетность в контролирующие органы, нужно получить квалифицированную электронную подпись (далее — сертификат). Сертификат может быть выпущен на физлицо или на руководителя — зависит от того, кто планирует отправлять отчетность: сам руководитель или представитель.

Чтобы наделить кого-то правами подписывать отчеты за организацию или ИП, руководителю нужно будет оформить доверенность.

Если у вас куплен сервис дистанционного подписания, будет доступен способ подписания с помощью дистанционного подписания.

Ниже подробно расскажем, какие способы подписания есть в Экстерне, кому они подходят и что нужно подготовить, чтобы пользоваться выбранным способом.

Самостоятельно сертификатом руководителя

Подходит, если вы руководитель организации или ИП, и планируете сами отправлять отчетность за организацию, руководителем которой являетесь — то есть в случаях, когда есть доступ к сертификату руководителя или ИП.

Что нужно сделать:

Достаточно получить сертификат на руководителя или ИП и подписывать им отчеты. Инструкция по выпуску сертификата на руководителя или ИП.

Самостоятельно по доверенности

Способ подходит, если вы НЕ являетесь руководителем организации или ИП, но планируете сдавать отчетность за организацию или ИП — вы сможете сдавать отчетность своим сертификатом физического лица по доверенности.

Что нужно сделать:

  1. Получить сертификат физического лица на себя, так как в этом случае вы выступаете физическим лицом. С помощью полученного сертификата вы будете подписывать отчеты. Инструкция по выпуску нового сертификата КЭП на физлицо.
  2. Руководитель должен оформить право на то, что вы будете отчитываться за его организацию или ИП, с помощью приказа по организации или доверенности.
  3. Далее нужно зарегистрировать передачу прав полномочий в контролирующих органах. Для этого руководитель должен оформить доверенности или их аналоги для каждого контролирующего органа. Посмотреть перечень документов.
  4. Чтобы руководитель мог подписать и отправить доверенности в электронном виде, ему потребуется свой сертификат. Инструкция по выпуску сертификата на руководителя или ИП.

С помощью дистанционного подписания

Способ подходит, если вы НЕ являетесь руководителем организации или ИП, но планируете сами сдавать отчетность за организацию или ИП — вы сможете передавать документы на подпись руководителю прямо из Экстерна.

Что нужно сделать:

  1. Приобрести сервис дистанционного подписания — тогда вы сможете передавать документы, подготовленные в Экстерне, на подпись руководителю организации, а руководитель будет подписывать их своим сертификатом. Подробнее о дистанционном подписании.
    Купить можно в Экстерне, в разделе «Управление тарифом». В тариф «Общий плюс» уже входит 1 лицензия, если тариф куплен после 9 ноября 2022 года — она позволяет передавать документы одному руководителю.
  2. Руководителю получить сертификат руководителя или ИП — им он будет подписывать документы. Инструкция по выпуску сертификата на руководителя или ИП.

Сравнение способов подписания

Самостоятельно по доверенности С помощью дистанционного подписания

Преимущества

  • Руководитель не задействован в процессе работы с отчетностью.
  • Бухгалтер не зависит ни от кого в процессе работы.
  • Директор не допускает компрометации своего сертификата: использует его сам и не передает другим лицам.
  • Не нужно тратить время на оформление доверенностей.
  • Бухгалтер не подписывает документы организации своим сертификатом.
  • Директор не допускает компрометации своего сертификата: использует его сам и не передает другим лицам.

Особенности

  • Сертификаты должны быть и у бухгалтера (или другого уполномоченного представителя), и у руководителя.
  • Требуется время на создание и отправку доверенностей, а затем на их успешный прием контролирующим органом.
  • Директор задействован в процессе работы с отчетностью: должен подписывать отчеты в срок.

База знаний