Заполнение полномочий подписанта
Согласно Приказу ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ информация о подписанте обязательно должна содержаться в счетах-фактурах, первичных документах (ТОРГ-12, Акт) и УПД.
Чтобы отправить и подписать корректный документ, необходимо заполнить четыре атрибута блока «Подписант»: область полномочий, статус, основание полномочий (доверия), основания полномочий (доверия) организации.
Где и когда заполнять полномочия подписанта
- При первом подписании документа в новом формате (счёт-фактура, первичка или УПД) нужно будет заполнить полномочия подписанта. Эти полномочия сохранятся, их не нужно будет заполнять каждый раз.
- Вновь заполнить полномочия нужно будет после смены сертификата КЭП. Отредактировать полномочия может пользователь с правами администратора в настройках сотрудника в разделе «Сотрудники».
Какие полномочия выбрать
Выбор полномочий влияет на то, сколько подписей под документом должна будет поставить ваша организация. Согласно 155 приказу, документ может быть подписан несколькими подписантами. В веб-версии Диадока не реализована множественная подпись документов.
В текущей ситуации вы можете наделить подписанта необходимыми полномочиями с помощью доверенности, приказа или иных документов. В этом случае подписант будет один, не нужно будет передавать документ на подпись от одного сотрудника другому, производить контроль и т.д.
Если все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД) может подписывать одно ответственное лицо, являющееся сотрудником организации продавца или покупателя, рекомендуем заполнить полномочия следующим образом.
Вы — директор или бухгалтер
Являетесь сотрудником организации продавца или покупателя и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД).
Исходящий документ
Область:
5 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур;
или
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур
Статус:
1 — работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);
Должность:
директор или бухгалтер
Основания полномочий:
Должностные обязанности
Входящий документ
Область:
2 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление;
или
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события
Статус:
1 — работник организации покупателя
Должность:
директор или бухгалтер
Основания полномочий:
Должностные обязанности
Вы — работник иной уполномоченной организации
Являетесь сотрудником иной уполномоченной организации (не работник организации продавца или покупателя), например, бухгалтер на аутсорсинге или агент, и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД).
Исходящий документ
Область:
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур
Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;
Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности
Должность:
Специалист
Основания полномочий:
Должностные обязанности
Входящий документ
Область:
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события
Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;
Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности
Должность:
Специалист
Основания полномочий:
Должностные обязанности
Вы —ИП или физлицо
Рекомендации о том, какие полномочия выбрать, если подписант не является работником организации или не может подписывать документы различных типов, читайте в статье в разделе «Особенности формата».
Что будет, если документ подписан с нарушением законодательства
В таком случае документ не будет иметь юридическую силу. Продавец заплатит штраф за невыставленный документ, покупатель не получит вычет НДС.
Нормативная база
Какой бы документ вы не создавали, важно помнить и выполнять условия законодательства при подписании документов. Для счета-фактуры — условия статьи 169 НК РФ, для первичных документов — условия 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, для УПД должны быть выполнены условия и статьи 169 НК РФ, и 402-ФЗ.
- Согласно статье 169 НК РФ, пункт 6 счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Обычно организации подписывают электронный счет-фактуру 1 подписью уполномоченного лица, тем более что формат по приказу №93 позволял подписывать счет-фактуру только 1 подписью.
- Согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 2, пп. 6 в первичном документе должна быть подпись лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо подпись лица, ответственного за оформление свершившегося события.