Шаблон и его виды
Иногда необходимо подготовить документ за контрагента. Тогда создается шаблон документа и отправляется контрагенту.
Шаблон документа — это предзаполненный документ, который можно отправить контрагенту без подписи и он не имеет юридической силы. Контрагент создает документ в Диадоке на основе шаблона, заполняет его, подписывает и отправляет обратно.
Шаблоны могут быть одноразовыми и многоразовыми. Одноразовый шаблон — получатель может создать документы на основе шаблона только один раз. Многоразовый — из одного шаблона контрагент может создать неограниченное количество документов.
В каких случаях следует использовать шаблоны документов:
- Есть постоянный документооборот с агентами. Подготовка отчетов за агентов позволит избежать ошибок во входящих документах.
- Необходимо собирать данные об объемах потребления услуг с клиентов. Потребители заполняют единую форму документа, созданного из шаблона. Компания автоматически подгружает сведения из полученного документа в свою учетную систему.
- Есть удаленные представители, точки продаж, партнеры, подрядчики и т.д. Подготовка документов за контрагентов ускорит подписание с их стороны, позволит быстрее получать документы и производить оплаты.
Для включения такой возможности обратитесь к своему менеджеру или в свой сервисный центр. Подключение услуги платное.
Варианты документооборота
Варианты документооборота с использованием шаблонов документа:
- Отправитель шаблона — это получатель подписанного документа. Организация-отправитель документа создаёт на основании шаблона исходящий документ, подписывает его и отправляет. Компания-отправитель шаблона получит входящий подписанный документ, созданный из собственного шаблона. Чаще всего, так работает большая компания, у которой есть требования к содержанию входящих документов, отправитель документа — один из множества небольших контрагентов, которые часто допускают ошибки.
- Отправитель шаблона — это отправитель документа. Отправитель документа показывает получателю не юридически значимый документ, а затем подписывает его и отправляет.
- Отправитель шаблона не участвует в юридически значимом документообороте. Отправитель шаблона формирует документ, но не является отправителем или получателем будущего документа. Документ подготавливает сторона, не участвующая в юридически значимом документообороте. Такой вариант может работать в холдингах со сложной структурой или в сценариях, когда биллингом (обслуживанием счётчиков и т.д.) является третье юридическое лицо, которое не является поставщиком или потребителем услуг, но предоставляет данные по объёмам оказанных услуг.
