Заполнение 6‑НДФЛ из учета (2023 год)

Инструкция подходит только тем, кто ведет учет в сервисе (подробнее см. в статье Особенности работы в разделе «Учет»).

Декларация заполняется в соответствии с Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@.

Если вы ведете учет в Экстерне, декларация автоматически заполнится полностью. Остается только проверить правильность заполнения:

Титульный лист

Большая часть данных в титульном листе заполняется из реквизитов организации, указанных в сервисе.

Раздел 1

Данные об обязательствах налогового агента

Строка 010

По каждому КБК формируется отдельный раздел. Если КБК несколько, то для каждого создается отдельный раздел. Все разделы отображаются на панели слева. 

Строка 020

Указывается сумма значений из строк 021, 022, 023, 024.

Строки 021, 022, 023, 024

Указываются общие суммы удержанного налога при всех выплатах за период к первому, второму или третьему сроку. Сумма по четвертому сроку заполняется только в отчете за год.

В 2023 году НДФЛ рассчитывается с каждой выплаты, в том числе и с аванса. При определении, к какому периоду отнести выплату, сервис ориентируется на следующие даты:

• для межрасчетных разовых выплат (например, матпомощи) — указывается при добавлении выплаты (карточка сотрудника → вкладка «Расчет» → кнопка «+ Начисления и удержания» → «Материальная помощь»);

  

• для отпускных — на последнем шаге расчета (карточка сотрудника → вкладка «Отпуска и командировки» → кнопка «+ Отпуска и командировки»);
  

  

• для аванса — в разделе «Зарплата и кадры» → «Авансы»;

  

• для оставшейся зарплаты за месяц — на странице с настройками начисления зарплаты (пункт «Реквизиты и настройки» → «Настройки учета» → блок «Начисление зарплаты»).
  

  

Строки 030, 031, 032

Строки заполняются, если в отчетном периоде был возврат НДФЛ сотрудникам.

Строка 030 — общая сумма возвращенного налога по всем сотрудникам;

Строка 031 — даты возврата налога;

Строка 032 — суммы возврата налога по всем сотрудникам за период.

Значение в строке 030 должно быть равно сумме значений строк 032.

Раздел 2

Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц

По каждому КБК формируется отдельный раздел. Все разделы отображаются на панели слева.

При проверке заполненных данных учитывайте, что в 2023 году начисленный доход и налог с него признается в том месяце, в котором произошла фактическая выплата этого дохода и удержание налога. Например, если зарплата за март выплачена в апреле, то никакие показатели по ней (доход,  вычеты, исчисленный и удержанный налог) не должны попасть в отчет за 1 квартал. Они будут только в отчете за полугодие.

Список справок (заполняется в конце года)

Раздел «Список справок» заполняется только в отчете за год или при ликвидации.

В списке отображаются данные по сотрудникам, получившим доходы в отчетном периоде. В годовом отчете данные заполняются автоматически из раздела «Зарплата и кадры». Если вы заполняете 6-НДФЛ при ликвидации организации,  укажите информацию по сотрудникам вручную.  

Если одному из сотрудников выплаты не осуществлялись весь год, то уберите галочку рядом с его ФИО в списке справок. Ситуация возможна, когда сотрудник находился весь год в отпуске без содержания.

Нужно ли сдавать пустой отчет 6-НДФЛ

Если компания в отчетном периоде не выплачивала зарплату, не производила выплат физлицам и не удерживала НДФЛ, то сдавать отчет 6-НДФЛ она не обязана, поскольку не является налоговым агентом.

Но, поскольку за непредставление отчета возможен штраф и блокировка счета, то для подстраховки мы рекомендуем таким компаниям предоставлять в ИФНС пустой отчет 6-НДФЛ либо письмо в произвольной форме о причинах непредоставления отчета (не велась деятельность, не начислялась зарплата и т.п.). При создании отчета убедитесь, что титульный лист заполнен, а в Разделах 1 и 2 везде указаны нули — поля автоматически заполняются данными из сервиса.

Где посмотреть данные, которые попадают в Раздел 1

В сервисе есть расшифровка расчета данных для отчета: раздел «Зарплата и кадры» → «Данные для 6-НДФЛ» → вкладка «Раздел 1». 

Выберите отчетный период и, если есть обособленные подразделения, выберите подразделение, за которое сдаете 6-НДФЛ. В таблице отобразятся данные, которые попадут в Раздел 1 отчета 6-НДФЛ.

Расчет строки 110, Раздел 2

В строку 110 попадают суммы дохода, полученного за период: квартал, полугодие, 9 месяцев или год (1 января по 31 марта, по 30 июня, по 30 сентября, по 31 декабря соответственно).

Чтобы проверить правильность значения в строке 110, перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Данные для 6-НДФЛ» → вкладка «Раздел 2». Выберите отчетный период и, если есть обособленные подразделения, выберите подразделение, за которое сдаете 6-НДФЛ. В таблице отобразятся данные, которые попадут в Раздел 2 отчета 6-НДФЛ, для каждого КБК будет свой блок с данными по месяцам. Дивиденды выделены в отдельный блок.

Нажмите на название месяца, чтобы посмотреть данные более подробно.

Принцип группировки выплат:

• для межрасчетных выплат сформируется своя строка.

  

• зарплаты и авансы суммируются по всем сотрудникам за месяц в одну строку. В строку с зарплатой могут входить иные начисления, кроме дивидендов, для которых выбран способ выплаты вместе с зарплатой.

  

• дивиденды разделяются на те, что выплачиваются вместе с зарплатой и отдельно от зарплаты, по каждому физическому лицу своя строка.