Заполнение 6‑НДФЛ из учета (с 2024 года)

Если вы ведете учет в Экстерне, декларация заполнится автоматически. Необходимо только проверить правильность заполнения.

Если вы не ведете учет в Экстерне, нужно заполнить 6-НДФЛ вручную по инструкции Заполнение 6‑НДФЛ вручную (с 2024 года).

Титульный лист

Большая часть данных в титульном листе заполняется из реквизитов организации, указанных в сервисе («Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика»).

Раздел 1

Сведения об обязательствах налогового агента.

Строка 010

По каждому КБК формируется отдельный раздел. Все разделы отображаются на панели слева. 

Строка 020

Сумма налога, подлежащая перечислению нарастающим итогом с начала года. В эту строку входят данные из строк 021−026.

Строки 021−026

Указываются суммы налога по периодам перечисления.

С 2023 года НДФЛ рассчитывается с каждой выплаты, в том числе и с аванса. При определении, к какому периоду отнести выплату, сервис ориентируется на следующие даты:

• для межрасчетных разовых выплат (например, матпомощи) — указывается при добавлении выплаты (карточка сотрудника → вкладка «Расчет» → кнопка «+ Начисления и удержания» → «Материальная помощь»);

  

• для отпускных — на последнем шаге расчета (карточка сотрудника → вкладка «Отпуска и командировки» → кнопка «+ Отпуска и командировки»);

  

• для аванса — в разделе «Зарплата и кадры» → «Авансы»;

  

• для оставшейся зарплаты за месяц — на странице с настройками начисления зарплаты (пункт «Реквизиты и настройки» → «Настройки учета» → блок «Начисление зарплаты»).

  

Строки 030−036

Строки заполняются, если в отчетном периоде был возврат НДФЛ сотрудникам.

030 строка — общая сумма возвращенного налога с начала налогового периода по всем сотрудникам. В эту строку входят данные из строк 031−036.

Раздел 2

Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц

Для каждой комбинации ставка налога (строка 100) и КБК (строка 105) создается свой экземпляр раздела 2. Все разделы отображаются на панели слева.

• 110 строка — количество физических лиц, которые получили доход от налогового агента. Это могут быть сотрудники, учредители, сторонние люди, которые получили призы, подарки или выполнили разовую работу по договору ГПХ.
• 120 строка — сумма доходов, полученная физическими лицами. В эту строку не попадут доходы, которые не облагаются НДФЛ, например, сумма подарков, если она не превышает 4000 рублей.​
• 130 строка — сумма всех вычетов. Не может быть больше 120 строки.
• 140  строка — сумма исчисленного налога.
• 150 строка — сумма фиксированных авансовых платежей сотрудников, работающих по налоговому патенту.
• 160 строка — сумма удержанного налога. В эту строку не попадет налог, который будет удержан в следующем квартале.
• 170 строка — сумма неудержанного налога. Укажите только тот налог, который налоговый агент не может удержать. Например, налог с призов.
• 180 строка — излишне удержанный налог. Обычно появляется при перерасчете налогов при становлении нерезидента (30% НДФЛ) в резидента (13% НДФЛ).
• 190−196 строки — возврат излишне удержанного налога.

Список справок (заполняется в конце года)

Раздел «Список справок» заполняется только в отчете за год или при ликвидации.

В списке отображаются данные по сотрудникам, получившим доходы в отчетном периоде. В годовом отчете данные заполняются автоматически из раздела «Зарплата и кадры». Если вы заполняете 6-НДФЛ при ликвидации организации,  укажите информацию по сотрудникам вручную.  

Если одному из сотрудников выплаты не осуществлялись весь год, то уберите галочку рядом с его ФИО в списке справок. Ситуация возможна, когда сотрудник находился весь год в отпуске без содержания.

Нужно ли сдавать пустой отчет 6-НДФЛ

Если компания в отчетном периоде не выплачивала зарплату, не производила выплат физлицам и не удерживала НДФЛ, то сдавать отчет 6-НДФЛ она не обязана, поскольку не является налоговым агентом.

Но, поскольку за непредставление отчета возможен штраф и блокировка счета, то для подстраховки мы рекомендуем таким компаниям предоставлять в ИФНС пустой отчет 6-НДФЛ либо письмо в произвольной форме о причинах непредоставления отчета (не велась деятельность, не начислялась зарплата и т.п.). При создании отчета убедитесь, что титульный лист заполнен, а в Разделах 1 и 2 везде указаны нули — поля автоматически заполняются данными из сервиса.

Где посмотреть данные, которые попадают в Раздел 1

В сервисе есть расшифровка расчета данных для отчета: раздел «Зарплата и кадры» → «Данные для 6-НДФЛ» → вкладка «Раздел 1». 

Выберите отчетный период и, если есть обособленные подразделения, выберите подразделение, за которое сдаете 6-НДФЛ. В таблице отобразятся данные, которые попадут в Раздел 1 отчета 6-НДФЛ.

Расчет строки 120, Раздел 2

В строку 120 попадают суммы дохода, полученного с начала года по конец квартала, за который сдается отчет.

Чтобы проверить правильность значения в строке 120, перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Данные для 6-НДФЛ» → вкладка «Раздел 2». Выберите отчетный период и, если есть обособленные подразделения, выберите подразделение, за которое сдаете 6-НДФЛ. В таблице отобразятся данные, которые попадут в Раздел 2 отчета 6-НДФЛ, для каждого КБК будет свой блок с данными по месяцам. Дивиденды выделены в отдельный блок. Нажмите на название месяца, чтобы посмотреть данные более подробно.

Принцип группировки выплат:

• для межрасчетных выплат сформируется своя строка.
• зарплаты и авансы суммируются по всем сотрудникам за месяц в одну строку. В строку с зарплатой могут входить иные начисления, кроме дивидендов, для которых выбран способ выплаты вместе с зарплатой.

  

• дивиденды разделяются на те, что выплачиваются вместе с зарплатой и отдельно от зарплаты, по каждому физическому лицу своя строка.