Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате XML, в котором указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые оно получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность».

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.

Машиночитаемые или электронные доверенности появились на фоне изменений 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники и уполномоченные лица будут подписывать документы компании новым типом сертификатов — КЭП физлица (в ней нет данных организации). Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник должен приложить к документам машиночитаемую доверенность.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Чего не получится сделать со скан-копией. Поэтому скан-копия доверенности не равна машиночитаемой доверенности.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или уполномоченное лицо, может подписывать электронные документы от имени организации.

В течение 2022 года применять МЧД можно по желанию. До 31 августа 2022 года сотрудники могут работать по любой из двух схем:

по-старому — применять электронную подпись юрлица, в которой указаны данные сотрудника,
по-новому — использовать МЧД и КЭП физлица, оформленную на сотрудника (без указания данных юрлица).

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от лица компании.
Но откладывать переход на МЧД до последнего очень рискованно. Поскольку на адаптацию понадобится месяц или больше: обеспечить сотрудников КЭП физлица, обучить оформлению и отправке доверенностей.