Описание

Юридические лица регулярно проводят между собой сверку взаиморасчетов для обеспечения корректности учета, своевременного выявления и устранения расхождений.

Изменение в состояние взаиморасчетов вносят в документы, оформляемые между контрагентами (будем их называть «операциями»). К таким операциям относятся:

1. Реализация товаров и услуг;
2. Поступление товаров и услуг;
3. Возврат товаров;
4. Безналичная оплата;
5. Оплата через кассу;
6. Прочие.

Всего на взаиморасчеты влияет около 20 видов операций.

Организации определяют периодичность сверок в зависимости от числа операций с контрагентом. При числе операций от 100 до 1000 в квартал, сверка обычно проводится поквартально.

Инициатором сверки как правило, является более крупная организация, в ритейле обычно сверки инициируются торговой сетью.

Сверками в организации занимается отдельный сотрудник — Бухгалтер по сверкам, для которого сверки — основная, а иногда и единственная работа. В среднем на одного Бухгалтера по сверкам приходится 100-150 контрагентов.

Традиционный процесс сверки

Традиционный процесс сверки выглядит так:

1. Контрагент 1 формирует в 1С (или в другой системе учета) документ Акт сверки (параметры: Организация — Контрагент — Договор — Счёт — Период).
2. Контрагент 1 распечатывает Акт сверки и отправляет его Контрагенту 2 (на бумаге, по электронной почте в формате Excel, pdf, и т.п.).
3. Контрагент 2 формирует в своей 1C документ Акт сверки с аналогичными параметрами.
4. Контрагент 2 распечатывает свой Акт сверки и Акт сверки Контрагента 1.
5. Контрагент 2 сверяет данные актов (ставит «крыжики» у совпадающих операций).
6. По несопоставленным операциям контрагенты:
   а) ищут, запрашивают и предоставляют друг другу отсутствующие документы;
    б) вносят изменения в свои учетные системы для синхронизации данных учета;
   в) готовят Протокол разногласий по несопоставленным и учтенным в других периодах операциях.
7. Контрагенты формируют и подписывают итоговый Акт сверки и Протокол разногласий.

Примерное распределение трудоемкости в процессе традиционной сверки:

• Максимальную трудоемкость (50-90% от всех трудозатрат на сверку) имеет процесс выявления расхождений между операциями, так как Бухгалтер сопоставляет операции вручную.
• На втором месте по трудоемкости — поиск подтверждающих документов и корректировка операций в учете.
• На третьем — обмен между сторонами данными сверки и подтверждающими документами, при этом используется электронная почта.
• Итоговые Акт сверки и Протокол разногласий подписываются на бумаге или в электронном виде через Оператора ЭДО.

Причины расхождений во взаиморасчетах обусловлены в основном человеческим фактором и подлежат исправлению или корректировке в учете сторон.

• Модуль Взаиморасчёты предназначен для автоматизации сверки взаиморасчетов между контрагентами.
• Модуль представляет собой отдельную внешнюю обработку 1С, использующую для транспорта данных сервис ЭДО Диадок.
• Модуль автоматизирует следующие процессы сторон сверки:
  а) обмен данными об операциях, формирующих изменение взаиморасчетов периода;
   б) сопоставление и выявление расхождений в итоговом сальдо и операциях сторон сверяемого периода;
  в) сопоставление операций сверяемого периода с операциями других периодов;
  г) подписание итоговых печатных форм — Акт сверки и Протокол разногласий.
• Поиск первичных документов по выявленным расхождениям и коррекция операций в учете производятся клиентом обычным образом.
• Использование модуля не предполагает изменения конфигурации 1С.

Организации с большим количеством операций со своими контрагентами:

1. сети (продуктовый и непродуктовый ритейл) и их поставщики;
2. оптовая торговля;
3. промышленность;
4. фармацевтика;
5. транспортные услуги;
6. строительные организации;
7. бюджетные организации.