Описание
Модуль Взаиморасчёты представляет из себя внешнюю обработку для 1C, не требует добавления/изменения объектов конфигурации.
Возможности модуля
- Учитываются все операции, нет привязки к EDI-провайдеру.
- Автоматизированная сверка операций по трем параметрам: номер, дата, сумма.
- Обмен сообщениями и отсканированными документами по конкретной операции.
- Подбор документов из других периодов с допусками по дате и сумме.
- Наследование переходных операций из предыдущей сверки.
- Автоматическое формирование Акта и Протокола на основе сопоставления операций.
- Подписание Акта и Протокола квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Юридические лица регулярно проводят между собой сверку взаиморасчетов для обеспечения корректности учета, своевременного выявления и устранения расхождений.
Изменение в состояние взаиморасчетов вносят в документы, оформляемые между контрагентами (будем их называть «операциями»). К таким операциям относятся:
- Реализация товаров и услуг;
- Поступление товаров и услуг;
- Возврат товаров;
- Безналичная оплата;
- Оплата через кассу;
- Прочие.
Всего на взаиморасчеты влияет около 20 видов операций.
Организации определяют периодичность сверок в зависимости от числа операций с контрагентом. При числе операций от 100 до 1000 в квартал, сверка обычно проводится поквартально.
Инициатором сверки как правило, является более крупная организация, в ритейле обычно сверки инициируются торговой сетью.
Сверками в организации занимается отдельный сотрудник — Бухгалтер по сверкам, для которого сверки — основная, а иногда и единственная работа. В среднем на одного Бухгалтера по сверкам приходится 100-150 контрагентов.
Традиционный процесс сверки
Традиционный процесс сверки выглядит так:
- Контрагент 1 формирует в 1С (или в другой системе учета) документ Акт сверки (параметры: Организация — Контрагент — Договор — Счёт — Период).
- Контрагент 1 распечатывает Акт сверки и отправляет его Контрагенту 2 (на бумаге, по электронной почте в формате Excel, pdf, и т.п.).
- Контрагент 2 формирует в своей 1C документ Акт сверки с аналогичными параметрами.
- Контрагент 2 распечатывает свой Акт сверки и Акт сверки Контрагента 1.
- Контрагент 2 сверяет данные актов (ставит «крыжики» у совпадающих операций).
- По несопоставленным операциям контрагенты:
а) ищут, запрашивают и предоставляют друг другу отсутствующие документы;
б) вносят изменения в свои учетные системы для синхронизации данных учета;
в) готовят Протокол разногласий по несопоставленным и учтенным в других периодах операциях. - Контрагенты формируют и подписывают итоговый Акт сверки и Протокол разногласий.
Примерное распределение трудоемкости в процессе традиционной сверки:
- Максимальную трудоемкость (50-90% от всех трудозатрат на сверку) имеет процесс выявления расхождений между операциями, так как Бухгалтер сопоставляет операции вручную.
- На втором месте по трудоемкости — поиск подтверждающих документов и корректировка операций в учете.
- На третьем — обмен между сторонами данными сверки и подтверждающими документами, при этом используется электронная почта.
- Итоговые Акт сверки и Протокол разногласий подписываются на бумаге или в электронном виде через Оператора ЭДО.
Причины расхождений во взаиморасчетах обусловлены в основном человеческим фактором и подлежат исправлению или корректировке в учете сторон.
- Модуль Взаиморасчёты предназначен для автоматизации сверки взаиморасчетов между контрагентами.
- Модуль представляет собой отдельную внешнюю обработку 1С, использующую для транспорта данных сервис ЭДО Диадок.
- Модуль автоматизирует следующие процессы сторон сверки:
а) обмен данными об операциях, формирующих изменение взаиморасчетов периода;
б) сопоставление и выявление расхождений в итоговом сальдо и операциях сторон сверяемого периода;
в) сопоставление операций сверяемого периода с операциями других периодов;
г) подписание итоговых печатных форм — Акт сверки и Протокол разногласий. - Поиск первичных документов по выявленным расхождениям и коррекция операций в учете производятся клиентом обычным образом.
- Использование модуля не предполагает изменения конфигурации 1С.
Для проведения сверки с контрагентом Модуль 1С должен быть установлен у отправителя и получателя сверки.
Организации с большим количеством операций со своими контрагентами:
- сети (продуктовый и непродуктовый ритейл) и их поставщики;
- оптовая торговля;
- промышленность;
- фармацевтика;
- транспортные услуги;
- строительные организации;
- бюджетные организации.