Проведение сверки с контрагентом
Рекомендуемые действия при проведении сверки:
- Получение акта сверки от контрагента.
- Группировка нескольких операций с одинаковым номером или датой, либо операции с полным сторно.
- Группировка нескольких операций по структуре подчиненности.
- Автоматическое сопоставление операций по правилам высокой и средней надежности.
- Автоматический подбор документов из смежных периодов.
Либо вместо п. 2 — 4 нажмите на кнопку «Автосверка» на панели инструментов в форме сверки. Кнопка доступна с версии 1.01.31.02 и выше.
После нажатия на кнопку «Автосверка» выполняется:
- автоматическое сопоставление документов с одинаковыми параметрами;
- группировка операций по структуре подчинённости, даже если один из документов находится в другом периоде;
- поиск операций организации в смежных периодах и сопоставление с операциями контрагента.
- Сопоставление операций сверяемого периода вручную, используя функцию поиска похожих операций, фильтры и инструменты интерактивного перемещения строк. Подробнее см. Инструменты для сверки операций.
- Подбор документов из других периодов, группировка и сопоставление их с операциями контрагента.
- Комментирование операций, которые не с чем сопоставить.
- При необходимости провести и включить в сверку корректирующий документ для компенсации арифметических округлений.
- Отправка сверки контрагенту:
- на доработку — будет сформирован, подписан и отправлен xml-файл данных;
- на подпись — будет сформирован, подписан и отправлен контрагенту пакет документов (xml-файл данных и печатные формы Акта сверки и Акта расхождений).
Доступные действия
- Возврат сверки контрагенту
- Сохранение результатов сверки
- Печать результатов сверки
- Скачивание подписанных печатных форм
Как устроен процесс сверки
Целью процесса является получение сторонами сверки согласованного сальдо взаиморасчетов на конец сверяемого периода.
Сверка проходит в несколько этапов, на каждом из которых инициатор отправляет получателю имеющиеся у него данные о взаиморасчетах за сверяемый период, а получатель принимает сверку и сопоставляет данные инициатора с данными своего учета.
Для получения данных об операциях сверяемого периода, Модуль сверки использует данные документа Акт сверки в базе данных (далее БД) отправителя и получателя. Перед обработкой операций в Модуле, они должны быть зафиксированы в соответствующем Акте сверки в БД организации. Логика формирования актов сверки при этом не меняется.
После отправки сверки сопоставлять в ней операции может только получатель, отправитель имеет к ней доступ на просмотр. Доступ на редактирование открывается отправителю после возврата сверки от получателя.
В процессе сверки, получатель группирует и сопоставляет операций сторон между собой для получения их сходимости.
По выявленным расхождениям выполняется проверка наличия и соответствия первичных документов данным учета. При этом могут быть выявлены следующие проблемы учета:
- ошибки в операциях получателя;
- ошибки в операциях отправителя;
- отсутствие операций в учете получателя;
- отсутствие операций в учете отправителя;
- операции у получателя проведены в другом периоде;
- операции у отправителя проведены в другом периоде.
Если период сверки открыт для правок, получатель исправляет выявленные ошибки в системе учета в сверяемом периоде.
Если период сверки закрыт для правок, получатель формирует корректирующие документы в системе учета в следующем открытом периоде.
После исправления проблем в учете, получатель:
- перезаполняет данные сверки в системе учета (если правки вносились в операции открытого периода);
- сопоставляет исправленные операции с операциями контрагента;
- отправляет свой вариант сверки контрагенту.
После того, как все операции сторон сверены (сопоставлены между операциями сверяемого и других периодов), стороны завершают сверку и могут подписать результирующие документы:
- Акт сверки — если исходящее сальдо сошлось;
В акте сверки фиксируются:- начальное сальдо сторон и сумма расхождения;
- операции сторон в периоде и их соответствие;
- конечное сальдо сторон и сумма расхождения;
- информация о наличии акта расхождений.
- Акт сверки и Акт расхождений — если исходящее сальдо не сошлось и часть операций сторон проведены в другом отчетном периоде.
В акте расхождений фиксируются:- конечное сальдо сторон и сумма расхождения;
- операции сторон, по которым выявлены расхождения;
- корректировки, сделанные сторонами для компенсации расхождений и /или документы, учтенные в другом периоде.
- Акт сверки и Акт расхождений представляют собой документы в формате XLS, которые могут быть подписаны сторонами в сервисе «Диадок» или на бумаге.
Схема процесса сверки
Желтым фоном выделены действия, выполняемые в системе учета, зеленым — в модуле Взаиморасчёты, белым — вне информационных систем.
Возможные действия получателя сверки:
| Действие | Маршрут по схеме |
|---|---|
|
На основании полученного файла сверки и данных учета — сформировать Акт сверки и сопоставить операции сторон |
8->10 |
|
При первой итерации сверки если сопоставлены все операции — подписать новую версию сверки и отправить ее на подпись инициатору |
10->14,15,16 |
|
При второй и последующих итерациях сверки, при согласии — подписать версию сверки инициатора |
10->14,24 |
|
При выявлении расхождений с операциями инициатора — проверить корректность операций по первичным документам |
11->12 |
|
При выявлении ошибок в своем учете и наличии возможности — исправить операции в сверяемом периоде, переформировать акт сверки и заново провести сопоставление операций |
13->22->2->8->9 |
|
Если операциям контрагента соответствуют операции или корректировки из других периодов, провести сопоставление таких операций в ручном режиме |
13->22->2->9 |
У подписанного файла сверки имеются печатные формы итоговых документов — Акт сверки и акт расхождений, которые можно вывести на печать стандартными средствами Модуля 1С и сервиса «Диадок».
Обмен данными о взаиморасчетах сторон производится путем отправки сторонами пакета с набором файлов:
| Документ | Формат | Назначение | Кнопка | |
|---|---|---|---|---|
| Отправить на доработку | Отправить на подпись | |||
|
Акт сверки (Файл данных) |
xml |
Данные для обработки Модулем |
V |
V |
|
Акт сверки |
xls |
Акт сверки, визуальное представление |
V |
|
|
Акт расхождений |
xls |
Акт расхождений, визуальное представление |
V* |
|
До момента получения приемлемого для подписи сверки результата, стороны обмениваются xml Актом сверки.
При получении приемлемого результата, любая сторона может инициировать подписание итоговых документов, направив второй стороне помимо акта сверки Акт сверки и Протокол разногласий.
Формы xls Акта сверки и Акта расхождений, передаваемых через Диадок, аналогичны печатным формам, открываемым из Модуля:
Способы обмена данными
Для обмена данными можно использовать механизмы:
| Отправка | Получение и обработка |
|---|---|
|
Модуль для 1С Взаиморасчёты |
Модуль для 1С Взаиморасчёты |
|
Специализированный коннектор для Диадока |
|
|
API Диадока |
Схема обмена данными
Варианты обмена данными между сторонами сверки:
- Отправка сверок с помощью специализированного коннектора возможна после заключения отдельного договора с СКБ Контур.
- Отправка сверок с помощью API Диадока возможна после реализации в информационной системе отправителя обработки, позволяющей сформировать в нужном формате и отправить файл сверки через Диадок.
- Каждый раз при отправке через Модуль нового варианта сверки, документам предыдущего варианта автоматически отказывается в подписи в сервисе «Диадок».